Punto di partenza
Se utilizzavi Receptio powered by SysPay prima di attivare Avantio Payments, è possibile che tu abbia ancora prenotazioni con carte memorizzate sulla piattaforma precedente.
Da gennaio 2021, a causa dei cambiamenti nella normativa europea sui pagamenti, questo modello di gestione delle carte è diventato obsoleto per le agenzie registrate nello Spazio Economico Europeo (SEE). Per questo motivo, le agenzie che lo utilizzano ancora devono migrare a una piattaforma di pagamento integrata.
Attivando Avantio Payments, il comportamento delle carte cambia:
VRMS smette di mostrare direttamente i dati delle carte, sia nuove che vecchie.
Le nuove carte vengono tokenizzate e archiviate in modo sicuro sulla piattaforma di pagamento integrata.
Gli incassi vengono gestiti da VRMS.
Le carte precedentemente archiviate su SysPay non vengono migrate automaticamente su Avantio Payments.
Cosa imparerai in questo articolo?
Imparerai come consultare le carte archiviate prima di attivare Avantio Payments, trovare correttamente una carta su SysPay e richiedere una nuova carta all’ospite quando necessario.
Vantaggi
Mantenere il controllo sulle prenotazioni create prima della migrazione.
Gestire i nuovi dati delle carte in modo sicuro.
Facilitare la transizione verso Avantio Payments senza perdere il monitoraggio degli incassi in sospeso.
Quando dovresti usare questa funzionalità?
Dovresti seguire questa procedura quando hai prenotazioni precedenti all’attivazione di Avantio Payments e hai bisogno di consultare la carta archiviata su SysPay o richiedere all’ospite una nuova carta per effettuare un incasso.
È particolarmente importante anche per le prenotazioni con pagamenti in sospeso la cui carta originale non è disponibile su Avantio Payments.
Prima di iniziare
È utile verificare prima:
Se la carta della prenotazione è stata registrata prima o dopo l’attivazione di Avantio Payments.
Se hai accesso e credenziali per il tuo account SysPay.
Se la prenotazione ha pagamenti in sospeso che devono ancora essere processati.
È inoltre consigliabile verificare se si tratta di una carta tradizionale o di una Carta Virtuale (VCC) di una OTA, poiché la procedura potrebbe essere diversa.
Segui questi passaggi
Trova la vecchia carta su SysPay.
Accedi al tuo account SysPay ed entra nella sezione E-terminal.Cerca la carta utilizzando l’email dell’ospite.
L’indirizzo email è il criterio più efficace per trovare la carta corrispondente.Per consultare l’email da VRMS:
Vai su VRMS → Prenotazioni → Elenco prenotazioni.
Seleziona la prenotazione.
Clicca su Vista completa.
Vai alla scheda Dati.
Posiziona il cursore sulla lente d’ingrandimento accanto alla sezione Cliente.
Consulta l’email nella finestra Dettaglio cliente.
Nel caso di Carte Virtuali di Booking.com, anche l’email del cliente sarà il criterio di ricerca valido.
Verifica se hai bisogno di una nuova carta.
Le carte archiviate su SysPay prima dell’attivazione di Avantio Payments non vengono trasferite al nuovo sistema.Se vuoi gestire l’incasso da Avantio Payments, sarà necessario chiedere all’ospite di inserire una nuova carta.
Richiedi una nuova carta dalla prenotazione.
Accedi a:VRMS → Prenotazioni → Elenco prenotazioni
Poi:
Apri la prenotazione in Vista completa.
Vai su Dettaglio pagamenti.
Clicca su Vedi carta.
Seleziona Richiedi carta.
L’ospite riceverà un’email per inserire in modo sicuro i nuovi dati della carta.
Risultato atteso
Una volta che l’ospite inserisce la nuova carta, questa sarà disponibile per gestire gli incassi della prenotazione tramite Avantio Payments.
Se il pagamento ha già una data programmata nella linea di pagamento, l’incasso verrà processato secondo la programmazione.
Potrai monitorare la situazione da:
Contabilitá → Fatturazione e Pagamenti → Elenco pagamenti in sospeso
Prossimi passi consigliati
Dopo aver richiesto la nuova carta:
Controlla l’Elenco pagamenti in sospeso per verificare che l’incasso sia ancora correttamente programmato.
Verifica la scheda della prenotazione per assicurarti che la nuova carta sia stata registrata e che il pagamento possa essere gestito da Avantio Payments.
Principali campi e opzioni
E-terminal di SysPay: permette di consultare le carte archiviate sulla vecchia piattaforma.
Email del cliente: criterio principale per trovare una carta su SysPay.
Richiedi carta: invia all’ospite una richiesta per registrare una nuova carta.
Elenco pagamenti in sospeso: permette di monitorare gli incassi programmati.
Limitazioni e considerazioni
Tieni presente che:
Le carte archiviate precedentemente su SysPay non vengono migrate su Avantio Payments.
Avantio non gestisce utenti né password di SysPay.
Avrai bisogno delle tue credenziali per accedere alla piattaforma.
Le vecchie carte non possono essere utilizzate automaticamente da Avantio Payments.
Nel caso di una Carta Virtuale (VCC) fornita da una OTA, non potrai richiedere una nuova carta al portale.
Se una transazione automatica con una VCC fallisce, dovrai effettuare l’incasso manualmente dal tuo account SysPay, utilizzando lì i dati della carta corrispondente.
Prima di effettuare qualsiasi operazione, verifica sempre dove è archiviata la carta della prenotazione.
Buone pratiche
Identifica prima se la carta appartiene a SysPay o ad Avantio Payments.
Usa l’email dell’ospite per trovare le vecchie carte su SysPay.
Richiedi una nuova carta quando hai bisogno di continuare a gestire gli incassi tramite Avantio Payments.
Monitora i pagamenti in sospeso dopo aver richiesto nuovi dati.
Presta particolare attenzione alle Carte Virtuali, poiché la loro gestione dipende dalle condizioni della OTA.
Caso pratico
Una prenotazione è stata creata prima che l’agenzia attivasse Avantio Payments e ha ancora un pagamento in sospeso.
La carta originale rimane archiviata su SysPay, quindi non è disponibile direttamente su Avantio Payments.
L’agenzia trova la vecchia carta su SysPay utilizzando l’email dell’ospite. Tuttavia, vuole gestire il prossimo incasso tramite Avantio Payments.
Dal Dettaglio pagamenti della prenotazione seleziona Richiedi carta. L’ospite riceve l’email, inserisce una nuova carta e il sistema può processare l’incasso nella data programmata.
Se la carta originale fosse una VCC di una OTA e l’incasso automatico fallisse, non sarebbe possibile richiedere una nuova carta al portale. In quel caso, l’incasso dovrebbe essere effettuato manualmente da SysPay.
Errori frequenti
Non trovi la carta su SysPay: usa l’email dell’ospite come criterio di ricerca.
La vecchia carta non appare su Avantio Payments: è il comportamento previsto, poiché le carte non vengono migrate tra le piattaforme.
L’incasso non può essere effettuato automaticamente da Avantio Payments: richiedi una nuova carta all’ospite.
Non puoi richiedere una nuova VCC alla OTA: effettua l’incasso manualmente da SysPay se la transazione automatica è fallita.
Se qualcosa non funziona
Se non riesci a trovare la carta o a gestire l’incasso come previsto, controlla questi punti prima di contattare il nostro servizio clienti:
Verifica se la carta è stata registrata prima o dopo l’attivazione di Avantio Payments.
Assicurati di utilizzare l’email corretta dell’ospite per cercarla su SysPay.
Controlla la prenotazione, la linea di pagamento e lo stato dell’incasso.
Verifica se si tratta di una Carta Virtuale e se richiede una gestione specifica.
Aggiorna la scheda della prenotazione e ricontrolla le informazioni disponibili.
Se il problema persiste, contatta il nostro servizio clienti includendo screenshot, il localizzatore della prenotazione, il pagamento interessato e l’email dell’ospite associata alla prenotazione.
Domande frequenti
Posso continuare a consultare le carte archiviate prima di attivare Avantio Payments?
Posso continuare a consultare le carte archiviate prima di attivare Avantio Payments?
Sì. Le carte archiviate precedentemente rimangono disponibili su SysPay e possono essere consultate dalla sua interfaccia utilizzando le tue credenziali.
Le vecchie carte vengono migrate automaticamente su Avantio Payments?
Le vecchie carte vengono migrate automaticamente su Avantio Payments?
No. Le carte archiviate su SysPay non vengono trasferite né comunicate automaticamente con Avantio Payments.
Se hai bisogno di gestire un nuovo incasso tramite Avantio Payments, dovrai chiedere all’ospite di registrare una nuova carta.
Cosa succede se la carta è una Carta Virtuale di una OTA?
Cosa succede se la carta è una Carta Virtuale di una OTA?
Se una transazione automatica con una Carta Virtuale fallisce, non potrai richiedere una nuova carta al portale.
In questo caso, dovrai effettuare l’incasso manualmente dal tuo account SysPay, utilizzando i dati della VCC archiviati lì.