Configura la Garanzia in modo flessibile e trasmetti fiducia ai tuoi ospiti
La Garanzia è una risorsa chiave per proteggere i tuoi Alloggi da danni o inadempienze. Tuttavia, una gestione inadeguata può causare errori contabili, confusione o persino conflitti con gli ospiti. Il VRMS ti offre la possibilità di configurare la Garanzia in modo flessibile, adattarla a ogni proprietà e automatizzarne il rimborso, migliorando così l’efficienza e trasmettendo maggiore fiducia ai tuoi clienti.
Dove si configura la Garanzia?
In base alle tue esigenze operative, puoi definire la Garanzia su due livelli:
Configurazione globale (per tutti gli Alloggi)
Percorso:
Tariffa → Extra → Garanzia (rimborsabile)Usala se l’importo e l’operatività sono uguali in tutte le tue proprietà.
Configurazione individuale (per Alloggio)
Percorso:
Scheda dell’alloggio → ExtraIdeale se desideri applicare importi, metodi di incasso o tempistiche diversi a seconda dell’Alloggio.
Come si paga la Garanzia?
Momento del pagamento
Percorso: Scheda dell’alloggio → Quando si paga
Opzioni disponibili:
Al momento della Prenotazione.
All’arrivo.
Con l’ultimo pagamento prima dell’arrivo.
Consiglio utile
Si consiglia di configurare il pagamento della Garanzia «all’arrivo» per una migliore esperienza del cliente.
Metodo di pagamento
Percorso: Scheda dell’alloggio → Metodo di pagamento
Opzioni disponibili:
Bonifico bancario
Assegno
Cheque vacances
Contanti
Carta (POS fisico o virtuale)
Pre-autorizzazione su carta (Blocco su carta)
PayPal (solo per il primo pagamento dal sito)
Attenzione ai dettagli
Se lavori con addebito o pre-autorizzazione su carta, il rimborso deve essere effettuato anch’esso su carta.
Se utilizzi Avantio Payments, assicurati di usare sempre un unico metodo di pagamento per incasso e rimborso:
— Incasso e rimborso su carta
— Blocco e svincolo su carta
Addebito o pre-autorizzazione della Garanzia con carta
Quando usi carte di credito o debito, il sistema offre due modalità di gestione:
Addebito su carta: l’importo viene addebitato direttamente sulla carta dell’ospite come un normale pagamento.
Pre-autorizzazione su carta: l’importo viene bloccato temporaneamente senza essere incassato. Il denaro non viene trasferito, resta solo bloccato fino allo svincolo o alla cattura.
Come funziona la pre-autorizzazione su carta?
La pre-autorizzazione ha queste caratteristiche:
Non viene incassata, si blocca soltanto l’importo.Il termine è limitato (tra 5 e 30 giorni, secondo banca o piattaforma).
Se non viene catturata, la banca libera automaticamente l’importo.
Attenzione ai dettagli
Il termine è determinato principalmente dalla banca emittente della carta.
Se non c’è una configurazione specifica, si applica il termine della piattaforma acquirer.
Su carte VISA e MasterCard, di solito tra 7 e 14 giorni.
È possibile liberare o catturare solo l’importo totale, non parziale.
Consiglio utile
Configura lo svincolo entro il limite consentito dalla piattaforma di pagamento per evitare inconvenienti.
Quando si rimborsa la Garanzia?
Puoi definire il termine di rimborso in funzione dell’uscita dell’ospite:
stesso giorno del check-out,
tra 1 e 6 giorni dopo,
tra 1 e 2 settimane dopo.
Percorso: Extra → Garanzia rimborsabile → Metodo di rimborso
In caso di pre-autorizzazione, lo svincolo avviene automaticamente secondo il termine consentito dalla banca o dalla piattaforma di pagamento:
L’importo resta bloccato tra 5 e 30 giorni, secondo piattaforma o banca.
Se la transazione non viene catturata (autorizzata definitivamente), la banca svincola automaticamente l’importo.
Il termine è determinato principalmente dalla banca emittente della carta (dell’ospite).
Se non c’è configurazione specifica, si applica il termine dell’acquirer (es. piattaforma di pagamento o banca).
Per carte VISA e MasterCard, di solito tra 7 e 14 giorni.
Attenzione ai dettagli
Si può liberare o catturare solo l’importo totale della Garanzia pre-autorizzata. Non è possibile farlo parzialmente.
Consiglio utile
Se lavori con pre-autorizzazione su carta, assicurati che il termine di rimborso non superi il limite consentito dalla piattaforma di pagamento.
Personalizzazione del termine di pre-autorizzazione
Adatta il comportamento dei blocchi in base alla piattaforma di pagamento e migliora la gestione delle Garanzie.
Il sistema include una funzionalità avanzata per personalizzare il termine di blocco della Garanzia, adattabile secondo la piattaforma di pagamento.
Requisiti
Avere configurato l’extra di Garanzia rimborsabile.
Scegliere tra due comportamenti possibili:
Logica combinata
si applica quanto configurato nell’extra come minimo;
si applica il valore massimo consentito dalla piattaforma come limite.
a. Se il termine dell’extra è rispettato → si applica l’extra.
b. Se non è rispettato → si applica il massimo della piattaforma.
Esempio:
Piattaforma: pre-autorizzazione fino a 30 giorni;Extra Garanzia: rimborso a 14 giorni dopo il check-out;Prenotazione:Check-in: 01/10/2025Check-out: 22/10/2025Data del blocco: 01/10/2025Disponibilità della pre-autorizzazione secondo piattaforma: fino al 30/10/2025
Data di svincolo secondo extra: 05/11/2025
In questo caso, superando la data di svincolo della Garanzia il limite consentito dalla piattaforma, verrà applicata la configurazione personalizzata.
Logica predefinita
Si applica sempre il termine stabilito dalla piattaforma di pagamento, senza considerare la configurazione definita nell’extra.
È l’opzione ideale per amministratori che cercano una gestione standardizzata e automatica, senza aggiustamenti specifici per proprietà.
Gestire la Garanzia nel VRMS ti permette di combinare controllo operativo e flessibilità, sia configurandola in modo globale o individuale, sia definendo metodi di pagamento diversi o automatizzando il rimborso.
Con le opzioni di addebito, pre-autorizzazione e personalizzazione dei termini, la tua agenzia guadagna in efficienza, sicurezza e trasparenza, offrendo ai tuoi ospiti un’esperienza più chiara e affidabile.