Più controllo sui tuoi incassi nel business degli affitti turistici

Gestire una proprietà turistica significa molto più che ricevere prenotazioni e consegnare le chiavi. In un contesto in cui si incontrano proprietari, viaggiatori e fornitori, mantenere una tracciabilità chiara dei pagamenti è essenziale per garantire trasparenza ed efficienza operativa.

La precisione documentale non è solo un supporto in caso di qualsiasi richiesta contabile, ma anche una dimostrazione di professionalità verso i tuoi collaboratori e clienti. Per questo, da Avantio abbiamo introdotto una nuova funzionalità che rafforza il tuo controllo finanziario: il giustificativo di pagamento.

Cos’è e a cosa serve il giustificativo di pagamento?

Il giustificativo di pagamento è un nuovo documento contabile disponibile nel sistema VRMS, che funge da prova che un pagamento è stato effettuato tra due parti. Pur avendo una funzione simile alla ricevuta tradizionale, si distingue per la sua maggiore versatilità e per non essere necessariamente collegato a una fattura.

Questo documento permette di

Emettere una certificazione di pagamento anche in assenza di una fattura.
Facilitare la gestione dei pagamenti in situazioni in cui non è obbligatorio emettere una fattura.
Generare giustificativi sia da parte dell’azienda che a nome del proprietario.

Quando è utile emettere un giustificativo di pagamento?

Il giustificativo di pagamento è particolarmente utile in casi come i seguenti:

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Pagamento anticipato senza fattura: l’ospite effettua un acconto che non richiede fattura immediata.
Servizi o extras non fatturati: vengono gestiti addebiti aggiuntivi come early check-in o culla, senza generare una fattura formale.
Pagamenti registrati senza obbligo fiscale: operazioni interne o semplificate che non richiedono dichiarazione all’Agenzia delle Entrate.
Pagamento diretto al fornitore: viene effettuato un pagamento per un servizio (ad esempio, pulizie) senza necessità di emettere fattura.
Emissione a nome del proprietario: il gestore agisce per conto del proprietario e documenta il pagamento effettuato.

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Prima di iniziare a usare questa funzione, è importante sapere se la tua azienda soddisfa i requisiti tecnici e strutturali necessari. Di seguito ti mostriamo a chi è rivolta questa funzionalità.

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Disponibile per: nuova struttura di fatturazione; integrazione con Veri*factu.
Non disponibile per: aziende con SAF-T (Portogallo); certificazione NF525 (Francia); TicketBAI (Spagna); utenti Invopop.

Dove si può emettere il giustificativo di pagamento?

Il sistema permette di generare il giustificativo da diversi punti chiave a seconda del tipo di operazione. Per facilitare la comprensione, ti mostriamo da dove e come farlo.

Passo dopo passo

Accedi alla sezione «Prenotazioni», situata nel menu laterale del VRMS.
Clicca su «Elenco prenotazioni» e seleziona la prenotazione che desideri consultare.
Si aprirà un pannello laterale con i dati della prenotazione. Per vedere la scheda completa, clicca sul pulsante «Vista completa»
.
Clicca su «Azioni» e poi su «Fatturare».
Scegli tra «Emetti giustificativo di pagamento» o «Emetti giustificativo di pagamento a nome del proprietario».
Verifica i dati e clicca su «Genera» per emettere il giustificativo.

Punti di emissione

Modulo di prenotazione
Generazione di fatture dalle prenotazioni
Fatturazione di servizi o extras

Punti di visualizzazione

Elenco delle fatture
Elenco delle fatture dei proprietari
Intranet del proprietario (con permessi configurati)

Come si configura e si emette?

Configurazione preliminare

Configurare correttamente le serie e i modelli è un passaggio iniziale indispensabile. Anche se la procedura è semplice, rivedere i passaggi può aiutarti a evitare errori e risparmiare tempo.

Accedi a Configurazione → Azienda o Configurazione → Proprietario, a seconda di chi emetterà il documento.
Nella sezione «Serie e numerazione», puoi creare:
- una nuova serie specifica per i giustificativi di pagamento.
- una serie distinta per gli abbuoni.
Successivamente, nella sezione «Modelli», individua il modello predefinito corrispondente, duplicalo e apporta le personalizzazioni necessarie (ad esempio, logo o piè di pagina).

Considerazioni importanti

Per evitare fraintendimenti, abbiamo riassunto visivamente i punti più rilevanti sulla gestione di questo documento. Consulta questa guida rapida prima di emettere un giustificativo:

Regole chiave da tenere a mente

Non può essere modificato né eliminato una volta emesso. Per annullarlo, è necessario generare un abbuono.
Non viene inviato all’Agenzia delle Entrate tramite Veri*factu, poiché non costituisce un documento fiscale.
Non include IVA. Se è necessario mostrare imposte, deve essere emessa una fattura.
Non permette di generare ricevute, poiché entrambi i documenti svolgono la stessa funzione.
Non è disponibile per saldo né spese del proprietario.

Il giustificativo di pagamento è uno strumento pratico, pensato per chi gestisce affitti turistici con professionalità e ha bisogno di tenere sotto controllo tutti i flussi economici coinvolti. Permettendo di registrare pagamenti senza dover emettere una fattura, offre flessibilità senza compromettere la tracciabilità.

Ti invitiamo a provare questa nuova funzionalità e a integrarla nei tuoi processi contabili. Perché in un settore dove rapidità e fiducia sono fondamentali, avere strumenti che supportano la tua gestione fa davvero la differenza.

Semplice. Efficiente. Sicuro. Tutto pensato per darti il controllo dei tuoi pagamenti a portata di clic.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra un giustificativo di pagamento e una ricevuta?

Entrambi i documenti attestano che è stato effettuato un pagamento, ma il giustificativo di pagamento è più versatile, poiché non deve essere collegato a una fattura. Inoltre, non si può generare una ricevuta a partire da un giustificativo, dato che svolgono la stessa funzione.

Posso emettere un giustificativo di pagamento con IVA inclusa?

No. Il giustificativo di pagamento non deve riportare imposte. Se è necessario mostrare IVA o altri elementi fiscali, bisogna emettere una fattura al suo posto.

Posso usare questa funzionalità se la mia azienda lavora con Invopop o TicketBAI?

No. Il giustificativo di pagamento non è disponibile per aziende che utilizzano Invopop né per quelle soggette a certificazioni fiscali come TicketBAI, NF525 o SAF-T.

Dove posso consultare i giustificativi già emessi?

Puoi trovarli nell’elenco delle fatture, nell’elenco delle fatture dei proprietari o nell’Intranet del proprietario (se i permessi sono abilitati).

Come emettere una ricevuta di pagamento