Inizia a usare l’elenco dei documenti contabili
La contabilità della tua azienda non si basa solo sull’emissione delle fatture: richiede anche il controllo di note di credito, ricevute, proforma e giustificativi di pagamento. Finora, questi documenti venivano gestiti separatamente nel vecchio “elenco delle fatture”. Con il nuovo elenco dei documenti contabili, avrai tutti i registri finanziari delle tue operazioni in un unico posto. Questo ti permetterà di trovare le informazioni più velocemente, verificare lo stato dei pagamenti e delle esportazioni ufficiali, e lavorare con maggiore sicurezza nella gestione quotidiana.
Passo 1. Accedi all’elenco
Segui il percorso Contabilità → Fatturazione → Elenco dei documenti contabili.
Vedrai una tabella che raccoglie tutti i documenti collegati alla tua azienda.
Passo 2. Comprendere i tipi di documenti
Nell’elenco sono presenti diversi tipi di documenti, ognuno con una funzione specifica:
Fattura: attesta la vendita di un servizio o una prenotazione.
Nota di credito: corregge una fattura già emessa.
Ricevuta: certifica la ricezione di un pagamento parziale o totale di una fattura.
Proforma: documento preliminare, senza validità fiscale, usato come preventivo.
Giustificativo di pagamento: conferma che l’ospite ha effettuato un pagamento.
Passo 3. Interpretare le informazioni chiave
Ogni riga dell’elenco mostra dati rilevanti:
Destinatario: chi riceve il documento (ospite o proprietario).
Data di emissione: quando è stato generato.
Ragione sociale e numero: l’ente emittente (nome dell’azienda o del proprietario) e il numero di serie.
Stato del pagamento: in sospeso, parzialmente pagato o pagato.
Stato di invio: inviato o non inviato tramite email.
Esportazioni fiscali: rispetto di normative come Veri*factu o Ticketbai (esportato, con errori, in corso, non richiesto).
I colori aiutano a identificare lo stato:
Arancione → errore nell’esportazione.
Grigio → invio non richiesto.
Verde → documento inviato o con errori già risolti.
Passo 4. Usa filtri e ricerche
Per velocizzare la gestione, puoi filtrare per:
Tipo di documento (fatture, ricevute, ecc.).
Contenuto (servizi extra, prenotazioni, spese).
Stato di pagamento, invio o esportazione.
Date (di emissione o di operazione).
Alloggio, numero di prenotazione o portale di origine.
Così eviti ricerche manuali e hai subito a disposizione le informazioni che ti servono davvero.
Passo 5. Azioni sui documenti
Da ogni documento puoi eseguire diverse azioni:
Scaricare in PDF.
Inviare tramite email.
Creare una ricevuta (solo sulle fatture).
Emettere una nota di credito (quando necessario).
Puoi anche esportare l’intero elenco in Excel o CSV per analisi esterne.
Il nuovo elenco dei documenti contabili centralizza e semplifica la gestione finanziaria. Grazie ai suoi filtri avanzati, stati chiari e funzioni di esportazione, potrai lavorare con più sicurezza ed efficienza.
Questa novità non solo unifica, ma ottimizza anche il controllo sulla tua attività, garantendo trasparenza e tracciabilità in ogni operazione.
Domande frequenti
Cosa succede se un documento appare con stato “Con errori” nell’esportazione?
Cosa succede se un documento appare con stato “Con errori” nell’esportazione?
Significa che non è stato possibile inviarlo correttamente all’autorità fiscale. Dalla colonna dell’esportazione puoi vedere il dettaglio dell’errore e correggerlo prima di inviare di nuovo.
Perché alcuni documenti sono grigi e senza opzione di invio?
Perché alcuni documenti sono grigi e senza opzione di invio?
Non tutti i documenti richiedono esportazione o invio ufficiale. Ad esempio, un giustificativo di pagamento può essere segnato come “non richiesto”.
Posso consultare l’elenco dal cellulare?
Posso consultare l’elenco dal cellulare?
Sì. L’interfaccia è stata riprogettata per essere responsive, così puoi consultare i documenti da qualsiasi dispositivo.
Come distinguo tra una ricevuta e un giustificativo di pagamento?
Come distinguo tra una ricevuta e un giustificativo di pagamento?
La ricevuta viene emessa dal tuo sistema di gestione quando registri un incasso. Il giustificativo di pagamento di solito viene generato dalla banca o dal gateway di pagamento come conferma della transazione.