Tieni sotto controllo tutti i movimenti economici della tua prenotazione

Il Riepilogo dei pagamenti è la sezione di ogni prenotazione che ti consente di registrare e verificare tutti i movimenti economici — incassi, rimborsi e cauzioni — sia quelli in attesa che quelli già elaborati. Con questo strumento avrai una visione completa e potrai agire rapidamente, senza uscire dal sistema.

Se hai attivo Avantio Payments, avrai inoltre accesso a diversi metodi di pagamento online (carta di credito, iDEAL, Google Pay, Apple Pay…) e dal riepilogo potrai effettuare incassi, rimborsi, blocchi e svincoli in modo semplice.

Grazie alla funzionalità multi-carta, puoi associare più carte alla stessa prenotazione e utilizzarle secondo le tue necessità.

Accedi a tutte le informazioni sui pagamenti nelle tue prenotazioni

Accedi a VRMS → Prenotazioni → Elenco prenotazioni.
Clicca sull'icona di visualizzazione completa per aprire la scheda di una prenotazione.
Vai alla sezione «Riepilogo dei pagamenti».
In questa sezione, ogni pagamento mostra:
- Data.
- Importo.
- Stato: in attesa, incassato dal portale, incassato o fallito.
- Modalità di pagamento: bonifico, carta di credito, contanti o PayPal.
- Tipo: automatico o manuale, in base alla configurazione di Avantio Payments.
Nell'icona «Osservazioni» puoi aggiungere commenti interni relativi a ogni pagamento.

Gestione della cauzione

In questa sezione puoi anche gestire le cauzioni, sia come incasso che come blocco su carta, in base alla configurazione del tuo extra.

Le informazioni disponibili includono data, importo, modalità di pagamento e tipo di cauzione.

Carte associate alla prenotazione

Il pulsante «Visualizza carte» apre un pannello con tutte le carte collegate alla prenotazione (fisiche e virtuali).

Aggiungere una carta: consente di inserirla manualmente in un modulo sicuro.
Richiedere una carta: invia un'e-mail all'ospite affinché inserisca i propri dati in modo sicuro.

L'ultima carta aggiunta verrà applicata per impostazione predefinita, ma tutte le carte tokenizzate resteranno disponibili.

Identificazione e validità delle carte

Fisica (blu): la carta reale dell'ospite, accetta addebiti senza limitazioni. Valida dalla tokenizzazione fino alla data di scadenza, con un massimo di 30 giorni dopo il check-out.

Virtuale o VVC (gialla): carta prepagata di Booking.com o Expedia con saldo limitato all'importo della prenotazione (alloggio + pulizie). Valida dalla data di validità fino a 30 giorni dopo il check-out.

Quando la carta non consente più addebiti, il sistema avvisa automaticamente nel seguente modo:

Carta non disponibile

Non puoi operare perché sono trascorsi più di 30 giorni dal check-out.

Azioni disponibili sulle carte

Facendo clic su Visualizza carta e selezionando quella desiderata, accedi al menu a tre punti, dove puoi:

Validare la carta (per i clienti con la piattaforma di pagamento SysPay).

Segnalare la carta come non valida per le prenotazioni Booking.com.

Visualizzare la carta. Disponibile solo se non hai una piattaforma di pagamento integrata. In questo caso, il sistema reindirizza a Receptio by Syspay per visualizzare i dati completi.

In questi casi la carta appare solo tokenizzata nell'elenco e nelle modalità di pagamento, senza consentire addebiti, transazioni né automazione all'interno del sistema.

Azioni disponibili nel riepilogo dei pagamenti

Aggiungere un pagamento

Clicca su «Aggiungi pagamento».
Verrà generata una nuova riga modificabile in cui potrai indicare la modalità di pagamento.
Nel selettore appariranno tutte le carte tokenizzate associate alla prenotazione.
Salvando le modifiche, la riga verrà ordinata automaticamente per data (dalla più vicina alla più lontana).

Aggiungere un rimborso manuale

Attiva la modalità di modifica.
Clicca sull'icona a tre punti (angolo in alto a destra).
Seleziona «Aggiungi rimborso manuale».
Verrà aggiunta una nuova riga modificabile corrispondente al rimborso.

Dettagli importanti

Nel menu a tendina della modalità di pagamento non appariranno le carte salvate, poiché i rimborsi devono essere sempre effettuati dalla riga di pagamento originale.

Ciò significa che, per rimborsare un importo, dovrai avviarlo direttamente dal pagamento e dalla carta specifica con cui è stato elaborato. In questo modo ogni rimborso risulta associato al pagamento corretto e non genericamente a una qualsiasi carta della prenotazione.

Con Avantio Payments, i rimborsi non possono più essere programmati: devono essere eseguiti immediatamente.

Dove posso visualizzare lo storico dei pagamenti?

Entra nel riepilogo in modalità di modifica, clicca sull'icona a tre punti (angolo in alto a destra) e seleziona «Visualizza storico». Si aprirà una finestra popup con due schede: «Pagamenti» e «Cauzioni», dove potrai consultare tutti i movimenti, le azioni effettuate e le e-mail associate alle transazioni della prenotazione.

Come gestire la cauzione

La gestione della cauzione dipende dal metodo di pagamento utilizzato:

Metodi diversi dalla carta di credito: la riga di pagamento può essere modificata senza restrizioni.
Con carta di credito:
- Se il pagamento è in attesa, puoi modificare la riga di pagamento.
- Se il pagamento è già stato incassato, non potrà essere modificato né annullato per motivi di sicurezza.

Aggiungere un rimborso o uno svincolo della cauzione

Se la cauzione è gestita con carta di credito e hai attiva una piattaforma di pagamento collegata ad Avantio Payments, in modalità di modifica potrai scegliere tra:

Incassare o rimborsare la cauzione.
Incassare o svincolare la cauzione.

In questo modo avrai il pieno controllo sull'importo bloccato nella prenotazione in base alle tue esigenze.

Come effettuare un rimborso per la cancellazione di una prenotazione

La gestione dei rimborsi dipende dal tipo di cancellazione: manuale o automatica.

Cancellazione manuale della prenotazione

Per cancellare manualmente una prenotazione dal VRMS:

Nell'elenco delle prenotazioni, clicca su «Visualizzazione completa» per aprire la scheda della prenotazione.
All'interno della scheda, clicca sul pulsante «Annulla».
Si aprirà un pop-up con le opzioni di cancellazione disponibili:
- Rimborso totale
  - Pagamenti con carta di credito: viene generata una riga di rimborso per ogni pagamento esistente.
  - Pagamenti offline (bonifico, contanti, ecc.): tutti i pagamenti vengono raggruppati in un unico rimborso in attesa.
- Rimborso parziale
  - Pagamenti con carta di credito: i rimborsi vengono elaborati in ordine inverso (dall'ultimo al primo) fino a coprire l'importo da rimborsare.
  - Pagamenti offline: se i rimborsi online non coprono l'intero importo, il sistema genera automaticamente un rimborso in attesa per la differenza.
- Selettore del metodo di pagamento
  - Se esiste un pagamento con carta, questa opzione viene mostrata per impostazione predefinita.
  - Se selezioni un metodo offline, viene aggiunto un rimborso offline in attesa.

Cancellazione automatica

Se la prenotazione viene cancellata dal portale, le righe di rimborso verranno generate automaticamente in base alla penale di cancellazione.

Tutti i pagamenti in attesa vengono annullati automaticamente.

Domande frequenti

Cosa succede se la carta non consente più addebiti?

Il sistema avvisa quando la carta non è più disponibile per le transazioni.

Posso modificare un pagamento già elaborato con carta di credito?

No. Per motivi di sicurezza, i pagamenti già elaborati non possono essere modificati né annullati dal riepilogo.

Quale carta viene applicata per impostazione predefinita?

Viene sempre applicata l'ultima carta aggiunta, ma puoi utilizzare qualsiasi carta tokenizzata.

I rimborsi possono essere programmati?

No. I rimborsi con carta devono essere eseguiti immediatamente.

Perché il sistema non mi permette di richiedere una carta di credito all'ospite?

Il sistema consente di richiedere la carta di credito all'ospite solo quando esistono pagamenti in attesa la cui modalità di pagamento registrata è la carta di credito.

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