Controlla tutti i movimenti della tua Prenotazione
Il Dettaglio pagamenti è la sezione di ogni Prenotazione che ti consente di registrare e consultare tutti i movimenti economici, incassi, rimborsi e Garanzie, sia se sono in sospeso sia se già processati. Con questo strumento avrai una visione completa e potrai intervenire rapidamente, senza uscire dal sistema.
Se hai attivo Avantio Payments, avrai inoltre a disposizione diversi metodi di pagamento online (carta di credito, iDEAL, Google Pay, Apple Pay…), e potrai effettuare incassi, rimborsi, blocchi e svincoli direttamente dal Dettaglio in modo semplice.
Grazie alla funzionalità multi-carta, puoi associare più carte alla stessa Prenotazione e utilizzarle secondo necessità.
Accedi a tutte le informazioni di incasso nelle tue Prenotazioni
Accedi a VRMS → Prenotazioni → Elenco Prenotazioni.
Fai clic sull’icona di Vista completa per aprire la scheda di una Prenotazione.
Vai alla sezione «Dettaglio pagamenti».
In questa sezione, ogni pagamento mostra:
Data
Importo
Stato: in sospeso, addebitato dal portale, addebitato o non riuscito
Forma di pagamento: bonifico, carta di credito, contanti o PayPal
Tipo: automatico o manuale, secondo la configurazione di Avantio Payments
Nell’icona «Osservazioni» puoi aggiungere commenti interni relativi a ciascun pagamento.
Gestione delle Garanzie
In questa sezione puoi controllare anche le Garanzie, sotto forma di incasso o di blocco su carta, secondo la configurazione del tuo extra.
Le informazioni disponibili includono data, importo, forma di pagamento e tipologia di Garanzia.
Carte associate alla Prenotazione
Con il pulsante «Vedi carte» si apre un pannello con tutte le carte collegate alla Prenotazione (fisiche e virtuali).
Aggiungi carta: consente l’inserimento manuale in un form sicuro.
Richiedi carta: invia un’email all’ospite per completare i dati in sicurezza.
L’ultima carta aggiunta verrà applicata per impostazione predefinita, ma tutte le carte tokenizzate resteranno disponibili.
Identificazione e validità delle carte
Fisica (blu): carta reale dell’ospite, consente addebiti senza limitazioni. Validità dalla tokenizzazione fino alla data di scadenza, al massimo 30 giorni dopo il check-out.
Virtuale o VVC (gialla): carta wallet di Booking.com o Expedia con saldo limitato all’importo della Prenotazione (alloggio + pulizia). Validità dalla data di attivazione fino a 30 giorni dopo il check-out.
Quando la carta non consente più addebiti, il sistema avvisa automaticamente come segue:
Carta non disponibile
Non puoi operare perché sono trascorsi più di 30 giorni dal check-out.
Azioni disponibili sulle carte
Cliccando su «Vedi carta» e selezionando quella desiderata, accedi al menu dei tre puntini, dove puoi:
Convalidare carta (clienti con piattaforma di pagamento SysPay).
Segnalare carta come non valida per le Prenotazioni di Booking.com.
Vedere carta. Disponibile solo se non hai una piattaforma di pagamento integrata. In tal caso, il sistema indirizza a Receptio by Syspay per visualizzare i dati completi.
In questi casi la carta compare solo come tokenizzata nell’elenco e nei metodi di pagamento, senza permettere incassi, transazioni né automazioni all’interno del sistema.
Azioni disponibili nel Dettaglio pagamenti
Aggiungere un pagamento
Fai clic su «Aggiungi pagamento».
Verrà generata una nuova riga modificabile in cui indicare la forma di pagamento.
Nel selettore appariranno tutte le carte tokenizzate associate alla Prenotazione.
Salvando le modifiche, la riga verrà ordinata automaticamente per data (dalla più prossima alla più lontana).
Aggiungere un rimborso manuale
Attiva la modalità modifica.
Premi l’icona dei tre puntini (angolo in alto a destra).
Seleziona «Aggiungi rimborso manuale».
Si aggiungerà una nuova riga modificabile relativa al rimborso.
Attenzione ai dettagli
Nel menu a tendina della forma di pagamento non compariranno le carte salvate, poiché i rimborsi devono essere sempre effettuati dalla riga di pagamento originale.
Questo significa che, se vuoi rimborsare un importo, dovrai lanciarlo direttamente sul pagamento e sulla carta specifica con cui è stato processato. Così ogni rimborso resta associato al pagamento corretto e non genericamente a una qualunque carta della Prenotazione.
Con Avantio Payments, i rimborsi non possono più essere programmati: devono essere eseguiti al momento.
Dove posso visualizzare lo storico dei pagamenti?
Entra nel Dettaglio in modalità modifica, clicca sull’icona dei tre puntini (angolo in alto a destra) e seleziona «Vedi storico». Si aprirà una finestra con due schede: «Pagamenti» e «Garanzie», dove potrai rivedere tutti i movimenti, le azioni effettuate e le email associate alle transazioni della Prenotazione.
Come gestire la Garanzia?
La gestione della Garanzia dipende dal metodo di pagamento utilizzato:
Metodi diversi dalla carta di credito: la riga di pagamento è modificabile senza restrizioni.
Con carta di credito:
Se il pagamento è in sospeso, potrai modificare la riga di pagamento.
Se il pagamento è già incassato, non si potrà modificare né annullare per motivi di sicurezza.
Aggiungere rimborso o svincolo di Garanzia
Se la Garanzia è gestita con carta di credito e hai attiva una piattaforma collegata con Avantio Payments, in modalità modifica potrai scegliere tra:
Incassare o rimborsare la Garanzia.
Incassare o svincolare la Garanzia.
In questo modo, avrai il controllo totale sull’importo bloccato nella Prenotazione in base alle tue esigenze.
Come effettuare un rimborso per annullamento della Prenotazione?
La gestione dei rimborsi dipende dal fatto che l’annullamento sia manuale o automatico.
Annullamento manuale della Prenotazione
Per annullare manualmente una Prenotazione dal VRMS:
Nell’Elenco Prenotazioni, fai clic su «Vista completa» per aprire la scheda.
All’interno della scheda, premi il pulsante «Annulla».
Si aprirà un pop-up con le opzioni disponibili:
Rimborso totale
Pagamenti con carta di credito: viene generata una riga di rimborso per ogni pagamento esistente.
Pagamenti offline (bonifico, contanti, ecc.): tutti i pagamenti vengono raggruppati in un unico rimborso in sospeso.
Rimborso parziale
Pagamenti con carta di credito: vengono rimborsati in ordine inverso (dall’ultimo al primo) fino a coprire l’importo da restituire.
Pagamenti offline: se i rimborsi online non coprono il totale, il sistema genera automaticamente un rimborso in sospeso per la differenza.
Selettore del metodo di pagamento
Se esiste un pagamento con carta, questa opzione viene mostrata per default.
Se selezioni un metodo offline, viene aggiunto un rimborso offline in sospeso.
Annullamento automatico
Se la Prenotazione viene annullata dal portale, le righe di rimborso si generano automaticamente secondo la penalità.
Tutti i pagamenti in sospeso vengono annullati automaticamente.
Domande frequenti
Cosa succede se la carta non consente più addebiti?
Cosa succede se la carta non consente più addebiti?
Il sistema avvisa quando la carta non è più disponibile per le transazioni.
Posso modificare un pagamento già processato con carta di credito?
Posso modificare un pagamento già processato con carta di credito?
No. Per motivi di sicurezza, i pagamenti già processati non possono essere modificati né annullati dal Dettaglio.
Quale carta si applica per impostazione predefinita?
Quale carta si applica per impostazione predefinita?
Viene applicata sempre l’ultima carta aggiunta, anche se puoi usare qualsiasi carta tokenizzata.
Si possono programmare i rimborsi?
Si possono programmare i rimborsi?
No. I rimborsi con carta devono essere eseguiti al momento.
Perché il sistema non mi permette di richiedere una carta di credito all’ospite?
Perché il sistema non mi permette di richiedere una carta di credito all’ospite?
Il sistema consente di richiedere la carta di credito all’ospite solo quando esistono pagamenti in sospeso la cui forma di pagamento registrata sia la carta di credito.