Configura la cauzione in modo flessibile e trasmetti fiducia ai tuoi ospiti
La cauzione è uno strumento chiave per proteggere i tuoi alloggi da danni o inadempimenti. Tuttavia, una gestione inadeguata può causare errori contabili, confusione o persino controversie con gli ospiti. Il VRMS ti permette di configurare la cauzione in modo flessibile, adattarla a ogni proprietà e automatizzare la sua restituzione, migliorando l’efficienza e trasmettendo maggiore fiducia ai tuoi clienti.
Dove si configura la cauzione?
In base alle tue esigenze operative, puoi definire la cauzione a due livelli:
Configurazione globale (per tutti gli alloggi)
Configurazione globale (per tutti gli alloggi)
Percorso: Tariffa → Extra → Cauzione (rimborsabile)
Utilizzala se l’importo e la procedura sono identici per tutte le tue proprietà.
Configurazione individuale (per alloggio)
Configurazione individuale (per alloggio)
Percorso: Scheda dell’alloggio → Extra
Ideale se desideri applicare importi, metodi di pagamento o scadenze diversi in base all’alloggio.
Come viene pagata la cauzione?
Momento del pagamento
Percorso: Scheda dell’alloggio → Quando si paga
Opzioni disponibili:
Al momento della prenotazione.
All’arrivo.
Con l’ultimo pagamento prima dell’arrivo.
Consiglio utile
Si consiglia di configurare il pagamento della cauzione «all’arrivo» per una migliore esperienza dell’ospite.
Metodo di pagamento
Percorso: Scheda dell’alloggio → Metodo di pagamento
Opzioni disponibili:
Bonifico bancario
Assegno
Buono vacanza
Contanti
Carta (POS fisico o virtuale)
Blocco su carta
PayPal (solo per il primo pagamento dal sito web)
Dettagli importanti
Se lavori con incasso o blocco su carta, il rimborso deve essere effettuato anch’esso tramite carta.
Se utilizzi Avantio Payments, assicurati di usare sempre un unico metodo di pagamento per incasso e rimborso:
Incasso e rimborso con carta
Blocco e svincolo con carta
Incasso o blocco della cauzione con carta
Quando si utilizzano carte di credito o debito, il sistema offre due modalità di gestione:
Incasso con carta: l’importo viene addebitato direttamente sulla carta dell’ospite come qualsiasi altro pagamento.
Blocco su carta (pre-autorizzazione): l’importo viene temporaneamente bloccato senza essere incassato. Il denaro non viene trasferito; rimane semplicemente trattenuto fino al suo svincolo o alla sua cattura.
Come funziona il blocco su carta?
La pre-autorizzazione presenta le seguenti caratteristiche:
L’importo non viene incassato, solo bloccato.
Il periodo è limitato (tra 5 e 30 giorni, a seconda della banca o della piattaforma).
Se non viene catturato, la banca svincola automaticamente l’importo.
Dettagli importanti
Il periodo è determinato principalmente dalla banca emittente della carta;
In assenza di una configurazione specifica, si applica il periodo della piattaforma acquiring;
Per le carte VISA e MasterCard, di solito è compreso tra 7 e 14 giorni;
È possibile svincolare o catturare solo l’importo totale — lo svincolo o la cattura parziale non è possibile.
Consiglio utile
Configura la data di restituzione entro il limite consentito dalla piattaforma di pagamento per evitare inconvenienti.
Quando viene restituita la cauzione?
Puoi definire il periodo di restituzione in base alla data di check-out dell’ospite:
lo stesso giorno del check-out,
tra 1 e 6 giorni dopo,
tra 1 e 2 settimane dopo.
Percorso: Extra → Cauzione rimborsabile → Metodo di restituzione
In caso di blocco, viene svincolato automaticamente secondo il periodo consentito dalla banca o dalla piattaforma di pagamento:
L’importo viene trattenuto tra 5 e 30 giorni, a seconda della piattaforma di pagamento o della banca.
Se la transazione non viene catturata (autorizzata), la banca svincola automaticamente l’importo.
Il periodo è determinato principalmente dalla banca emittente della carta (dell’ospite).
In assenza di una configurazione specifica, si applica il periodo dell’acquirer (es. piattaforma di pagamento o banca).
Per le carte VISA e MasterCard, di solito è compreso tra 7 e 14 giorni.
Dettagli importanti
È possibile svincolare o catturare solo l’importo totale della cauzione pre-autorizzata. Lo svincolo o la cattura parziale non è possibile.
Consiglio utile
Se lavori con blocchi su carta, assicurati che il periodo di restituzione non superi il limite consentito dalla piattaforma di pagamento.
Personalizzazione del periodo di pre-autorizzazione
Adatta il comportamento dei blocchi alla tua piattaforma di pagamento e migliora la gestione delle cauzioni.
Il sistema include una funzionalità avanzata per personalizzare il periodo di blocco della cauzione, adattabile in base alla piattaforma di pagamento.
Requisiti
Avere configurato l’extra di cauzione rimborsabile;
Scegliere tra due comportamenti possibili:
Logica combinata
si applica la configurazione definita nell’extra come minimo;
si applica il valore massimo consentito dalla piattaforma come limite.
Se il periodo dell’extra viene rispettato → si applica la configurazione dell’extra.
Se non viene rispettato → si applica il massimo della piattaforma.
Esempio:
Piattaforma: pre-autorizzazione fino a 30 giorni;
Extra cauzione: restituzione 14 giorni dopo il check-out;
Prenotazione:
Check-in: 01/10/2025
Check-out: 22/10/2025
Data di blocco: 01/10/2025
Disponibilità della pre-autorizzazione secondo la piattaforma: fino al 30/10/2025
Data di svincolo secondo l’extra: 05/11/2025
In questo caso, poiché la data di svincolo della cauzione supera il limite consentito dalla piattaforma, verrà applicata la configurazione personalizzata.
Logica predefinita
Viene sempre applicato il periodo stabilito dalla piattaforma di pagamento, indipendentemente dalla configurazione definita nell’extra.
È l’opzione ideale per gli amministratori che cercano una gestione standardizzata e automatica, senza regolazioni specifiche per proprietà.
Gestire la cauzione nel VRMS ti consente di combinare controllo operativo e flessibilità, che si tratti di configurarla in modo globale o individuale, definire metodi di pagamento diversi o automatizzare la restituzione.
Con le opzioni di incasso, blocco e personalizzazione dei periodi, la tua agenzia guadagna in efficienza, sicurezza e trasparenza, offrendo al contempo agli ospiti un’esperienza più chiara e affidabile.