Invia i dati dei viaggiatori ed evita sanzioni automaticamente dal VRMS
La normativa vigente (Real Decreto 933/2021) obbliga le agenzie con alloggi nei Paesi Baschi a comunicare all'Ertzaintza i dati dei viaggiatori tramite il Parte di Viaggiatore (A19).
Con il modulo di esportazione del VRMS, questo processo può essere effettuato manualmente o automaticamente, garantendo la conformità legale e semplificando la gestione.
A partire dal 1 gennaio 2025, è obbligatorio l'uso della nuova esportazione Ertzaintza A19, completamente compatibile con il Real Decreto 933/2021. La versione precedente sarà deprecata.
Vantaggi del modulo
Evita duplicati: vengono inviati solo i registri in sospeso.
Controllo avanzato degli errori: il sistema avvisa se manca qualche dato prima di esportare.
Storico disponibile: consente di consultare e gestire esportazioni passate.
Esportazioni annullabili: puoi correggere e rigenerare l'invio.
Automazione: possibilità di programmare esportazioni giornaliere.
Accesso al modulo
Accedi da VRMS → Report → Esportazioni e seleziona la scheda «Ertzaintza A19».
Da lì potrai configurare, creare e consultare le tue esportazioni.
Configurazione iniziale
Nell'aggiornamento alla nuova esportazione Ertzaintza A19 sono stati migrati automaticamente i dati di configurazione esistenti, per evitare che i Property Manager debbano riconfigurarli.
Elementi migrati dall'esportazione precedente:
Certificato: si mantiene lo stesso dell'esportazione precedente di Ertzaintza.
Invio automatico: funziona come nell'esportazione a SES.Hospedajes; può essere attivato dalla sezione «Configurazione».
Configurazione predefinita e personalizzata: i dati sono stati trasferiti dalla configurazione precedente.
Dati da verificare
Codice del locatore: questo campo deve essere aggiornato, poiché è un nuovo requisito.
Codici di stabilimento: devono essere verificati sulla piattaforma dell'Ertzaintza per confermare che siano ancora validi.
Certificato digitale e password associata
Per effettuare gli invii del Parte di Viaggiatore (Ertzaintza A19) è indispensabile disporre di un certificato digitale a nome dell'agenzia.
Questo certificato consente di effettuare pratiche telematiche, come quelle fiscali, e deve avere l'estensione .pfx.
In caso di mancata disponibilità, l'Ertzaintza consiglia di richiederlo presso uno dei seguenti organismi:
Izenpe
FNMT
Camerfirma
Configurazione predefinita e personalizzata
Codice unico per tutti gli alloggi
Inserisci il codice nella configurazione predefinita.
Codici diversi per alloggio
Nella sezione «Predefinito», inserisci un codice comune per gli alloggi che condividono le credenziali.
Nella sezione «Personalizzato», completa il codice del locatore, il codice di stabilimento e il nome dell'alloggio per i casi individuali.
Assicurati che ogni codice di stabilimento abbia almeno un alloggio assegnato.
Tipi di esportazione Ertzaintza A19
Esistono due tipi di invii:
Registrazione di prenotazione di alloggio (RH)
Si genera quando una prenotazione passa allo stato confermata o pagata.
Include i dati dello stabilimento, la prenotazione e le informazioni minime del cliente principale.
Registrazione del parte di viaggiatore (PV)
Si genera alla data di check-in.
Include i dati completi della prenotazione e di tutti i viaggiatori.
Nel menu del modulo troverai due sezioni distinte:
Ertzaintza A19 (Registrazione prenotazioni)
Ertzaintza A19 (Parte del viaggiatore)
Ogni sezione dispone delle opzioni: «Nuova esportazione», «Elenco delle esportazioni» e «Configurazione».
Esportazione manuale
Parte di viaggiatore (Ertzaintza A19):
Seleziona le date di ingresso da esportare (Da–A).
Indica le regioni degli alloggi.
Registrazione prenotazione (Ertzaintza A19):
Seleziona le date di registrazione (Da–A).
Indica le regioni degli alloggi.
Se gestisci più account, il sistema genererà un file per ciascuno.
Ogni file includerà le prenotazioni che soddisfano i filtri applicati.
In caso di errori, potrai ometterli e inviare solo le prenotazioni che superano la validazione.
Le prenotazioni con errori dovranno essere corrette prima di riesportare.
Esportazione automatica
Parte di viaggiatore (Ertzaintza A19):
Si effettua quotidianamente, inviando le prenotazioni in stato confermata o pagata con date di check-in precedenti alla data di esportazione.
Il sistema verifica che i parti di ogni viaggiatore siano completi. Se qualcuno non lo è, il suo invio rimarrà in sospeso e dovrà essere completato manualmente.
Registrazione prenotazione (Ertzaintza A19):
Viene eseguita anch'essa quotidianamente, inviando tutte le prenotazioni confermate o pagate che non sono state inviate in precedenza.
Ogni prenotazione viene esportata individualmente, permettendo che gli errori in una non blocchino l'invio delle altre.
Attenzione ai dettagli
Le esportazioni automatiche vengono effettuate entro le 24 ore successive alla data di check-in della prenotazione. Se l’esportazione non va a buon fine o non viene eseguita per mancanza di dati, dovrai verificare le informazioni, correggere gli errori ed effettuare l’invio manualmente, sempre entro lo stesso termine di 24 ore dal check-in.
Trascorso tale termine, non potrai più effettuare l’esportazione tramite nessuna delle modalità offerte dal sistema, né manuale né automatica.
Controlla quotidianamente l'elenco delle esportazioni per assicurarti che non ci siano errori in sospeso.
Errori e validazioni
Verifiche preliminari nel VRMS:
Se manca un campo obbligatorio, apparirà l'avviso «Nome del campo: Non specificato».
Se il formato è errato, verrà mostrato «Nome del campo: Formato non valido».
Questi errori devono essere corretti nel VRMS prima dell'invio.
Validazioni successive di Ertzaintza:
Se esiste un errore di validazione, il messaggio di risposta includerà un codice e la sua descrizione.
Se i dati sono corretti, verrà restituito il codice di stato 0-ok e un numero di lotto che identificherà la richiesta.
L'organismo conferma solo se il file è valido o meno; lo stato finale del rapporto può essere consultato direttamente sulla piattaforma di Ertzaintza.
Per correggere errori:
Effettua un nuovo invio manuale con le informazioni corrette, oppure
Accedi alla piattaforma di Ertzaintza e correggi il modulo corrispondente.
Elenco delle esportazioni
L'elenco mostra tutti i file generati e indica se gli invii sono stati effettuati in modo automatico o manuale.
Se un rapporto non è stato inviato correttamente, apparirà contrassegnato con errori. Dovrai eliminare il file, correggere i dati e reinviarlo manualmente.
Date di registrazione e conferma
Negli invii manuali, il sistema cerca le prenotazioni confermate o pagate in base alla data di registrazione.
Negli automatici, sono incluse tutte le prenotazioni che passano allo stato confermata o pagata e non sono ancora state inviate.
L'elenco delle esportazioni effettuate include una colonna con la data di registrazione o conferma, a seconda del tipo di invio.
Buone pratiche
Rivedi e mantieni la configurazione aggiornata per garantire la conformità normativa:
Controlla quotidianamente l'elenco delle esportazioni, anche se utilizzi l'opzione automatica.
Mantieni aggiornato il certificato digitale e la sua password.
Verifica che ogni alloggio sia associato a un codice di stabilimento valido.