Cosa imparerai in questo articolo?
In questo articolo scoprirai:
Che cos'è una richiesta Request to Book di Vrbo.
Qual è la differenza tra gestirla dal portale Vrbo o da un PMS integrato come Avantio.
Cosa succede se una richiesta viene annullata come Cancelled by owner.
Come utilizzare le regole dell'alloggio per gestire correttamente una richiesta che non puoi accettare.
Quali buone pratiche seguire per proteggere l'annuncio ed evitare penalizzazioni.
Prima di iniziare
Su Vrbo, l'opzione Request to Book funziona in modo diverso a seconda di come viene gestita la prenotazione:
Direttamente dal portale Vrbo.
Attraverso un PMS integrato, come Avantio.
Importante:
Questa differenza non dipende da Avantio né da un PMS specifico, ma dalle opzioni che Vrbo offre tramite la sua API per tutti i PMS integrati. In altre parole, qualsiasi PMS collegato a Vrbo lavora con le stesse limitazioni dell'API per questo flusso.
Avantio, come PMS integrato, permette di gestire la connessione con Vrbo e offre i vantaggi propri di un'integrazione, ma il comportamento di Request to Book è determinato dalle possibilità che Vrbo abilita tramite la sua API.
Gestione di Request to Book dal portale Vrbo
Quando gestisci una Request to Book direttamente dal portale Vrbo, hai più opzioni per rispondere alla richiesta del viaggiatore.
Le opzioni sono:
Confermare la richiesta
Annullare
Rifiutare la richiesta
L'opzione Declined è particolarmente importante perché permette di rifiutare una richiesta senza che venga considerata come l'annullamento di una prenotazione già confermata. Quindi, quando una richiesta non può essere accettata, questa è di solito l'opzione più adatta all'interno del portale Vrbo.
Gestione di Request to Book da un PMS integrato, come Avantio
Quando una Request to Book viene gestita da un PMS integrato tramite API, il funzionamento è diverso.
Per una limitazione dell'API di Vrbo, la richiesta può arrivare nel PMS come una prenotazione generata. In questo scenario, le opzioni disponibili dal PMS sono di solito più limitate:
Confermare
Annullare
L'opzione Declined, disponibile sul portale Vrbo, non è disponibile allo stesso modo tramite API per i PMS integrati.
Per questo motivo, se non puoi accettare la richiesta, l'azione disponibile può essere l'annullamento. Questa differenza è una limitazione del flusso API di Vrbo e si applica a tutti i PMS integrati, non solo ad Avantio.
Penalizzazioni ed effetti sull'annuncio
È importante distinguere tra una cancellazione effettuata dal viaggiatore e una cancellazione effettuata dal proprietario o dal Property Manager:
Cancelled by traveller: Se la cancellazione viene registrata come Cancelled by traveller, significa che la cancellazione è stata fatta dal viaggiatore. Entro le prime 24 ore, non dovrebbe generare penalizzazioni per l'annuncio.
Cancelled by owner: Se la cancellazione viene registrata come Cancelled by owner, significa che la cancellazione è attribuita al proprietario o al Property Manager.
In questo caso, possono esserci conseguenze per l'annuncio. La conseguenza non è una penalizzazione economica diretta. La conseguenza più comune è operativa su Vrbo: L'annuncio può essere disattivato dal portale per 7 giorni.
Durante questo periodo, l'annuncio potrebbe non essere visibile o disponibile per ricevere prenotazioni. L'annuncio tornerà attivo automaticamente dopo i 7 giorni, non è necessario fare nulla.
Inoltre, questa disattivazione può influire negativamente sul posizionamento dell'annuncio su Vrbo, poiché l'annuncio perde visibilità, attività e opportunità di conversione.
Importante:
È importante evitare, quando possibile, che una richiesta venga registrata come Cancelled by owner.
Buone pratiche: Usa le regole per evitare penalizzazioni
Per ridurre il rischio di penalizzazioni, è fondamentale che le regole e le restrizioni dell'alloggio siano correttamente configurate e visibili al viaggiatore.
Queste regole non solo informano il viaggiatore: aiutano anche a proteggere il Property Manager quando arriva una richiesta che non può essere accettata. Se il viaggiatore non rispetta una condizione pubblicata in precedenza, il Property Manager potrà fare riferimento a quella regola per spiegare che non è possibile accettare la richiesta.
Ad esempio:
Non si accettano bambini.
Non si accettano animali domestici.
Non sono consentite feste o eventi.
Esiste un'età minima per prenotare.
L'occupazione massima è rigida.
In questi casi, se la richiesta è arrivata tramite un PMS integrato e non esiste l'opzione Declined via API, la migliore pratica è contattare l'ospite e spiegargli in modo chiaro e gentile che la richiesta non può essere accettata perché non rispetta le regole pubblicate dell'alloggio.
Questo permette di chiedere all'ospite di annullare la prenotazione dal suo lato, soprattutto se si è entro le prime 24 ore. In questo modo, la cancellazione può essere registrata come Cancelled by traveller e non come Cancelled by owner, evitando che l'annuncio venga disattivato temporaneamente o perda posizionamento.
Raccomandazioni se utilizzi Instant Book
Negli alloggi con restrizioni particolari, è importante valutare attentamente se conviene attivare Instant Book.
Instant Book può migliorare la conversione, ma riduce la possibilità di controllare ogni richiesta prima della conferma.
Se si attiva Instant Book, è fondamentale che disponibilità, tariffe, restrizioni e regole dell'alloggio siano correttamente configurate e visibili al viaggiatore.
Questo è particolarmente importante per proprietà con condizioni specifiche, come ville, alloggi premium o proprietà dove non sono ammessi bambini, animali domestici o eventi.
Se le regole non sono ben configurate o non sono abbastanza visibili, il Property Manager può essere più esposto a dover annullare prenotazioni che non rispettano le sue condizioni.
Riepilogo
La differenza principale non riguarda Avantio né il PMS utilizzato, ma il flusso che offre Vrbo:
Dal portale Vrbo, la Request to Book può essere gestita con opzioni come
confermare, annullare o rifiutare:
Da un PMS integrato tramite API, come Avantio, Vrbo offre un flusso più limitato, normalmente con le opzioni di confermare o annullare.
Questa limitazione si applica a tutti i PMS integrati.
Una cancellazione registrata come Cancelled by owner può causare la disattivazione dell'annuncio per 7 giorni.
Questa disattivazione può influire negativamente sul posizionamento dell'annuncio su Vrbo.
Per evitare penalizzazioni, è fondamentale avere regole chiare, visibili e ben configurate.
Se l'ospite non rispetta le regole pubblicate, è consigliabile spiegarglielo e chiedergli di annullare dal suo lato, soprattutto entro le prime 24 ore.
Quando possibile, bisogna evitare una cancellazione registrata come
Cancelled by owner.
Domande frequenti
Perché non vedo l'opzione Declined in Avantio?
Perché non vedo l'opzione Declined in Avantio?
Perché l'opzione Declined non è disponibile allo stesso modo tramite l'API che Vrbo offre per i PMS.
La limitazione dipende da Avantio?
La limitazione dipende da Avantio?
No. Questa differenza dipende dalle opzioni che Vrbo offre tramite la sua API. Si applica a tutti i PMS integrati, non solo ad Avantio.
Perché la Request to Book entra come prenotazione?
Perché la Request to Book entra come prenotazione?
Perché, tramite il flusso API di Vrbo per PMS integrati, la richiesta può arrivare nel PMS come una prenotazione generata.
Cosa devo fare se non posso accettare la richiesta?
Cosa devo fare se non posso accettare la richiesta?
Verifica se l'ospite non rispetta una regola pubblicata dell'alloggio. Poi, contattalo e chiedigli di annullare dal suo lato, soprattutto entro le prime 24 ore.
Cosa significa Cancelled by traveller?
Cosa significa Cancelled by traveller?
Significa che la cancellazione è stata registrata come effettuata dal proprietario o dal Property Manager. Questo tipo di cancellazione può influire sull'annuncio.
Instant Book è consigliato per alloggi con molte restrizioni?
Instant Book è consigliato per alloggi con molte restrizioni?
Dipende dal caso. Instant Book può migliorare la conversione, ma riduce il controllo preventivo. Se l'alloggio ha molte condizioni specifiche, è fondamentale che regole, restrizioni, tariffe e disponibilità siano correttamente configurate prima di attivarlo. Questo ci permetterà di avere un maggiore controllo sulle prenotazioni annullate senza penalizzazioni, poiché potremo chiedere all'ospite di annullare la prenotazione.