Ponto de partida
As condições de pagamento e cancelamento influenciam diretamente a experiência de reserva dos teus hóspedes e a forma como geres os teus recebimentos.
Com o módulo Condições de reserva podes definir como são confirmadas e pagas as reservas feitas na tua Web e em determinados portais, que métodos de pagamento estão disponíveis, que valores são cobrados em cada momento e que penalizações se aplicam em caso de cancelamento.
Além disso, podes aplicar uma única regra a todos os teus alojamentos ou criar condições específicas conforme as necessidades de cada um.
O que vais aprender neste artigo?
Vais aprender a criar e configurar as tuas condições de pagamento e cancelamento, definir os diferentes momentos de cobrança e adaptar as regras conforme o alojamento, o valor ou a duração da reserva.
Vantagens
Definir de forma clara quando e como os teus hóspedes devem pagar.
Adaptar as condições de pagamento e cancelamento a diferentes alojamentos.
Oferecer informação transparente durante o processo de reserva e reduzir possíveis mal-entendidos.
Quando deves usar esta funcionalidade?
Deves usar esta funcionalidade quando quiseres definir ou modificar as regras de pagamento e cancelamento das tuas reservas, configurar diferentes adiantamentos ou métodos de pagamento, ou aplicar condições específicas conforme os teus alojamentos.
Também podes utilizá-la para adaptar as condições conforme a época, o valor da reserva ou a sua duração.
Antes de começar
Convém rever previamente:
Que percentagem queres cobrar no momento da reserva e nos pagamentos seguintes.
Que métodos de pagamento queres disponibilizar aos teus hóspedes.
Que alojamentos devem partilhar as mesmas condições e quais precisam de regras específicas.
Também é recomendável definires previamente as tuas políticas de cancelamento e verificares se utilizas o Avantio Payments, já que algumas opções, como o pagamento por cartão, dependem de ter uma plataforma de pagamento integrada.
Tem em conta que os novos alojamentos vão adotar automaticamente a regra configurada como predefinida.
Segue estes passos
Cria uma nova condição de pagamento e anulação.
Acede a:VRMS → Reservas → Condições de reserva → Listagem
Clica em Nova condição de pagamento e anulação.
Identifica a regra e atribui os alojamentos.
Em Nome / Referência, introduz um nome que te permita reconhecer facilmente a condição.Depois, em Seleciona alojamentos, marca os alojamentos aos quais queres aplicar esta regra e clica em Seguinte.
Configura como se confirma e paga a reserva.
Em Como se confirmam e pagam as reservas, define os diferentes passos de pagamento:Passo 1 — Ao reservar: indica a percentagem que deve ser paga e seleciona o método de pagamento. Se utilizares Avantio Payments com cartão de crédito, podes configurar um 0 % no momento da reserva.
Passos 2 e 3: configura os pagamentos restantes até completar o valor total.
Para os pagamentos seguintes podes selecionar:
Antes da entrada: indica quantos dias antes do check-in deve ser feito o pagamento e a percentagem correspondente.
Na entrada: configura a cobrança para o momento do check-in.
Seleciona os métodos de pagamento e guarda a configuração.
Define que métodos queres aceitar, como cartão, transferência ou PayPal.Indica também o beneficiário e o número de conta que serão usados por defeito ou configura informação específica para determinados alojamentos.
Revê todos os dados e clica em Guardar.
Resultado esperado
Depois de guardares a configuração, as reservas associadas vão utilizar as condições de pagamento e cancelamento definidas para os seus alojamentos.
Os hóspedes verão os métodos de pagamento disponíveis e os valores que devem pagar conforme o momento da reserva.
Poderás rever e modificar estas condições posteriormente em:
VRMS → Reservas → Condições de reserva → Listagem
Próximos passos recomendados
Depois de guardares a configuração:
Revê os alojamentos associados a cada condição para garantir que as regras estão a ser aplicadas corretamente.
Faz uma simulação do processo de reserva para verificar se as percentagens, datas e métodos de pagamento apresentados correspondem à tua estratégia.
Principais campos e opções
Nome / Referência: permite identificar facilmente cada condição.
Seleciona alojamentos: determina a que propriedades se aplica a regra.
Passos de pagamento: permitem dividir o valor da reserva por diferentes momentos.
Método de pagamento: define as opções disponíveis para o hóspede.
Beneficiário e número de conta: indicam quem recebe os pagamentos.
Condições de anulação: permitem definir penalizações conforme o momento do cancelamento.
Configuração avançada: permite adaptar determinadas regras conforme o valor ou a duração da reserva.
Limitações e considerações
Tem em conta que:
Se uma reserva for feita com menos antecedência do que a prevista para um segundo pagamento, o hóspede terá de pagar 100 % da reserva.
As percentagens de pagamento são calculadas exclusivamente sobre o valor do aluguer, não sobre os extras.
Os extras devem ser configurados de forma independente no separador correspondente.
Os novos alojamentos vão utilizar automaticamente a condição predefinida.
As condições configuradas na Avantio não substituem as políticas próprias de todos os portais.
Antes de fazeres alterações em condições já utilizadas, revê sempre que alojamentos e reservas podem ser afetados.
Boas práticas
Utiliza nomes claros para identificar facilmente cada condição.
Mantém uma estrutura de pagamentos simples e fácil de perceber para o hóspede.
Evita criar mais regras do que o necessário se vários alojamentos partilharem a mesma estratégia.
Verifica o processo de reserva depois de guardares as alterações.
Comunica claramente as condições de cancelamento na tua Web.
Revê periodicamente as condições para garantir que continuam adequadas à tua operação.
Caso prático
Uma agência quer cobrar 30 % no momento da reserva e os 70 % restantes 15 dias antes da entrada.
Para configurar:
No Passo 1, define 30 % e seleciona os métodos de pagamento disponíveis.
No Passo 2, seleciona Antes da entrada, indica 15 dias e configura os 70 % restantes.
Atribui a condição aos alojamentos correspondentes.
Define as penalizações de cancelamento conforme os dias que faltam até ao check-in.
Se um hóspede fizer a reserva, por exemplo, apenas 10 dias antes da chegada, o sistema vai pedir diretamente 100 % do valor, já que a data prevista para o segundo pagamento já teria passado.
Como ocultar a transferência bancária conforme os dias restantes
Se quiseres evitar que um hóspede selecione transferência bancária quando a data de entrada está demasiado próxima, podes usar a opção Ocultar método de pagamento conforme dias.
No Passo 1, indica o número de dias de antecedência a partir do qual queres ocultar este método.
Por exemplo, se introduzires 5 dias, a transferência deixa de estar disponível para todas as reservas feitas com menos de cinco dias de antecedência ao check-in.
Depois de configurares esta opção no Passo 1, será aplicada automaticamente aos passos seguintes.
Configuração avançada
Podes aplicar regras adicionais conforme as características da reserva.
No Passo 1, a secção Configuração avançada está disponível por defeito.
Nos passos 2 e 3, aparece quando selecionares Antes da entrada.
A partir daqui podes usar:
Configuração conforme o valor da reserva.
Configuração conforme a duração da reserva.
Por exemplo, podes definir que reservas com valor inferior a 100 € devem ser pagas na totalidade no momento da reserva.
Também podes limitar determinados métodos de pagamento através de:
Ocultar opções conforme dias.
Ocultar opções conforme valor.
Configura as condições de anulação
Na secção Condições de anulação podes definir diferentes penalizações conforme o tempo restante antes do check-in.
Também podes definir a penalização aplicável em caso de no-show.
Por exemplo:
Cancelamento entre 0 e 2 semanas antes da entrada → penalização de 80 % do valor do aluguer.
Garante que estas condições são claras e estão corretamente comunicadas ao hóspede para reduzir dúvidas e possíveis estornos.
Erros frequentes
Não aparece o método de pagamento esperado: verifica se está selecionado na condição e, no caso de cartão, se tens uma plataforma integrada com o Avantio Payments.
O hóspede tem de pagar 100 % mesmo tendo configurado vários prazos: confirma a antecedência com que a reserva foi feita.
A percentagem não corresponde ao total da reserva: lembra-te que os adiantamentos são calculados apenas sobre o valor do aluguer.
Uma regra aplica-se a alojamentos errados: revê os alojamentos selecionados na condição correspondente.
A transferência não aparece como método de pagamento: verifica se tens alguma restrição ativa baseada nos dias restantes antes do check-in.
Se algo não funcionar
Se as condições não estiverem a funcionar como esperas, revê estes pontos antes de contactares a nossa equipa de apoio ao cliente:
Confirma que a condição está corretamente guardada.
Verifica se o alojamento afetado está associado à regra correspondente.
Revê as percentagens, os dias antes do check-in e os métodos de pagamento configurados.
Verifica se existem regras avançadas conforme valor, duração ou dias que possam estar a alterar o comportamento.
Atualiza a página e revê novamente a configuração.
Se o problema persistir, contacta a nossa equipa de apoio ao cliente e inclui capturas de ecrã, o nome da condição, o alojamento afetado e as datas da reserva em que deveria ser aplicada.
Perguntas frequentes
Posso configurar condições de pagamento e cancelamento diferentes conforme a época?
Posso configurar condições de pagamento e cancelamento diferentes conforme a época?
Sim. Podes usar a opção Nova época para definir diferentes períodos e aplicar condições distintas conforme as datas selecionadas.
Porque é que não vejo a opção de pagamento com cartão?
Porque é que não vejo a opção de pagamento com cartão?
É possível que ainda não tenhas uma plataforma de pagamento integrada com a Avantio Payments. Fala com o teu especialista de implementação ou com a nossa equipa para verificar que plataformas estão disponíveis para a tua configuração.
Como são calculadas as percentagens de adiantamento?
Como são calculadas as percentagens de adiantamento?
As percentagens são sempre calculadas sobre o valor do aluguer, sem incluir os Extras. Estes devem ser configurados de forma independente.
As condições configuradas na Avantio alteram as políticas da Airbnb ou Booking.com?
As condições configuradas na Avantio alteram as políticas da Airbnb ou Booking.com?
Não. A Airbnb e a Booking.com mantêm as suas próprias políticas de pagamento e cancelamento.
Atualmente, a Vrbo pode utilizar as condições de pagamento e cancelamento configuradas na Avantio.