Ottimizza i tuoi incassi su Booking ed Expedia
La gestione delle prenotazioni su portali come Booking.com o Expedia implica, in molti casi, lavorare con carte virtuali. Capire come funzionano ti permetterà di incassare in modo efficiente e sicuro, evitando errori e garantendo una gestione più fluida.
Cosa sono le carte virtuali?
Una carta virtuale è una carta di credito digitale temporanea generata dalla piattaforma per consentire alle strutture ricettive di incassare le prenotazioni degli ospiti.
Nel VRMS puoi ricevere carte virtuali per le prenotazioni provenienti da portali come Booking.com ed Expedia.
Dettagli importanti
Quando ricevi una di queste carte, l’ospite ha già pagato il portale, quindi non è coinvolto nel processo di incasso.
Ogni carta virtuale ha un saldo massimo addebitabile (solitamente l’importo totale dell’affitto e, nel caso di Booking.com, anche l’importo delle pulizie finali).
Le carte virtuali hanno un periodo di validità e possono essere addebitate solo entro quelle date.
Se provi ad addebitar le fuori da questo periodo, la transazione verrà rifiutata.
La data di inizio validità coincide solitamente con l’arrivo dell’ospite.
Come identificare una carta virtuale
Esistono due modi per riconoscerle nel VRMS:
Dal nome del titolare: invece di un nome reale, apparirà «Agente Booking.com» o «Expedia VirtualCard», a seconda del portale.
Dal periodo di validità: le carte reali mostrano una data di scadenza, mentre le carte virtuali indicano un intervallo di date.
Quando una prenotazione arriva con carta virtuale, la riga di incasso appare contrassegnata come «Addebitato dal portale», allo stesso modo degli stati «In attesa» o «Pagato».
Come addebitare una carta virtuale
Addebitare una carta virtuale è semplice come farlo con qualsiasi altra carta registrata nella prenotazione:
Se hai attivato le automatizzazioni in Avantio Payments, il sistema la addebiterà automaticamente il giorno in cui diventa disponibile.
Se la prenotazione è non rimborsabile, l’addebito deve essere effettuato nel momento stesso in cui la si riceve.
Ogni carta virtuale dispone di un saldo totale o massimo che non può essere superato.
Dettagli importanti
Se una carta virtuale è già stata addebitata e devi effettuare un rimborso, l’importo deve essere restituito alla stessa carta.
In caso contrario, il portale potrà applicare commissioni aggiuntive o trattenute direttamente su di essa.
Gestione di modifiche e cancellazioni
Un aspetto fondamentale deve essere sempre tenuto a mente: la carta virtuale è già stata addebitata?
Carta virtuale già addebitata: l’importo deve essere rimborsato alla stessa carta.
Se il rimborso non viene effettuato sulla carta, il portale potrà applicare un supplemento, un addebito, una commissione o una trattenuta direttamente su di essa.
Carta virtuale non ancora addebitata: è sufficiente elaborare la cancellazione; non è necessario alcun addebito né rimborso.
Situazioni comuni nelle modifiche delle prenotazioni
Se l’ospite prolunga il soggiorno, il portale aggiornerà il saldo della carta virtuale affinché tu possa addebitare la differenza.
Se l’ospite aggiunge servizi extra, puoi richiedere una nuova carta tramite la funzionalità «Multi-carta» e addebitare l’importo aggiuntivo su di essa.
Se la prenotazione viene cancellata, procedi con la cancellazione normale senza effettuare addebiti né rimborsi sulla carta.
Le carte virtuali sono uno strumento pratico per semplificare la gestione degli incassi nelle prenotazioni provenienti da Booking.com ed Expedia.
Saper identificarle, rispettarne i periodi di validità e gestire correttamente rimborsi o modifiche ti permetterà di evitare errori e mantenere un controllo efficiente delle tue operazioni nel VRMS.
Domande frequenti
Quali portali utilizzano le carte virtuali?
Quali portali utilizzano le carte virtuali?
Booking.com ed Expedia sono i due portali che possono inviarti carte virtuali per gestire gli incassi delle tue prenotazioni.
Devo contattare i portali per utilizzare le carte virtuali?
Devo contattare i portali per utilizzare le carte virtuali?
Sì. Per iniziare a lavorare con le carte virtuali su questi portali, è necessario contattarli direttamente. Questa configurazione viene stabilita tramite un accordo tra la tua agenzia e il portale.
Cosa succede se la carta virtuale viene bloccata?
Cosa succede se la carta virtuale viene bloccata?
Se provi ad addebitare una carta virtuale al di fuori del suo periodo di validità, non potrai elaborare il pagamento. È quindi fondamentale tenere sempre sotto controllo la data di scadenza.
Chi effettua il pagamento iniziale — l’ospite o il portale?
Chi effettua il pagamento iniziale — l’ospite o il portale?
Se si riceve una carta virtuale con una prenotazione, significa che l’ospite ha già effettuato il pagamento al portale e non è coinvolto nel processo di addebito.
Cosa succede se l’ospite richiede servizi extra?
Cosa succede se l’ospite richiede servizi extra?
Con la funzionalità Multi-carta, puoi richiedere una nuova carta all’ospite ed effettuare i relativi addebiti su di essa.
Perché non riesco ad addebitare una prenotazione Booking?
Perché non riesco ad addebitare una prenotazione Booking?
Se lavori con carta virtuale, è necessario avere abilitata l’operativa MOTO (Mail Order / Telephone Order) sulla tua piattaforma di pagamento. In caso contrario, non potrai elaborare l’incasso correttamente.