Ottimizza i tuoi incassi su Booking ed Expedia

Gestire Prenotazioni su portali come Booking.com o Expedia implica, in molti casi, lavorare con carte virtuali. Capire come funzionano ti permetterà di incassare in modo efficiente e sicuro, evitando errori e garantendo una gestione più fluida.

Che cosa sono le carte virtuali?

Una carta virtuale è una carta di credito digitale temporanea che la piattaforma genera affinché le strutture possano incassare le Prenotazioni degli ospiti.

Nel VRMS puoi ricevere carte virtuali per Prenotazioni da portali come Booking.com ed Expedia.

Attenzione ai dettagli

Quando ricevi una di queste carte, l’ospite ha già pagato al portale, quindi non interviene nel processo di incasso.
Ogni carta virtuale ha un saldo massimo addebitabile (di norma l’importo totale dell’affitto e, nel caso di Booking.com, anche l’importo della pulizia finale).
Le carte virtuali hanno un periodo di validità e possono essere addebitate solo all’interno di tali date.
- Se provi ad addebitarle fuori termine, la transazione verrà rifiutata.
- La data di inizio validità coincide spesso con l’arrivo dell’ospite.

Come identificare una carta virtuale

Esistono due modi per riconoscerle nel VRMS:

Dal nome dell’intestatario: al posto di un nome reale, vedrai «Agente di Booking.com» o «Expedia VirtualCard», a seconda del portale.
Dal periodo di validità: le carte reali mostrano una data di scadenza, mentre le virtuali indicano un intervallo di date.

Quando una Prenotazione arriva con carta virtuale, la riga di incasso compare contrassegnata come «Addebitato dal portale», allo stesso modo degli stati «In sospeso» o «Pagata».

Come incassare una carta virtuale

Incassare una carta virtuale è semplice come farlo con qualsiasi altra carta registrata nella Prenotazione:

Se hai attivato le Automazioni in Avantio Payments, il sistema la incasserà automaticamente il giorno in cui sarà disponibile.
Se la Prenotazione è non rimborsabile, l’incasso deve essere effettuato nel momento stesso della ricezione.
Ogni carta virtuale dispone di un saldo totale/massimo che non può essere superato.

Attenzione ai dettagli

Se una carta virtuale è già stata addebitata e devi rimborsare, l’importo va restituito alla stessa carta.
In caso contrario, il portale può applicare addebiti o trattenute direttamente su di essa.

Gestione di modifiche e cancellazioni

È fondamentale considerare un aspetto chiave: la carta virtuale è già stata addebitata?

Carta virtuale già incassata: occorre rimborsare l’importo sulla stessa carta.
Se il rimborso non avviene sulla carta, il portale potrà applicare un addebito/charge direttamente su di essa.
Carta virtuale non incassata: è sufficiente procedere con l’annullamento; non è necessario alcun addebito né rimborso.

Situazioni comuni nelle modifiche di Prenotazioni

Se l’ospite prolunga il soggiorno, il portale aggiornerà il saldo della carta virtuale per permetterti di addebitare la differenza.
Se l’ospite aggiunge extra, puoi richiedere una nuova carta con la funzione Multicarta e addebitare lì l’importo aggiuntivo.
Se la Prenotazione viene annullata, procedi con l’annullamento normale senza effettuare addebiti né rimborsi sulla carta.

Le carte virtuali sono uno strumento pratico per velocizzare la gestione degli incassi delle Prenotazioni provenienti da Booking.com ed Expedia.

Saperle identificare, rispettarne le finestre di validità e applicare correttamente rimborsi o modifiche ti permetterà di evitare errori e mantenere un controllo efficiente delle tue operazioni nel VRMS.

Domande frequenti

Quali portali utilizzano carte virtuali?

Booking.com ed Expedia sono i due portali che possono inviarti carte virtuali per gestire gli incassi delle tue Prenotazioni.

Devo contattare i portali per usare le carte virtuali?

Sì. Per iniziare a lavorare con carte virtuali su questi portali è necessario contattarli direttamente. Questa configurazione si definisce tramite un accordo tra la tua agenzia e il portale.

Cosa succede se la carta virtuale si blocca?

Se tenti di addebitarla fuori dal periodo di validità, il pagamento non potrà essere processato. È quindi fondamentale prestare attenzione alla data di validità.

Chi effettua il pagamento iniziale, l’ospite o il portale?

Se ricevi una carta virtuale insieme alla Prenotazione, significa che l’ospite ha già pagato al portale e non è coinvolto nel processo di addebito.

Cosa succede se l’ospite richiede servizi extra?

Con la funzione Multicarta puoi richiedere una nuova carta all’ospite e addebitarvi i relativi importi.

Perché non riesco a incassare una Prenotazione di Booking?

Se lavori con Virtual Card, è necessario che tu abbia abilitata l’operatività MOTO (Mail Order / Telephone Order) nella tua passerella di pagamento. In caso contrario, l’incasso non andrà a buon fine.

Impara a gestire le carte virtuali nelle tue Prenotazioni di Booking ed Expedia