Scegli come fatturare una cancellazione
Anche se le prenotazioni cancellate non permettono di generare fatture in modo diretto, in alcuni casi è necessario emettere un documento fiscale. Succede, ad esempio, quando applichi una penalizzazione per cancellazione, quando vuoi registrare contabilmente un introito associato o se l'ospite richiede una fattura ufficiale della penalizzazione. Fortunatamente, ci sono alternative semplici per risolvere la questione.
Opzioni disponibili
Opzione 1. Fatturare come extra o servizio
Il modo più rapido e ordinato è creare un extra interno (ad esempio, «Penalizzazione di prenotazione cancellata») e fatturarlo come se fosse un servizio extra.
Passi da seguire
Accedi alla sezione di fatturazione di extras e servizi.
Seleziona un nuovo concetto, ad esempio, con il nome «Penalizzazione di prenotazione cancellata».
Inserisci l'importo esatto che desideri fatturare.
Configura l'IVA inclusa nell'importo.
Nella descrizione, indica i dati chiave della prenotazione originale: numero di prenotazione e date di check-in e check-out.
Attenzione ai dettagli
Si dimentica spesso di aggiungere la riferimento della prenotazione originale nella descrizione. Includila sempre per evitare confusioni contabili o con il cliente.
Opzione 2. Modificare temporaneamente la prenotazione cancellata
Un'altra alternativa è riattivare la prenotazione in modo temporaneo. Basta cambiare il suo stato a pre-prenotazione, confermata o pagata e seguire il flusso di fatturazione abituale. Una volta emessa la fattura, ricorda di cancellare nuovamente la prenotazione per mantenere il registro corretto.
Errori frequenti
Dimenticare di riportare la prenotazione allo stato cancellato.
Emettere la fattura senza verificare che gli importi riflettano solo la penalizzazione e non l'intero soggiorno.
Buone pratiche
Prima di emettere la fattura, conferma:
Che la politica di cancellazione giustifica la penalizzazione.
Che l'importo è calcolato correttamente.
Che l'IVA è applicata in modo adeguato.
Che la descrizione include i dati della prenotazione cancellata.
Con queste opzioni puoi emettere fatture anche in caso di prenotazioni cancellate, rispettando i tuoi obblighi fiscali e mantenendo la trasparenza con i tuoi ospiti.
Decidi quale metodo si adatta meglio alla tua operativa interna e mettilo in pratica alla tua prossima cancellazione.
Domande frequenti
Posso emettere una fattura direttamente da una prenotazione cancellata in Avantio VRMS?
Posso emettere una fattura direttamente da una prenotazione cancellata in Avantio VRMS?
No. Attualmente non è possibile fatturare una prenotazione in stato «Cancellata» senza applicare uno dei metodi alternativi.
Qual è l'opzione più consigliata per fatturare una penalizzazione di cancellazione?
Qual è l'opzione più consigliata per fatturare una penalizzazione di cancellazione?
Fatturare come extra/servizio è solitamente più rapido e sicuro, poiché evita di modificare lo stato della prenotazione.
Quali dati devo includere nella fattura di penalizzazione per una prenotazione cancellata?
Quali dati devo includere nella fattura di penalizzazione per una prenotazione cancellata?
L'importo esatto, l'IVA corrispondente e il riferimento alla prenotazione originale (numero e date).
Cosa succede se mi dimentico di riportare la prenotazione in stato cancellato dopo aver emesso la fattura?
Cosa succede se mi dimentico di riportare la prenotazione in stato cancellato dopo aver emesso la fattura?
Il sistema registrerà la prenotazione come attiva, il che può generare incoerenze nei tuoi rapporti. Verificalo sempre.
Posso usare queste opzioni se l'ospite non richiede fattura, ma ho bisogno di riflettere l'ingresso?
Posso usare queste opzioni se l'ospite non richiede fattura, ma ho bisogno di riflettere l'ingresso?
Sì. Specialmente se la tua contabilità richiede di riflettere la penalizzazione come ingresso.