Gestisci le comunicazioni con i proprietari in modo rapido e centralizzato
Il sistema consente diverse modalità di comunicazione con i proprietari. Puoi stampare, scaricare o inviare via email i contratti e i documenti di liquidazione direttamente dal VRMS, senza bisogno di strumenti esterni.
È inoltre possibile consentire l’accesso diretto al proprietario ai documenti di liquidazioni e alle fatture a lui associate dalla sua extranet proprietari (purché gli sia concesso il permesso). Consigliamo di usare questa opzione.
Contratti
Se lo desideri, puoi stampare o scaricare il contratto con un proprietario in formato PDF per inviarlo via email come allegato.
Percorso:
VRMS → Proprietari → Contratti → Elenco contratti.Individua il contratto desiderato e cliccaci sopra per aprirlo.
Dal contratto:
Clicca sul pulsante «Azioni» e seleziona «Vedi documento».
Nel documento aperto, scegli una delle seguenti opzioni:
«Stampa» per generare una copia cartacea.
«Scarica in PDF» per salvarlo sul tuo dispositivo e allegarlo a un’email, ad esempio.
Liquidazioni
Puoi anche scaricare o inviare via email i documenti di liquidazione, sia all’indirizzo del proprietario sia ad altri indirizzi aggiuntivi.
Percorso:
VRMS → Proprietari → Liquidazioni → Elenco liquidazioni.Individua la liquidazione desiderata (puoi usare i filtri dal pulsante in alto a destra) e cliccaci sopra per aprirla.
Dalla liquidazione:
Clicca su «Vedi documento».
Nel documento aperto, scegli una delle seguenti azioni:
«Stampa» per generare una copia cartacea.
«Scarica in PDF» per salvarlo sul tuo dispositivo e inviarlo in un secondo momento.
«Invia documento» per inviarlo direttamente come allegato via email.
Cliccando su «Invia documento» si aprirà una finestra dalla quale potrai:
Selezionare la casella per inviare il documento al proprietario e/o aggiungere manualmente un altro indirizzo email.
Selezionare un modello esistente, modificarlo con il pulsante «Modifica» o crearne uno nuovo con «Aggiungi modello».
Usare l’oggetto proposto dal sistema o modificarlo se preferisci.
Rivedere tutte le informazioni e cliccare su «Invia».
Autofatture
Puoi gestire il download/l’invio di questo tipo di fatture da due sezioni:
Liquidazioni
Percorso:
VRMS → Proprietari → Liquidazioni → Elenco liquidazioni.Individua la liquidazione desiderata (puoi usare i filtri dal pulsante in alto a destra) e cliccaci sopra per aprirla.
Dalla liquidazione, nel blocco «Documenti contabili», individua l’autofattura desiderata e cliccaci sopra per aprirla.
Nella schermata di visualizzazione del documento, nel menu in alto a destra, clicca l’icona della «freccia verso il basso» per scaricare il documento in PDF oppure clicca l’icona della «stampante» per stampare il documento.
Documenti contabili del proprietario
Percorso:
VRMS → Contabilità → Fatturazione → Documenti contabili del proprietario.Individua l’autofattura desiderata (puoi usare i filtri dal pulsante in alto a destra).
Clicca la casella a destra per selezionare la fattura desiderata e poi clicca il pulsante «Azioni» per visualizzare le diverse opzioni.
Clicca su «Stampa» il documento.
Premi «Invia» e si aprirà una finestra dalla quale potrai:
Selezionare la casella per inviare il documento al proprietario e/o aggiungere manualmente un altro indirizzo email.
Selezionare un modello esistente, modificarlo con il pulsante «Modifica» o crearne uno nuovo con «Aggiungi modello».
Usare l’oggetto proposto dal sistema o modificarlo se preferisci.
Rivedere tutte le informazioni e cliccare su «Invia».
Extranet del proprietario: abilita i permessi ed evita attività manuali
Affinché il proprietario sia autonomo nella visualizzazione e nel download dei documenti a lui associati, devi prima concedergli i permessi di accesso a questa sezione.
Liquidazioni
«Consultare»: vedere elenco e dettaglio delle liquidazioni, con opzione di download.
Fatturazione
«Consultare ricevute»: vedere e scaricare le fatture ricevute.
«Consultare emesse»: vedere e scaricare le fatture emesse a suo nome o all’ospite («autofatture»).
Concedendo i permessi necessari potrai evitare il download e l’invio manuale di questi documenti.
Unified Inbox: comunica tra agenzia e proprietario
È inoltre possibile comunicare con il proprietario tramite la Unified Inbox; i messaggi inviati al proprietario saranno visibili nell’Intranet Proprietari.
Agenzia → Proprietario
Dal «Menu azioni» della barra superiore, clicca l’icona della «busta» per aprire la «Unified Inbox». Nella barra di ricerca, inserisci il localizzatore della prenotazione o il nome del proprietario. Seleziona il proprietario desiderato e inserisci il tuo messaggio in testo o modello (se usi un modello, assicurati che la vista della prenotazione a sinistra sia corretta).
Dalla «Scheda prenotazione», vai alla scheda «Messaggi». Nel blocco «Storico messaggi», clicca «Nuovo messaggio al proprietario». Questa azione aprirà la «Unified Inbox» con l’attore «proprietario», da cui potrai inviare i messaggi come al punto precedente.
Proprietario → Agenzia
Dall’Extranet del proprietario: nel «Menu azioni» della barra superiore, clicca l’icona della «busta» per aprire la «Unified Inbox». Inserisci il tuo messaggio nel campo in basso e clicca l’icona della freccia per inviarlo. I messaggi non sono associati alle prenotazioni; se si parla di una prenotazione o di un alloggio specifico, si consiglia di menzionarlo esplicitamente per iscritto.
Dalla «Scheda prenotazione» quando si tratta di una prenotazione propria «Del proprietario»: Proprietari → Prenotazione (stato Del proprietario) → clicca sulla prenotazione per aprire la finestra laterale. Nel campo «Commenti», inserisci il tuo messaggio all’agenzia in testo semplice, seleziona la casella «Inviare commenti via chat all’agenzia» e clicca «Salva» per inviare il messaggio. I messaggi non sono associati alle prenotazioni; se si parla di una prenotazione o di un alloggio specifico, si consiglia di menzionarlo esplicitamente per iscritto.