Semplifica l'invio obbligatorio dei registri dei viaggiatori e delle prenotazioni
Il registro di ingresso dei viaggiatori è un documento obbligatorio in Spagna che raccoglie i dati degli occupanti di una prenotazione insieme alle loro firme. Deve essere conservato per tre anni per eventuali ispezioni.
Con l'integrazione tra Avantio e la piattaforma SES.Hospedajes (Segreteria di Stato per la Sicurezza), ora puoi inviare automaticamente le prenotazioni e i registri dei viaggiatori senza la necessità di stampare o archiviare documenti cartacei.
L'esportazione a SES.Hospedajes sostituisce le esportazioni precedenti alle forze di sicurezza (Polizia/Guardia Civil), che hanno cessato di essere operative ufficialmente dal 2 dicembre 2024.
Da quella data, tutti i soggetti obbligati devono riportare i registri di ospitalità esclusivamente attraverso la piattaforma della Segreteria di Stato per la Sicurezza.
Secondo il Real Decreto 933/2021, l'articolo 6 stabilisce che i soggetti obbligati devono comunicare le informazioni della loro attività entro un massimo di 24 ore a partire da:
La realizzazione o annullamento di una prenotazione o contratto (invio della prenotazione).
L'inizio dei servizi contrattati, cioè il check-in dell'alloggio (invio del registro dei viaggiatori).
Cosa devi inviare e quando?
Esistono due tipi di esportazioni obbligatorie:
Prenotazione
Si invia quando una prenotazione passa allo stato confermata o pagata.
Include unicamente i dati del titolare della prenotazione.
Deve essere inviata entro un massimo di 24 ore dalla conferma.
Registro dei viaggiatori
Si invia a partire dalla data del check-in.
Include i dati di tutti gli occupanti della prenotazione.
È obbligatorio inviarlo entro un massimo di 24 ore dall'ingresso.
Dati richiesti
Secondo il Real Decreto 933/2021, i dati minimi che devono essere raccolti sono:
Nome*Primo cognome*Secondo cognome* (obbligatorio se il viaggiatore è di nazionalità spagnola)Sesso*Numero di documento di identità*Numero di supporto del documento* (obbligatorio se è DNI o NIE)Tipo di documento (DNI, passaporto, TIE)*Nazionalità*Data di nascita*Luogo di residenza abituale*Indirizzo completo*Località*Paese*Telefono fissoTelefono cellulare*Email*Relazione di parentela tra viaggiatori* (obbligatorio se qualcuno è minorenne)
Come visualizzare i dati registrati dei viaggiatori?
Apri la scheda della prenotazione.
Clicca su
Azioni → Registro del viaggiatore.Vedrai un modello con i dati del cliente e degli occupanti (inseriti manualmente o tramite il check-in online).
Se hai attivo il check-in online, la firma verrà registrata automaticamente nel registro del viaggiatore.
Note
Esistono due modelli relativi al registro del viaggiatore:
«Registro di ingresso dei viaggiatori versione ufficiale»: formato A5, soddisfa i requisiti delle autorità e non è modificabile.
«Registro di ingresso dei viaggiatori A4»: formato A4, modificabile e include informazioni aggiuntive.
Secondo il Decreto 196/1976, è obbligatoria la firma del registro dei viaggiatori di tutti i maggiori di 14 anni.
Configurazione nel sistema
Per configurare l'esportazione a SES.Hospedajes:
Vai a
VRMS → Esportazioni → Alloggi.Completa le credenziali ottenute presso la sede del Ministero dell'Interno:
Certificato e password (forniti da SES.Hospedajes per comunicazioni tramite servizio web).
Codice del locatore.
Codice di stabilimento o alloggio.
Utente e password di SES.Hospedajes (per comunicazioni tramite servizio web).
Scegli se desideri effettuare l'esportazione manualmente o automaticamente.
Attenzione ai dettagli
Uno stesso codice di locatore può avere associati diversi alloggi.
Dovrai registrare in Avantio tanti codici di stabilimento quanti ne hai registrati in SES.Hospedajes, e associarli al loro alloggio corrispondente.
Anche se configuri l'esportazione automatica, è consigliabile controllare quotidianamente l'elenco delle esportazioni e inviare manualmente i registri con dati mancanti.
Esportazioni
Esportazione manuale
Per i registri dei viaggiatori: seleziona le date di ingresso (Da–A) e le regioni degli alloggi.
Per le prenotazioni: seleziona le date di registrazione (Da–A) e le regioni degli alloggi.
Se hai più account, verrà generato un file per ciascuno.
Se ci sono errori, potrai ometterli e inviare solo le prenotazioni valide; quelle con errori dovranno essere corrette e reinviate manualmente.
Esportazione automatica
L'esportazione automatica del registro dei viaggiatori viene effettuata quotidianamente.
Invia le prenotazioni in stato confermata o pagata con date di check-in precedenti alla data di esportazione.
Il sistema controlla i registri completati e invia solo quelli che soddisfano i requisiti; quelli incompleti restano in sospeso fino alla loro correzione e invio manuale.
L'esportazione automatica delle prenotazioni viene effettuata anch'essa ogni giorno, inviando tutte le prenotazioni confermate o pagate che non sono ancora state inviate.
Ogni prenotazione viene esportata individualmente: se una presenta errori, le altre verranno inviate senza problemi.
Controlla sempre l'elenco delle esportazioni per assicurarti che non ci siano errori.
Errori e validazioni di Alloggi
Una volta che il servizio di SES.Hospedajes riceve la richiesta, effettua le validazioni dei dati inviati. Possono verificarsi due situazioni:
Se esiste qualche errore di validazione: SES.Hospedajes restituisce un messaggio con il codice e la descrizione dell'errore. Potrai correggere le informazioni e inviare nuovamente il registro manualmente o modificarlo direttamente sulla piattaforma SES.Hospedajes.
Se i dati sono corretti: il messaggio di risposta restituisce il codice di stato 0-ok e un numero di lotto che identifica la richiesta.
Elenco delle esportazioni
Nell'elenco potrai vedere tutti i file generati e verificare se gli invii sono stati effettuati automaticamente o manualmente.
Se una parte non è stata inviata correttamente, apparirà con errori. Dovrai eliminare il file, correggere i dati e reinviarlo manualmente.
Importante sulle date di registrazione o conferma
Negli invii manuali, il sistema cerca le prenotazioni confermate o pagate per data di registrazione che non siano ancora state inviate.
Negli invii automatici giornalieri, il sistema identifica le prenotazioni che passano a stato confermata o pagata e che non siano state esportate precedentemente.
L'elenco delle esportazioni mostra una colonna con la data di registrazione o conferma, a seconda del metodo di invio utilizzato.
Domande frequenti
Cosa succede se una prenotazione viene cancellata?
Cosa succede se una prenotazione viene cancellata?
Per ora, vengono esportate solo le registrazioni delle prenotazioni. Le cancellazioni o modifiche devono essere gestite direttamente in SES.Hospedajes.
È obbligatorio l'uso di SES.Hospedajes per tutti gli alloggi in Spagna?
È obbligatorio l'uso di SES.Hospedajes per tutti gli alloggi in Spagna?
Sì. Dal 1 ottobre 2024, tutti i Property Manager sono obbligati a inviare le registrazioni delle prenotazioni e i rapporti dei viaggiatori attraverso questa piattaforma.
Quali modelli sono disponibili per il documento Parte di viaggiatore?
Quali modelli sono disponibili per il documento Parte di viaggiatore?
Esistono due versioni: la versione ufficiale (A5), non modificabile e richiesta dalle autorità, e la versione A4, modificabile e con informazioni aggiuntive.
Cosa devo fare se un ospite non completa il check-in online?
Cosa devo fare se un ospite non completa il check-in online?
Il Property Manager deve inserire manualmente i dati del viaggiatore in VRMS prima di effettuare l'esportazione.