Ponto de partida

Gerir cobranças manualmente pode aumentar o tempo dedicado a cada reserva e criar mais pontos de contacto com o hóspede. O Avantio Payments permite automatizar grande parte deste processo e gerir pagamentos com cartão de reservas vindas de portais, do teu próprio site ou criadas manualmente.

Na sua configuração podes definir como são processadas determinadas cobranças, que nível de autenticação aplicar, o que acontece quando um pagamento falha, quando deve mudar o estado de uma reserva e que comunicações o hóspede recebe durante o processo.

Além disso, o Avantio Payments permite gerir de forma segura pedidos de cartão, novas tentativas de cobrança e certas operações relacionadas com cauções.

O que vais aprender neste artigo?

Vais aprender a configurar as principais automatizações do Avantio Payments, aplicar medidas de segurança nas cobranças, definir o que acontece em caso de pagamento falhado e gerir as notificações que o hóspede recebe.

Vantagens

Reduz tarefas manuais ao automatizar cobranças, novas tentativas e certas alterações nas reservas.

Reforça a segurança dos pagamentos através de opções de autenticação e proteção contra possíveis chargebacks.

Melhora a comunicação com o hóspede graças a notificações automáticas sobre cobranças, incidentes, autorizações e cauções.

Centraliza a gestão de pagamentos dentro da reserva e facilita o acompanhamento de cada operação.

Quando deves usar esta funcionalidade?

Deves usar esta funcionalidade quando quiseres automatizar e padronizar a gestão das cobranças com cartão, reduzir intervenções manuais e definir antecipadamente como o sistema deve agir perante diferentes cenários de pagamento.

Também é especialmente útil se quiseres reforçar a segurança de certas operações ou manter o hóspede informado automaticamente durante todo o processo.

Antes de começar

Convém rever previamente:

Que o Avantio Payments está disponível e corretamente configurado na tua conta.

Como queres gerir as cobranças de reservas vindas do site, portais e reservas manuais.

Que comportamento queres aplicar quando um pagamento falhar.

Se precisas de pedir autenticação reforçada em certas operações.

Que notificações queres que o hóspede receba.

Para utilizares corretamente os fluxos de pedido, autorização ou atualização de cartão, é necessário ter um site, um motor de reservas integrado ou um ambiente seguro que permita mostrar o formulário de pagamento e tokenizar os dados do cartão.

Também é recomendável rever previamente as condições de pagamento e cancelamento do teu negócio para que a configuração do Avantio Payments esteja alinhada com as mesmas.

Segue estes passos

Acede a Configuração → Avantio Payments.
Entra em «Configuração Avantio Payments» e clica em «Editar».
Revê a configuração de segurança de pagamentos (PSD2) e seleciona o comportamento que pretendes aplicar:
- Sem dupla autenticação: o hóspede não faz uma validação adicional durante o pagamento.
- Com dupla autenticação (SCA)*: é pedida autenticação reforçada para aumentar a segurança da transação (só é necessário configurar esta opção para os pagamentos provenientes do Channel Manager, uma vez que as Reservas manuais e as realizadas a partir da tua página Web são processadas com SCA por predefinição)
Configura as automatizações de pagamento de acordo com a operação do teu negócio.
Define o que deve acontecer em caso de cobrança falhada:
- Marcar reserva como falhada.
- Cancelar a reserva.
Configura, se necessário, a mudança automática do estado da reserva:
- De «Pré-reserva» para «Reserva» quando for feito o primeiro pagamento.
- Para «Paga» quando o valor total estiver corretamente liquidado.
Acede à secção «Avisos ao turista» e revê as notificações disponíveis:
- Aviso de cobrança.
- Autorização.
- Cobrança realizada.
- Cobrança falhada.
- Nova tentativa.
- Cancelamento de reserva.
Revê também os avisos relacionados com a caução, se utilizares esta funcionalidade.
Guarda a configuração e testa o seu funcionamento com uma reserva de teste ou com o próximo fluxo de cobrança que corresponda.

* Prevenção de chargebacks: um chargeback é um pedido de reembolso que um cliente apresenta ao seu banco para recuperar uma cobrança que considera desconhecida, duplicada ou fraudulenta no seu cartão. No caso dos cartões provenientes de portais como Booking ou Vrbo, a regulamentação estabelece que as cobranças sejam processadas sem autorização prévia do cliente. Isto aumenta o risco de chargebacks.

Com a configuração PSD2 (Payment Services Directive 2) no Avantio Payments, podes solicitar ao cliente que autorize a cobrança, reforçando assim a segurança das tuas transações.

Resultado esperado

No final da configuração, o Avantio Payments poderá gerir automaticamente diferentes etapas do processo de cobrança de acordo com as regras definidas.

Dependendo da tua configuração, o sistema poderá:

Processar pagamentos automaticamente.
Pedir autorizações ao hóspede.
Informar sobre cobranças futuras.
Gerir novas tentativas quando uma operação falhar.
Alterar o estado de uma reserva.
Notificar determinados resultados de pagamento.
Gerir comunicações relacionadas com cauções.

Poderás consultar o resultado na ficha da reserva e no histórico de pagamentos correspondente.

Próximos passos recomendados

Depois de guardares a configuração:

Revê várias reservas de diferentes origens —web, portal e manuais— para confirmar que as cobranças e comunicações funcionam como esperado.
Analisa nos dias seguintes os pagamentos falhados, novas tentativas e pedidos de autorização para garantir que a configuração se adapta à tua operação.
Revê periodicamente as condições de pagamento e cancelamento para as manter alinhadas com as automatizações configuradas.

Principais campos e opções

Segurança de pagamentos (PSD2): permite definir se certas operações devem pedir autenticação reforçada ao hóspede.

Automatização de pagamentos: determina como o Avantio Payments deve processar determinadas cobranças.

Em caso de cobrança falhada: define o que deve acontecer quando se esgotam as tentativas de pagamento configuradas.

Mudança de estado da reserva: permite atualizar automaticamente a reserva consoante o progresso dos pagamentos.

Avisos ao turista: gere as comunicações automáticas relacionadas com o processo de cobrança.

Novas tentativas: permite fazer novas tentativas quando uma cobrança não é concluída com sucesso.

Avisos de caução: informa o hóspede sobre retenções, cobranças e devoluções relacionadas com a caução.

Limitações e considerações

Tem em conta que:

Os modelos de notificação do Avantio Payments são predefinidos e não podem ser editados.

As operações provenientes de certos canais podem ter requisitos de autorização diferentes.

Se configurares o cancelamento automático após uma cobrança falhada, deves verificar como cada portal ligado gere essa alteração. Em certos canais pode ser necessário cancelar também a reserva manualmente na respetiva extranet.

Cobranças adicionais nem sempre são processadas automaticamente e pode ser necessário alterar a sua configuração de manual para automática.

Se uma caução for gerida através de uma ferramenta externa, essa operação não ficará sincronizada automaticamente com o Avantio e terá de ser controlada manualmente.

A devolução de uma caução pode demorar vários dias a aparecer na conta do hóspede, dependendo do banco.

Antes de aplicares alterações à tua operação habitual, revê sempre como a configuração irá afetar reservas de diferentes origens e as tuas condições de pagamento e cancelamento.

Boas práticas

Configura regras de cobrança simples e coerentes com as tuas condições de reserva.

Revê cuidadosamente que comportamento aplicar após uma cobrança falhada.

Utiliza autenticação reforçada quando precisares de aumentar a proteção contra possíveis contestações de pagamentos.

Verifica o histórico de pagamentos depois de alterares a configuração.

Informa corretamente o hóspede sobre os prazos de devolução de uma caução.

Utiliza sempre os fluxos seguros do Avantio Payments para pedir ou atualizar dados de cartão.

Revê periodicamente os pagamentos falhados e as novas tentativas para identificar possíveis pontos de fricção.

Caso prático

Imagina que recebes uma reserva de um portal e o primeiro pagamento deve ser feito automaticamente.

Podes configurar o Avantio Payments para que:

Processe o pagamento de acordo com as condições da reserva.
Solicite autenticação reforçada quando aplicável.
Informe o hóspede caso o pagamento não possa ser concluído.
Realize novas tentativas de cobrança conforme a configuração definida.
Altere o estado da reserva assim que o pagamento correspondente for recebido.
Se todas as tentativas falharem, marque a reserva como falhada ou cancele-a, conforme a opção que tenhas definido.

Desta forma, grande parte do acompanhamento é feito automaticamente e a tua equipa só precisa de intervir quando for realmente necessário.

Erros frequentes

O hóspede não recebe um pedido ou aviso: verifica o tipo de reserva, o estado do pagamento e a configuração dos avisos.

O pagamento não é processado automaticamente: confirma que a operação está configurada como automática e que corresponde ao tipo de reserva.

Uma cobrança falha por autenticação: o hóspede terá de concluir corretamente a validação necessária.

A reserva não muda de estado: verifica se a automação correspondente está ativa e se as condições de pagamento foram cumpridas.

Um cancelamento não aparece no portal: confirma a compatibilidade do canal e faz o cancelamento manualmente na respetiva extranet, se necessário.

Uma operação gerida fora do Avantio não aparece no sistema: as transações externas não são sincronizadas automaticamente.

Se algo não funcionar

Se a funcionalidade não se comportar como esperas, verifica estes pontos antes de contactares a nossa equipa de apoio ao cliente:

Confirma que a configuração do Avantio Payments está corretamente guardada.
Verifica a origem da reserva e o tipo de operação que estás a tentar processar.
Revê o estado do pagamento, as automações configuradas e o histórico de transações.
Confirma se o pagamento requer autenticação por parte do hóspede.
Se for um cancelamento, verifica também o estado da reserva no portal correspondente.
Atualiza a página e verifica novamente o resultado.

Se o problema persistir, contacta a nossa equipa de apoio ao cliente e inclui capturas de ecrã, referência da reserva, data e valor da cobrança, origem da reserva e mensagem de erro, se existir.

Perguntas frequentes

O que acontece se um pagamento for recusado?

Se um pagamento não puder ser concluído, o sistema pode informar automaticamente o hóspede e aplicar as tentativas de cobrança configuradas.

No Avantio Payments podem ser feitos até três reintentos automáticos nas 72 horas seguintes à primeira tentativa falhada, o que proporciona até quatro oportunidades para concluir o pagamento, contando com a tentativa inicial.

Em cada tentativa, o hóspede pode receber informação sobre o estado da cobrança e, quando aplicável, instruções para atualizar o método de pagamento.

O que acontece se o hóspede não concluir a autenticação reforçada (SCA)?

Se a autenticação necessária não for concluída corretamente, a cobrança é considerada falhada.

A partir daí, será aplicado o comportamento que tenhas definido para pagamentos falhados, incluindo eventuais reintentos automáticos.

Posso enviar um link para o hóspede introduzir o cartão?

Sim. Quando precisares de solicitar um cartão, o Avantio Payments pode enviar ao hóspede um link seguro para que introduza os dados diretamente no formulário correspondente.

Assim, não é necessário pedir os dados do cartão por canais menos seguros.

Quanto tempo demora a processar uma cobrança automática numa reserva manual?

Em reservas manuais com cobranças automáticas, o aviso de cobrança é enviado cerca de 30 minutos após guardar a reserva e o débito é processado aproximadamente 60 minutos depois.

Se preferires não esperar estes tempos, podes configurar as reservas manuais para não serem automáticas e usar a opção «Solicitar cartão e cobrar» quando quiseres iniciar o processo.

Quando é processada uma reserva de portal cujo pagamento é para o próprio dia?

Quando uma reserva proveniente de um portal é registada e o pagamento deve ser feito nesse mesmo dia, o Avantio Payments processa a cobrança cerca de 90 minutos após a reserva ser sincronizada.

Em reservas feitas no site próprio com pagamento imediato, a cobrança é processada durante o próprio processo de reserva.

Quando é que o hóspede recebe uma confirmação de pagamento?

A confirmação é enviada, entre outros casos, quando:

O pagamento não requer uma autorização direta do hóspede.
Uma primeira tentativa falhou e uma das tentativas seguintes é concluída com sucesso.

Posso usar o Avantio Payments se não tiver site nem integração?

Para usar os fluxos do Avantio Payments que exigem introduzir, solicitar, autorizar ou atualizar um cartão, é necessário ter um ambiente seguro capaz de mostrar o formulário de pagamento e tokenizar os dados do cartão, seja através de site, motor de reservas integrado ou outro sistema compatível.

Posso gerir uma caução fora do Avantio Payments?

Sim, mas deves ter em conta que uma caução gerida através de uma ferramenta externa não será sincronizada automaticamente com o Avantio. O acompanhamento terá de ser feito manualmente no sistema.

O que é o Conversor de moeda no Avantio?

O Conversor de moeda é um módulo que resolve a limitação de alguns portais que não aceitam a moeda com a qual a tua agência trabalha. Com este módulo, podes:

Selecionar a moeda que será apresentada em cada portal.
Manter os teus preços coerentes e atualizados automaticamente de acordo com a taxa de câmbio.
Visualizar as Reservas na moeda da tua agência, mesmo que o turista tenha reservado noutra moeda.

Para mais informações sobre este tema, recomendamos que consultes este artigo.

Configura o Avantio Payments e automatiza os teus pagamentos de forma segura