Scopri quali sono i cambiamenti della fatturazione nei tuoi documenti contabili
La nuova fatturazione incide sul modo di emettere fatture, registrare incassi, usare i modelli, gestire le date, calcolare le commissioni e applicare le esenzioni IVA. Adattare questi elementi garantisce che prenotazioni, pagamenti e obblighi fiscali siano gestiti con coerenza e sicurezza nel nuovo quadro normativo.
1. Immutabilità dei documenti contabili
Con la nuova struttura non puoi più modificare né eliminare le fatture emesse, assicurando che ogni documento mantenga la propria integrità nel tempo.
Importante
Se emetti una fattura con un errore, dovrai correggerlo emettendo una fattura rettificativa (abono) e poi riemettere la fattura corretta.
2. Anteprima
Prima dell’emissione, il sistema mostra un’anteprima del dettaglio degli importi con:
Il totale da fatturare.
Quanto già fatturato.
Quanto ancora da fatturare.
3. Validazione dei dati
In base al tipo di fatturazione selezionato, ad esempio cliente o azienda, viene eseguita anche una validazione automatica dei dati del destinatario, che riduce errori in NIF, ragione sociale e dati fiscali essenziali.
Consiglio utile
Se il dettaglio non corrisponde a quanto previsto, correggi i dati prima di emettere la fattura. Una volta emessa, il documento viene bloccato e qualsiasi correzione richiederà documenti aggiuntivi invece di modifiche dirette.
4. Controlla i pagamenti con ricevute e giustificativi di pagamento
La gestione degli incassi ora si basa su diversi documenti contabili:
La ricevuta si genera esclusivamente su una fattura emessa e funge da giustificativo di pagamento di quella fattura.
Il giustificativo di pagamento è un nuovo documento che attesta un incasso senza necessità di una fattura precedente, particolarmente utile per acconti o caparre di prenotazioni.
Importante
La modifica manuale dello stato di pagamento viene sostituita dall’emissione di ricevute, in modo che ogni variazione dello stato di incasso di una fattura sia supportata da un documento formale.
5. Aggiorna i modelli dei documenti contabili
I vecchi modelli non sono più compatibili con il nuovo modulo. La categoria «Documenti contabili» raggruppa modelli di:
Fattura, nota di credito (abono) e proforma.
Ricevuta.
Questi modelli:
Sono progettati secondo i requisiti legali attuali.
Consentono blocchi personalizzati con dati della prenotazione, ad esempio nome dell’ospite, numero di riferimento o date di soggiorno.
Mantengono un formato coerente in tutti i documenti contabili.
Consiglio utile
Crea sempre una copia del modello base prima di personalizzare loghi, colori o blocchi informativi. In questo modo conservi un modello di riferimento ed eviti di modificare direttamente un modello già in uso.
6. Gestisci date di emissione e di operazione nelle fatture
Ogni fattura distingue due date obbligatorie:
Data di emissione: indica quando viene emessa la fattura. Non è modificabile.
Data di operazione: indica quando viene prestato il servizio e può essere regolata prima dell’emissione.
7. Regola basi di calcolo, commissioni e IVA nelle regole di fatturazione
Le basi imponibili che sottraevano il pagamento al proprietario sono deprecate:
«Totale dell’affitto meno pagamento al proprietario».
«Totale della prenotazione meno il pagamento al proprietario».
Al loro posto puoi utilizzare il margine commerciale, che impiega il margine commerciale calcolato della prenotazione. Questa base è particolarmente utile se lavori con importi fissi di gestione o servizio.
Per quanto riguarda le commissioni:
È possibile mostrare la commissione del portale come voce separata in fattura, aggiunta come item indipendente.
Puoi utilizzare l’opzione «sottrae all’affitto la commissione del portale per calcolare la tua commissione e somma poi la commissione del portale», che consente di calcolare la commissione dell’agenzia deducendo la commissione del portale e successivamente aggiungere la commissione del portale a tale calcolo.
In relazione all’IVA:
È stato introdotto un nuovo mapping delle esenzioni secondo gli articoli della Legge IVA spagnola.
Le vecchie esenzioni vengono migrate automaticamente a nuove equivalenze, ad esempio, da «14 - Esente» a «Esente - Articolo 20. Legge dell’Imposta sul Valore Aggiunto».
Consiglio utile
Verifica che tutte le operazioni con aliquota IVA allo 0% siano collegate a una valida motivazione di esenzione e coerenti con la natura dei tuoi servizi.
8. Proforma migliorate
La nuova struttura consente di emettere proforma direttamente sulle prenotazioni, facilitando l’invio di preventivi o fatture provvisorie prima di generare il documento definitivo.
Riepilogo dei principali cambiamenti
Con questo aggiornamento, alcune funzioni prima disponibili non lo sono più, lasciando spazio a un sistema più sicuro, automatizzato e allineato ai requisiti legali attuali.
Le principali differenze rispetto al modello precedente sono evidenti in questa tabella:
Prima | Adesso | Beneficio principale |
Modificare o eliminare fatture emesse | Le fatture emesse non possono essere modificate né eliminate | Maggiore integrità e tracciabilità delle informazioni contabili |
Vecchi modelli di fattura | Modelli di «Documenti contabili» aggiornati e personalizzabili | Design moderni e allineati ai requisiti legali |
Basi imponibili con sottrazione del pagamento al proprietario | Basi di questo tipo deprecate, nuova base «margine commerciale» | Calcolo più chiaro del margine dell’agenzia, soprattutto con importi fissi |
Modifica manuale dello stato di pagamento | Stati di pagamento controllati tramite emissione di ricevute | Ogni cambio di stato è supportato da un documento ufficiale e facilmente auditabile |
Questo aggiornamento porta a una fatturazione più trasparente, automatizzata e pronta per Veri*factu, con meno margini di errore manuale e maggiore sicurezza legale.
Domande frequenti
Cosa devo fare se rilevo un errore in una fattura emessa con la nuova struttura?
Cosa devo fare se rilevo un errore in una fattura emessa con la nuova struttura?
Non puoi modificare né eliminare la fattura emessa. Per correggere un errore dovrai generare un documento rettificativo (nota di credito/abono) per annullare la fattura errata e riemettere una nuova fattura.
Qual è la differenza pratica tra ricevuta e giustificativo di pagamento?
Qual è la differenza pratica tra ricevuta e giustificativo di pagamento?
La ricevuta è collegata a una fattura emessa e attesta il pagamento di quella fattura. Il giustificativo di pagamento documenta un incasso senza fattura precedente, ad esempio un acconto di prenotazione, e consente di registrare formalmente l’entrata fino all’emissione della fattura corrispondente.
Perché scompaiono le basi imponibili che sottraggono il pagamento al proprietario?
Perché scompaiono le basi imponibili che sottraggono il pagamento al proprietario?
Perché il nuovo modello privilegia calcoli più trasparenti basati sul margine commerciale. In questo modo, il profitto dell’agenzia è meglio separato dagli altri componenti del prezzo e si semplifica l’analisi economica.
Quali vantaggi offrono i nuovi modelli di documenti contabili?
Quali vantaggi offrono i nuovi modelli di documenti contabili?
I nuovi modelli rispettano i requisiti legali attuali, permettono di personalizzare i blocchi informativi della prenotazione e unificano il formato di fatture, note di credito, proforma e ricevute. Questo migliora la chiarezza dei documenti e ne facilita la giustificazione presso le autorità.
Che ruolo hanno le proforma sulle prenotazioni nella nuova struttura?
Che ruolo hanno le proforma sulle prenotazioni nella nuova struttura?
Le proforma consentono di presentare preventivi o proposte economiche basate sulle prenotazioni prima di emettere la fattura definitiva. In questo modo puoi validare importi e condizioni con clienti e proprietari senza generare ancora un documento con impatto contabile.