Rivedi la configurazione di fatturazione prima del cambiamento

Le modifiche riguardano IVA, Modelli, regole di fatturazione e documenti contabili; è quindi consigliabile rivedere questi elementi prima di lavorare al 100% con il nuovo modulo. Una configurazione solida fin dall’inizio riduce le anomalie, evita di rifare i documenti e ti dà maggiore controllo su come vengono fatturate Prenotazioni e pagamenti.

Verifica IVA ed esenzioni in tutte le sezioni di fatturazione

Il nuovo modulo incorpora mappature aggiornate delle esenzioni IVA allineate alla Legge IVA spagnola. Tutte le operazioni con IVA allo 0% devono avere un corretto motivo di esenzione.

Per effettuare la revisione:

Accedi alla configurazione IVA nelle aree pertinenti del sistema, ad esempio:
Verifica che le aliquote IVA assegnate a ciascun concetto corrispondano alla realtà fiscale delle tue operazioni.
Verifica che tutte le operazioni con aliquota IVA allo 0% abbiano un valido motivo di esenzione.
Rivedi i codici migrati dalle configurazioni precedenti.

Le esenzioni precedenti vengono migrate automaticamente alle loro nuove equivalenze. Nei casi in cui non sia stata selezionata alcuna esenzione, il sistema assegna per impostazione predefinita l’opzione “14 - Esento”, che nella nuova struttura è rinominata in “Esente – Articolo 20. Legge IVA spagnola”. Ti consigliamo di rivedere questa assegnazione e confermare che sia coerente con le tue operazioni.
Correggi qualsiasi valore incoerente prima di emettere nuove fatture con la nuova struttura.

Attenzione ai dettagli

Presta particolare attenzione ai servizi con IVA allo 0% e ai prodotti o alle imposte che possono avere un trattamento fiscale specifico secondo la normativa spagnola. Gli aggiustamenti tempestivi evitano successive regolarizzazioni.

Configura i modelli per fatture, note di credito, proforma e ricevute

I vecchi modelli di fattura e ricevuta non sono più compatibili. Devi utilizzare la categoria Documenti contabili, che include:

Modello fattura/nota di credito/proforma.
Modello fattura/nota di credito/proforma (modello 2).
Modello ricevuta.

Per configurarli:

Vai alla sezione Modelli dei documenti contabili tramite Configurazione → Modelli → Documenti contabili.
Scegli il modello di fattura/nota di credito/proforma che vuoi usare e modificalo.
Se desideri, in modalità di modifica, aggiungi il blocco con le informazioni della Prenotazione all’interno del documento.
Personalizza quel blocco con i dati rilevanti della Prenotazione, come nome dell’ospite, numero di riferimento o date del soggiorno.
Rivedi il logo e i colori aziendali per mantenere la coerenza del brand e modifica solo gli elementi estetici necessari senza alterare la struttura minima richiesta dalla normativa.
Salva le modifiche e imposta questo modello come predefinito nelle corrispondenti regole di fatturazione.
Nota che, una volta emesso un documento con un modello, quel modello non potrà più essere eliminato per ragioni di integrità storica.

Buone pratiche

Tieni presenti queste raccomandazioni per lavorare in modo coerente con i Modelli:

Duplica sempre il modello base prima di applicare modifiche.
Emetti una fattura di prova su una Prenotazione campione e verifica attentamente il risultato.
Centralizza le decisioni di design in pochi modelli per evitare versioni disperse o contraddittorie.

Regola le regole di fatturazione e il margine commerciale

Il nuovo modulo modifica il modo in cui vengono calcolate basi e percentuali:

Le basi calcolate come “totale affitto o importo Prenotazione meno pagamento al Proprietario” sono deprecate e non più disponibili.
La base margine commerciale utilizza l’importo configurato nella Prenotazione come riferimento.
Le percentuali ora sono calcolate includendo l’IVA, il che può modificare il risultato finale di commissioni e altri concetti.

Per adattarti:

Accedi alle regole di fatturazione che utilizzi e rivedi la base di calcolo per ciascuna.
Individua le regole basate sui pagamenti al Proprietario e sostituiscile con la base margine commerciale o un’altra base disponibile coerente con il tuo modello.
Considera che, includendo l’IVA nel calcolo delle percentuali, le commissioni possono variare rispetto al sistema precedente.
Verifica che i destinatari di ciascuna regola siano ben definiti e che le ragioni sociali siano complete.
Metti alla prova il comportamento delle regole con Prenotazioni campione per verificare gli importi risultanti.

Base di calcolo precedente	Stato attuale	Alternativa consigliata
Totale affitto meno pagamento al Proprietario	Deprecata	Base margine commerciale o altra base disponibile
Importo totale Prenotazione meno pagamento al Proprietario	Deprecata	Base margine commerciale o altra base disponibile
Percentuali calcolate senza includere l’IVA	Sostituite	Percentuali calcolate includendo l’IVA

È comune che, dopo il cambiamento, alcune commissioni risultino con valori diversi dal previsto.

In tal caso, rivedi innanzitutto la base utilizzata e conferma se la variazione deriva dall’inclusione dell’IVA nel calcolo.

Adatta i processi interni ai nuovi documenti contabili

Il nuovo modulo distingue chiaramente i documenti contabili coinvolti nella tua fatturazione:

Documento	Funzione nelle operazioni di fatturazione
Fattura	Documento principale di vendita, immutabile una volta emesso
Ricevuta	Prova di pagamento collegata a una fattura emessa
Giustificativo di pagamento	Documento che registra un pagamento senza fattura precedente
Proforma	Documento provvisorio emesso sulle Prenotazioni, destinato a preventivi

Per adattare le tue operazioni:

Sostituisci le modifiche manuali degli stati di pagamento con l’emissione di ricevute quando le fatture vengono saldate e di giustificativi di pagamento quando registri pagamenti senza una fattura precedente.
Decidi in quali casi usare le proforma per condividere preventivi prima di emettere la fattura definitiva.
Forma il tuo team per riconoscere quale documento corrisponde a ciascuno scenario (acconto, pagamento parziale, cancellazione, ecc.).

Anticipa Veri*factu con il tuo certificato elettronico

La nuova struttura di fatturazione funge da base per l’attivazione di Veri*factu.

Per prepararti:

Verifica che tutte le ragioni sociali, inclusi i Proprietari, siano complete e aggiornate.
Verifica che i codici IVA e le regole di fatturazione riflettano la tua realtà fiscale.
Ottieni il certificato elettronico, necessario per firmare e inviare le fatture elettroniche con Veri*factu.
Conferma che il tuo soggetto rappresentante sia registrato se fatturi per conto dei Proprietari.

In questo modo arriverai alla data obbligatoria con un sistema pronto, senza necessità di aggiustamenti dell’ultimo minuto.

L’obbligo Verifactu previsto per gennaio 2026 è stato posticipato a gennaio 2027, come comunicato dal Consejo de Ministros. La nostra funzione di esportazione rimane disponibile e pienamente operativa qualora desideriate attivarla. Contattate il nostro team Customer Experience per assistenza.

Domande frequenti

Qual è la cosa più urgente da rivedere per preparare l’account alla nuova struttura di fatturazione?

La revisione più critica riguarda la configurazione dell’IVA e delle esenzioni in tutte le sezioni di fatturazione. Un errore in questi valori può portare a fatture errate o a problemi di compatibilità con l’Agenzia delle Entrate e con Veri*factu.

Perché non posso più usare i vecchi modelli di fattura e ricevuta?

Perché quei modelli non si adattano alla struttura e ai requisiti legali del nuovo modulo. I Modelli dei Documenti contabili incorporano il formato adeguato per fatture, note di credito, proforma e ricevute nel nuovo quadro normativo.

Come posso rilevare se una regola di fatturazione usa una base di calcolo obsoleta?

Devi rivedere la base di ciascuna regola. Se è definita come totale affitto o importo Prenotazione meno pagamento al Proprietario, si tratta di una base deprecata e dovrai sostituirla con margine commerciale o un’altra base disponibile.

Cosa cambia nella gestione quotidiana dei pagamenti con i nuovi documenti contabili?

Smetti di modificare manualmente gli stati di pagamento e inizi a documentare ogni variazione con ricevute e giustificativi di pagamento. Questo crea una cronologia contabile più solida e offre maggiore chiarezza per audit o verifiche interne.

Qual è il ruolo del certificato elettronico nella preparazione a Veri*factu?

Il certificato elettronico verrà utilizzato per firmare digitalmente le fatture e comunicarle all’Agenzia delle Entrate tramite Veri*factu. Averlo pronto e correttamente configurato ti assicura di poter iniziare a lavorare senza ritardi quando il modulo sarà attivato.

Prepara il tuo account alla nuova struttura di fatturazione e a Veri*factu