Gestisci con criterio le cancellazioni delle prenotazioni
Cancellare una prenotazione non si limita a fare clic: implica liberare il calendario, comunicare correttamente con l'ospite e, in alcuni casi, assumere commissioni dei portali. Conoscere la procedura adeguata ti permetterà di agire con sicurezza e mantenere una gestione ordinata.
Prenotazioni che possono essere cancellate nel VRMS
Nel VRMS puoi cancellare i seguenti stati:
Prelazione
Prenotazione confermata
Prenotazione pagata
Periodo di garanzia
Prenotazione di proprietario
Come cancellare una prenotazione
Hai due modi per effettuare la cancellazione:
Dal planning: individua la prenotazione, fai clic con il tasto sinistro e seleziona Cancella.
Dalla scheda della prenotazione: apri il dettaglio della prenotazione e utilizza l'opzione di cancellazione.
Motivi di cancellazione
Al momento della cancellazione, il sistema richiederà di indicare chi effettua l'azione. Questo passaggio è fondamentale, poiché influisce sull'applicazione di commissioni e politiche di cancellazione.
Caso 1. Cancella il turista
Seleziona Turista quando l'ospite non può viaggiare. Il sistema calcolerà automaticamente se spetta una penalizzazione o un rimborso secondo le tue politiche di cancellazione.
Caso 2. Cancella l'agenzia
Seleziona Agenzia quando la cancellazione è dovuta a motivi interni (incidenti, overbooking, ecc.). In questo caso, non si applica alcuna tassa di cancellazione al turista.
Consiglio utile
VRBO:
Se cancella l'agenzia → il portale mantiene la commissione di intermediazione.
Se cancella il turista → non si addebita commissione.
Altri portali: ogni canale ha il proprio procedimento. Consulta la sezione «Cosa si sincronizza» nella scheda del portale all'interno del Channel Manager.
Comunicazione con l'ospite
Prima di confermare la cancellazione, il sistema offre di inviare un messaggio automatico al turista. È consigliabile utilizzarlo per mantenere una comunicazione chiara ed evitare malintesi.
Consiglio utile
Anche se il sistema invia il messaggio, rinforza l'informazione con un contatto diretto e trasparente.
Cosa succede dopo la cancellazione?
La prenotazione appare nell'elenco come Cancellata.
Scompare dal planning e libera il calendario.
Nelle prenotazioni di proprietario, lo stato cambia a Cancellata proprietario.
Raccomandazioni:
Informa sempre l'ospite con chiarezza.
Rivedi le condizioni di ogni portale prima di cancellare.
Documenta la ragione della cancellazione per mantenere uno storico ordinato.
Errori frequenti
Selezionare il motivo errato al momento della cancellazione (turista/agenzia).
Non inviare il messaggio di cancellazione all'ospite.
Checklist per cancellare prenotazioni in Avantio
Assicurati di seguire ogni passaggio per evitare errori, commissioni inutili o blocchi nel calendario.
Identifica lo stato della prenotazione:
Prelazione, Confermata, Pagata, Periodo di garanzia o Proprietario.
Scegli come cancellarla:
Dal planning o dalla scheda della prenotazione.
Indica chi cancella:
Turista → applica politiche di cancellazione.
Agenzia → senza penalizzazione per l'ospite.
Rivedi le condizioni del portale:
Particolare attenzione a VRBO, che può applicare commissione all'agenzia.
Invia il messaggio di cancellazione:
Usa l'opzione automatica o comunicalo manualmente.
Conferma il risultato:
Nell'elenco apparirà come Cancellata e il calendario sarà libero.
Ora che conosci il processo, rivedi le condizioni di ogni portale con cui lavori per assicurarti di agire sempre nel modo più adeguato, evitare costi imprevisti e conservare la fiducia dei tuoi ospiti.
Domande frequenti
Cosa succede se cancello dal VRMS una prenotazione di un portale?
Cosa succede se cancello dal VRMS una prenotazione di un portale?
Il VRMS sincronizza la cancellazione, ma ogni portale applica le proprie regole. Consulta la scheda di sincronizzazione del canale.
Il calendario rimane bloccato dopo la cancellazione?
Il calendario rimane bloccato dopo la cancellazione?
No. La prenotazione scompare dal planning e le date diventano disponibili.
Posso annullare una cancellazione?
Posso annullare una cancellazione?
No. Se hai bisogno di recuperarla, dovrai creare una nuova prenotazione.
Viene addebitata una commissione del portale se cancella l'agenzia?
Viene addebitata una commissione del portale se cancella l'agenzia?
In alcuni casi sì, come in VRBO. Rivedi sempre le condizioni del canale.
Le prenotazioni di proprietario possono essere cancellate?
Le prenotazioni di proprietario possono essere cancellate?
Sì. In tal caso lo stato cambia a Cancellata proprietario.