Che cosa sono le notifiche automatiche di incasso?
Le notifiche automatiche di incasso sono messaggi che il sistema invia ai tuoi ospiti per tenerli informati su pagamenti, date, importi, metodi e autorizzazioni, offrendo chiarezza e fiducia in ogni fase del processo.
Quali sono i principali benefici?
Mantengono l’ospite informato.
Automatizzano il processo di incasso.
Riducono il follow-up manuale.
Dove posso trovare questo modulo?
Accedi alla configurazione delle notifiche in:
Configurazione → Avantio PaymentsAccedi al tuo VRMS.
Vai al menu «Configurazione».
Seleziona l’opzione «Avantio Payments».
Accederai alla sezione «Configurazione Avantio Payments».
Vai alla voce «Avvisi al turista».
Troverai i diversi tipi di notifiche disponibili:
Avviso di incasso
Autorizzazione
Incasso effettuato
Incasso non riuscito
Riprova
Annulla Prenotazione
Attenzione ai dettagli
I modelli di Avantio Payments sono predefiniti e non è possibile modificarli.
Configurazione passo dopo passo
Passo 1. Sicurezza dei pagamenti (PSD2)
Passo 1. Sicurezza dei pagamenti (PSD2)
Questa opzione consente di richiedere l’autorizzazione al pagamento nelle transazioni provenienti dal Channel Manager (operazioni MOTO).
Di norma, questo tipo di operazioni viene processato senza autorizzazione. Tuttavia, attivando questa funzione, le tue transazioni saranno più protette e si ridurrà il rischio di possibili chargeback.
Per configurarla passo dopo passo:
Accedi alla sezione «Configurazione Avantio Payments».
Fai clic su «Modifica».
Vai a PSD2 → Sicurezza dei pagamenti (PSD2).
Nel menu a tendina «Modalità di processamento dei pagamenti nel Channel Manager», seleziona l’opzione che preferisci:
Senza doppia autenticazione
Vantaggio: maggiore tasso di conversione. L’ospite non effettua verifiche aggiuntive.
Consigliata quando rapidità e semplicità del pagamento sono prioritarie.
Con doppia autenticazione (SCA – Strong Customer Authentication)
Vantaggio: massima sicurezza nella transazione.
Richiede validazione a due fattori.
Consigliata per conformità normativa e protezione antifrode.
Passo 2. Automazioni degli incassi
Passo 2. Automazioni degli incassi
All’interno della stessa sezione di configurazione, accedi alla voce «Automazioni».
Attiva o disattiva le automazioni usando l’interruttore on/off.
Nel campo «Operazioni automatizzate», seleziona a quali pagamenti applicarle:
Incassi
Rimborsi
Garanzie
Nel campo «Ora di emissione e notifica», imposta l’ora esatta in cui verrà inviata la notifica corrispondente per ciascuna operazione automatizzata.
Definisci se includere nel processo automatizzato le Prenotazioni create manualmente.
Spunta la casella Le Prenotazioni manuali non vengono automatizzate per escluderle.
Deselezionala se desideri includerle.
Passo 3. Cambio automatico della Prenotazione
Passo 3. Cambio automatico della Prenotazione
Successivamente, accedi alla sezione «Cambio automatico degli stati della Prenotazione».
Nel campo «In caso di incasso non riuscito» puoi configurare due opzioni:
1. Segna Prenotazione come non riuscita
Se il tentativo di incasso non va a buon fine, il sistema invia automaticamente una notifica al cliente informandolo dell’incidente.
Una volta esauriti tutti i tentativi di riprova configurati e se è selezionata l’opzione «Segna Prenotazione come non riuscita», l’agenzia riceverà una notifica.
Dalla scheda della Prenotazione potrai:
contattare il turista,
registrare l’incasso manualmente oppure
annullare la Prenotazione.
2. Annulla la Prenotazione
Il cliente riceve automaticamente una notifica che informa che la sua Prenotazione è stata annullata per mancato completamento del pagamento.
Tieni presente che l’annullamento non si riflette automaticamente su tutti i portali. È necessario verificare la sincronizzazione e la compatibilità di ogni canale connesso.
In alcuni casi, dovrai effettuare l’annullamento manualmente nell’extranet del portale (ad esempio, Booking.com, Airbnb o Expedia).
3. Cambia lo stato della Prenotazione
Puoi configurare che il sistema cambi automaticamente lo stato della Prenotazione:
da «Prelazione» a «Prenotazione» quando viene effettuato il primo pagamento;
a «Pagata» una volta completato con successo l’incasso totale.
Passo 4. Avvisi al turista
Passo 4. Avvisi al turista
Vai alla sezione «Avvisi al turista».
Lì troverai i diversi tipi di notifiche che Avantio Payments invia automaticamente per mantenere l’ospite informato in ogni fase chiave del processo di pagamento.
Queste notifiche non solo garantiscono maggiore trasparenza, ma rafforzano anche la sicurezza e la fiducia del cliente.
Notifiche automatiche all’ospite nel processo di pagamento
Avviso di incasso imminente: prima di effettuare l’addebito, il sistema invia una notifica all’ospite indicando l’importo e la data prevista. Puoi definire con quanti giorni di anticipo desideri inviare questo avviso.
Richiesta di autorizzazione (PSD2): per rispettare la normativa europea PSD2, si chiede all’ospite di confermare il pagamento futuro tramite autenticazione rafforzata (SCA). Questo passaggio garantisce che la transazione sia sicura e validata dal titolare della carta.
Conferma di incasso effettuato: una volta completato il pagamento, l’ospite riceve una notifica automatica che conferma l’elaborazione corretta dell’operazione.
Incasso non riuscito e riprove: se un pagamento non può essere completato (ad es. fondi insufficienti o carta scaduta), il sistema invia una notifica all’ospite informandolo dell’incidente. Inoltre, è possibile configurare riprove automatiche per recuperare l’incasso senza intervento manuale.
Si possono programmare fino a tre riprove automatiche entro 72 ore dal primo tentativo non riuscito.
Ogni riprova può essere effettuata con la stessa carta o con una diversa, in base alla preferenza del cliente.
In questo modo, l’ospite dispone di fino a quattro opportunità per completare il pagamento (un tentativo iniziale più tre riprove).
A ogni riprova, il sistema invia un’email automatica con lo stato dell’incasso e le istruzioni per aggiornare il metodo di pagamento, se necessario.
Passo 5. Avvisi sulla Garanzia
Passo 5. Avvisi sulla Garanzia
Avantio Payments permette di mantenere l’ospite informato in ogni momento sullo stato e l’evoluzione della Garanzia associata alla sua Prenotazione, rafforzando trasparenza e fiducia nel processo.
Garanzia bloccata o incassata
L’ospite riceve una notifica che indica che la Garanzia è stata bloccata (pre-autorizzazione) o incassata, in base a quanto stabilito nella configurazione dell’Extra Garanzia.
Rimborso della Garanzia
Al termine del processo di rimborso, il cliente riceve una notifica automatica che conferma il rimborso dell’importo della Garanzia.
Le notifiche automatiche di Avantio Payments permettono che ogni incasso, riprova o rimborso venga comunicato in modo chiaro e puntuale.
Così, i tuoi ospiti sono sempre aggiornati sullo stato delle loro Prenotazioni, rafforzando fiducia e trasparenza in tutto il processo.
Domande frequenti
Per le Prenotazioni manuali, qual è il ritardo tra l’avviso di incasso e l’incasso reale? È possibile modificare questi tempi?
Per le Prenotazioni manuali, qual è il ritardo tra l’avviso di incasso e l’incasso reale? È possibile modificare questi tempi?
Per le Prenotazioni manuali con incassi automatizzati, l’avviso di incasso viene inviato 30 minuti dopo il salvataggio della Prenotazione e il addebito viene effettuato 60 minuti più tardi, richiedendo l’autorizzazione quando previsto.
È possibile ridurre questi tempi configurando in Avantio Payments che le Prenotazioni manuali non siano automatizzate. In tal caso, il PM dovrà cliccare su «Richiedi carta e incassa» dopo aver salvato la Prenotazione. Questa azione invierà subito l’email di richiesta di autorizzazione e processerà l’incasso nello stesso momento.
È importante tenere presente che gli incassi aggiuntivi non vengono eseguiti automaticamente, anche se il PM può cambiare il loro stato da Manuale ad Automatico se lo desidera.
Cosa succede se l’ospite non completa la Strong Customer Authentication (SCA) durante il processo di pagamento?
Cosa succede se l’ospite non completa la Strong Customer Authentication (SCA) durante il processo di pagamento?
Se l’ospite non completa l’autenticazione rafforzata, l’incasso è considerato non riuscito. In tal caso, il sistema invia una notifica automatica al cliente informando dell’incidente e può programmare fino a tre riprove entro 72 ore dal primo tentativo.
A ogni riprova, l’ospite riceve un’email con lo stato dell’incasso e le istruzioni per aggiornare il metodo di pagamento se necessario.
Quando riceve il turista le email di conferma del pagamento?
Quando riceve il turista le email di conferma del pagamento?
Saranno inviate ogni volta che:
Il pagamento non richiede autorizzazione (transazioni MIT): in questo caso, non essendoci un’autorizzazione diretta da parte del turista, viene inviata un’email di conferma dell’incasso.
Un pagamento fallisce e la riprova viene processata correttamente: in questo caso, viene inviata un’email che conferma l’avvenuto incasso.