Situazione attuale

Attualmente, le richieste e le prenotazioni che gli ospiti possono effettuare su Vrbo seguono flussi diversi, il che rende difficile identificarle e gestirle se non si conosce il funzionamento di ciascun tipo.

I due tipi sono:

Request to book
Instant booking

Cosa imparerai in questo articolo?

Imparerai a riconoscere i diversi tipi di prenotazioni e richieste su Vrbo per scegliere quelli più adatti alle esigenze della tua azienda e saprai come gestire correttamente ogni caso.

Vantaggi della Richiesta di prenotazione (Request to book)

Blocca temporaneamente le date per evitare richieste simultanee (nel VRMS di Avantio appare con stato ‘Prelazione’).
Al turista viene comunicato che entro 24 ore riceverà una conferma o una cancellazione della richiesta, anche se il sistema non interviene se non agisci entro 24 ore. La prenotazione rimarrà registrata con stato ‘Prelazione’, continuando così a bloccare il calendario.
Ti permette di esaminare ogni richiesta prima di accettarla, dandoti così il controllo su chi può soggiornare e chi no.

Vantaggi della Prenotazione Immediata (Instant booking)

Aumenta la visibilità dei tuoi alloggi.
Aumenta il numero di prenotazioni dirette.
Risparmia tempo nella gestione, perché accorcia il flusso delle prenotazioni.

Quando dovresti usare ciascuna funzionalità?

Usa l’opzione Request to book se il tuo alloggio richiede una selezione più attenta degli ospiti o se preferisci controllare ogni richiesta prima di accettarla.

Usa l’opzione Instant booking se il tuo alloggio si rivolge a un pubblico ampio e vuoi massimizzare le prenotazioni, ridurre la gestione manuale e offrire una conferma rapida.

La scelta migliore dipenderà dalle caratteristiche del tuo alloggio, dal tuo modello di business e dal profilo dei viaggiatori a cui ti rivolgi.

Conviene verificare prima:

Le caratteristiche e le regole dei tuoi alloggi.
Il profilo dei viaggiatori a cui ti rivolgi.
Il livello di controllo e automazione di cui hai bisogno.
La disponibilità e la configurazione del calendario.

È anche consigliabile valutare la capacità del tuo team di rispondere alle richieste entro 24 ore.

Prossimi passi

CASO A. Voglio lavorare con Request to book

Non devi configurare nulla, di default le richieste dei tuoi ospiti vengono registrate su VRBO con stato ‘Request to book’ e nel VRMS di Avantio con stato ‘Prelazione’, bloccando il calendario.
Quando ricevi nel VRMS una prelazione proveniente da Vrbo, dovrai esaminarla e scegliere una di queste due opzioni:
- Confermare
- Annullare
Per offrire una buona esperienza all’ospite, ti consigliamo di rispondere entro le 24 ore successive alla ricezione della richiesta. Vrbo informa il viaggiatore che riceverà una conferma o una cancellazione entro questo termine.

Se non effettui nessuna azione entro queste 24 ore, la richiesta non viene né confermata né annullata automaticamente. Rimarrà in stato Prelazione finché non la gestirai manualmente dal VRMS di Avantio.

Importante: la conferma o l’annullamento deve essere sempre effettuato dal VRMS di Avantio. Le informazioni si sincronizzeranno automaticamente con Vrbo. Non dovresti gestire queste azioni dall’extranet di Vrbo.

CASO B. Voglio lavorare con Instant booking

Attiva l’opzione Instant Booking nell’extranet di Vrbo.
Attiva anche l’opzione Instant Booking negli alloggi corrispondenti da ChannelPRO di Avantio.
Una volta attivata questa modalità, le prenotazioni di Vrbo verranno confermate automaticamente all’ospite via email.
Le prenotazioni verranno registrate nel VRMS di Avantio con lo stato Prenotazione.
Riceverai un’email con i dettagli di ogni prenotazione.

Importante: se hai bisogno di cancellare una prenotazione confermata, effettua sempre la cancellazione dal VRMS di Avantio. Le informazioni si sincronizzeranno automaticamente con Vrbo. Non dovresti gestire queste azioni dall’extranet di Vrbo.

Risultato atteso

Avrai definito come gestire le prenotazioni nella tua operatività quotidiana e scelto l’opzione più adatta al tuo alloggio, al tuo team e al profilo dei viaggiatori.

In base alla tua scelta, le prenotazioni/richieste di VRBO verranno visualizzate nel VRMS in modo diverso:

VRBO Request to book = VRMS Prelazione
VRBO Instant booking = VRMS Prenotazione

Limitazioni e considerazioni

Tieni presente che non importa se lavori con Request to book o con Instant booking, ogni volta che cancelli senza selezionare “cancellato dall’ospite”, VRBO ti penalizzerà bloccando il tuo alloggio per i prossimi 7 giorni e abbassando il suo posizionamento.

Si tratta di una modalità specifica del portale e non dipende da Avantio.

Il vantaggio è che se lavori con il Channel Manager di Avantio, la penalizzazione economica da parte di VRBO non viene applicata.

Buone pratiche

Controlla spesso la tua casella di posta delle Request to book su VRBO e le tue Prelazioni nel VRMS di Avantio.
Analizza quale tipo di prenotazione/richiesta ti porta più vantaggi.
Imposta bene le tue regole della casa. In questo modo puoi mantenere il controllo: se un ospite che non rispetta le regole effettua una prenotazione, puoi cancellarla o annullare la richiesta con il pulsante 'cancellato dall’ospite'.
Rendi più flessibili le restrizioni solo quando ha senso dal punto di vista commerciale.

Caso pratico

Situazione: Un’agenzia vuole cancellare una Request o una Instant booking senza subire penalizzazioni.

Analisi: L’agenzia si accorge che l’ospite ha prenotato senza rispettare l’età minima prevista dalle regole della casa.

Decisione strategica: Puoi cancellare una prenotazione se il viaggiatore non rispetta le regole dell’alloggio o le politiche e condizioni applicabili. Per evitare che la cancellazione influisca sulle tue metriche, chiedi all’ospite di richiederla dalla sezione ‘I miei viaggi’ del suo account VRBO. (Se rispetta tutte le regole, dovrai cancellare la prenotazione solo se lo richiede direttamente l’ospite, altrimenti VRBO ti penalizzerà).

Risultato atteso: Hai evitato una prenotazione che poteva danneggiare la tua azienda, senza subire penalizzazioni.

Domande frequenti

Posso passare dall’opzione Prenotazione Immediata a Request to book dal mio account?

Sì, disattiva l’Instant booking nel tuo ChannelPro di Avantio. Inoltre, segui questi passaggi nella tua extranet di VRBO per verificare che anche su Vrbo sia stata disattivata:

Accedi al tuo account.
Seleziona l’alloggio desiderato.
Clicca su Alloggio e poi seleziona Regole e politiche.
Seleziona Tipo di prenotazione.
Seleziona Prenotazione Immediata o Conferma in 24 ore.
Seleziona Salva.

Quanto tempo ho per approvare una richiesta? Se il tempo è già passato, cosa succede?

Per offrire una buona esperienza all’ospite, ti consigliamo di rispondere entro le 24 ore successive alla ricezione della richiesta, perché Vrbo informa il viaggiatore che riceverà una conferma o una cancellazione entro questo termine.

Tuttavia, se non effettui nessuna azione entro queste 24 ore, la richiesta non viene né confermata né annullata automaticamente. Rimarrà in stato Prelazione finché non la gestirai manualmente dal VRMS di Avantio.

Lavoro con Request to book e voglio aumentare il numero delle mie prenotazioni dirette su VRBO, ma gestisco case di alto livello e temo di ricevere prenotazioni da ospiti indesiderati senza poter cancellare senza penalità. Cosa mi consigli?

Ti consiglio di cambiare strategia e usare l’opzione Instant booking. Attenzione! Scrivi e configura bene le tue regole della casa così, se un ospite che non rispetta le regole effettua una prenotazione diretta, hai il diritto di cancellare con l’opzione 'cancellato dall’ospite' ed evitare così penalizzazioni dal portale.

Per uno stesso alloggio si possono attivare sia request to book che instant booking?

No, devi scegliere. Non è possibile attivare entrambe le opzioni per lo stesso alloggio.

Posso attivare l’Instant booking solo per alcuni alloggi che seleziono o, se voglio attivarlo, devo farlo per tutti?

Puoi attivarlo solo per alcuni alloggi, se vuoi.

Come funzionano le prenotazioni e le richieste con Vrbo