Inizia subito: cosa significa saldare una prenotazione cancellata?
Saldare una prenotazione cancellata significa riflettere l’effetto economico della cancellazione: quanto viene restituito al viaggiatore, quale parte resta come penale e, se necessario, cosa spetta pagare al proprietario. Il trattamento dipende dal fatto che ci sia stato un pagamento anticipato e se esiste una penalità.
Prenotazioni cancellate senza pagamento
Se la prenotazione non è stata pagata:
Puoi scartarla dalla scheda della prenotazione così non apparirà nei saldi.
Hai anche la possibilità di includerla nel saldo (senza generare movimenti) per mantenere una registrazione trasparente.
Prenotazioni cancellate con pagamento
Qui ci sono due situazioni:
Cancellazione da parte del viaggiatore
Se la politica di cancellazione prevede una penalità parziale (ad esempio, il 50% dell’affitto), si rimborsa la parte dovuta al viaggiatore e il resto può diventare margine commerciale dell’agenzia.
Se non c’è penalità, si restituisce l’importo totale e si annullano tutte le scritture contabili generate dalla prenotazione.
Cancellazione da parte dell’agenzia o del portale
Di solito comporta il rimborso totale al viaggiatore.
Il sistema annulla le scritture contabili collegate: il pagamento al proprietario e la commissione dell’agenzia vengono annullati.
Se una parte della penalità spetta al proprietario, conviene registrarla come pagamento in acconto per mantenere la giusta tracciabilità.
Esempi pratici
Caso 1: penalità del 50 % prima del check-in
Un viaggiatore cancella due giorni prima. Se la politica prevede una penalità del 50%:
Si restituisce la parte dovuta al cliente.
Il resto viene considerato margine dell’agenzia.
Non si paga nulla al proprietario, salvo diverso accordo contrattuale.
Caso 2: cancellazione senza penalità dopo il check-in per errore dell’agenzia
Si restituisce l’importo totale.
Si annullano tutte le scritture, conferma, pagamento al proprietario e commissione dell’agenzia.
Il risultato netto è che non resta saldo: come se la prenotazione non fosse mai esistita.
Errori frequenti
Non includere pagamenti ai fornitori (ad esempio, pulizie) già previsti.
Considerare le prenotazioni cancellate come se fossero prenotazioni nelle liquidazioni.
Per gestire le cancellazioni senza errori:
Se non c’è stato pagamento: scartala o includila senza movimenti.
Se c’è stato pagamento: restituisci tutto o in parte secondo la politica, registra le penalità e annulla le scritture contabili non necessarie.
Così eviterai errori nei tuoi conti e manterrai rapporti trasparenti con proprietari e viaggiatori.
Domande frequenti
Cosa succede se la penalità della cancellazione spetta al proprietario?
Cosa succede se la penalità della cancellazione spetta al proprietario?
Deve essere registrata come pagamento in acconto a suo favore, così apparirà nel saldo successivo.
Le prenotazioni cancellate senza penalità devono essere mostrate nei saldi?
Le prenotazioni cancellate senza penalità devono essere mostrate nei saldi?
Sì, puoi includerle come riferimento anche se non generano movimenti, per maggiore trasparenza.
Cosa fare se il rimborso al viaggiatore è già stato effettuato tramite il portale?
Cosa fare se il rimborso al viaggiatore è già stato effettuato tramite il portale?
L’aggiustamento va registrato manualmente: il portale effettua il rimborso e tu inserisci il movimento che ti riguarda.
Cosa succede a extras e tasse turistiche in caso di cancellazione con rimborso totale?
Cosa succede a extras e tasse turistiche in caso di cancellazione con rimborso totale?
Vengono annullati insieme alle altre scritture della prenotazione, così non resta alcun saldo pendente.