Quando gestisci prenotazioni e proprietà, i numeri contano tanto quanto l'esperienza dell'ospite. I documenti contabili sono la base per mantenere le tue conti chiare, rispettare la normativa e trasmettere fiducia a proprietari e viaggiatori. In Avantio, hai a disposizione diversi strumenti che ti permettono di organizzare ogni movimento economico in modo semplice e trasparente.

Un documento contabile è un registro formale, in alcuni casi con validità legale e fiscale, che riflette un'operazione economica legata alla gestione di proprietà o alla relazione tra proprietario, gestore, ospite e persino piattaforme intermediarie.

La sua funzione principale è duplice: servire da supporto alle transazioni e garantire trasparenza, controllo finanziario e conformità fiscale.

In Avantio, disponiamo di diversi tipi di documenti contabili che possono adattarsi alle esigenze di ogni agenzia o proprietario. Grazie a questi strumenti, è possibile tenere un monitoraggio dettagliato di entrate, commissioni, spese e pagamenti, semplificando la gestione amministrativa e facilitando la comunicazione sia con gli ospiti che con i proprietari.

Di seguito, presentiamo i diversi tipi di documenti contabili disponibili in Avantio e come possono essere utilizzati nella gestione quotidiana dell'affitto vacanziero:

È una fattura senza valore fiscale, utilizzata come preventivo o anticipo di informazioni per il cliente prima dell'emissione della fattura definitiva.

La proforma non è disponibile per quegli account che lavorano con SAF-T.

È il documento principale che attesta la compravendita di un bene o servizio. Include informazioni dettagliate sull'emittente, il cliente, i concetti fatturati, l'importo, le imposte applicabili e la data di emissione.

È la prova che attesta che un cliente ha effettuato il pagamento di un importo determinato. Deve sempre essere emessa a partire da una fattura precedentemente emessa, e serve come prova ufficiale che tale pagamento è stato effettuato.

È un documento contabile che funge da prova che un pagamento è stato effettuato tra due parti, offrendo maggiore flessibilità rispetto a una ricevuta. A differenza di quest'ultima, non necessita di essere collegato a una fattura, il che permette di emettere attestazioni di pagamento in situazioni in cui non è obbligatorio fatturare. Può essere generato sia dall'azienda che a nome del proprietario, facilitando la gestione e il controllo dei pagamenti.

Il giustificativo di pagamento non è disponibile per quegli account che lavorano con SAF-T, NF525, TicketBai o Invopop.

È il documento che si emette per annullare o correggere l'importo di una fattura o giustificativo di pagamento già emesso. Annulla il totale della fattura originale e deve essere utilizzato ogni volta che è necessario modificare l'importo fatturato. I casi più comuni sono rimborsi, cancellazioni, sconti applicati successivamente o la correzione di fatture errate.

In Avantio, il contratto non è un documento legale, ma un'interfaccia configurabile che permette di definire le condizioni economiche dell'accordo con il proprietario. Attraverso questo strumento si stabiliscono aspetti come il calcolo dei pagamenti al proprietario, la commissione dell'agenzia, la periodicità dei saldi e possibili detrazioni o aggiunte. Anche se può essere esportato e scaricato in formato documento, la sua funzione principale è facilitare la corretta configurazione degli importi in ogni saldo.

È il documento che riflette il calcolo e dettaglio finale di entrate e spese associate a un periodo o a un'operazione specifica, con l'obiettivo di determinare il saldo corrispondente al proprietario. Nella sua elaborazione si tengono in considerazione sia le condizioni configurate nel contratto che le spese e aconti aggiunti nel sistema.

È un documento ibrido che combina in un unico file le funzioni di fattura e ricevuta. Ciò significa che attesta l'operazione di vendita (come la fattura) e, allo stesso tempo, funge da prova di pagamento (come la ricevuta). Il suo utilizzo semplifica la gestione contabile in mercati o sistemi che richiedono e/o permettono entrambi gli effetti in un solo documento.

Ora che conosci ogni tipo di documento contabile in Avantio, puoi scegliere quello che meglio si adatta a ogni situazione.

Con un buon uso di questi strumenti guadagnerai in chiarezza, controllo e fiducia sia nel tuo team che nel tuo rapporto con i proprietari.