Regola i dati degli occupanti in pochi minuti e mantieni ogni Prenotazione in ordine senza complicazioni
A volte una Prenotazione arriva con un numero di occupanti confermato, ma poco prima del viaggio si aggiunge qualcun altro al gruppo oppure, al contrario, un accompagnatore decide di non partire. Questi cambi generano un Check-in in conflitto, perché i dati della Prenotazione e quelli del Check-in Online smettono di coincidere.
La buona notizia è che il sistema ti avvisa e, con pochi passaggi, puoi risolvere il problema in minuti affinché tutti gli ospiti risultino registrati correttamente e la Prenotazione rimanga in ordine.
Che cos’è un Check-in in conflitto?
Un Check-in in conflitto si verifica quando il numero di occupanti di una Prenotazione non coincide con le informazioni inserite nel processo di Check-in Online.
Se modifichi manualmente la Prenotazione o l’agenzia effettua cambi, il sistema mostrerà un avviso a comparsa per invitarti a rivedere i dati.
Se la modifica proviene da un portale (come Booking.com, Airbnb o VRBO), dopo la sincronizzazione vedrai riflesso il conflitto di occupanti nella Prenotazione.
Esempio pratico
Una Prenotazione arriva da un portale con quattro occupanti.
I quattro viaggiatori effettuano il Check-in Online.
Prima del viaggio, il cliente aggiunge un quinto accompagnatore dal portale.
La modifica si sincronizza in Avantio e ora compaiono cinque occupanti.
Il sistema rileva il conflitto perché manca la registrazione del nuovo ospite.
Come risolverlo?
Accedi al modulo «VRMS» e, nel menu laterale sinistro, seleziona «Prenotazioni» e poi fai clic su «Elenco Prenotazioni».
Apri la Prenotazione interessata e premi «Modifica».
Nella scheda «Dati», verifica che il campo «Numero di occupanti» coincida con l’elenco «Occupante + Accompagnatore/i» che appare nella parte superiore.
Se non coincidono, correggi i dati e salva le modifiche.
In questo modo, il nuovo accompagnatore verrà aggiunto e potrà completare il proprio Check-in Online.
La gestione rapida di un Check-in in conflitto garantisce che tutti gli occupanti siano correttamente registrati, evitando imprevisti e mantenendo il pieno controllo sulla Prenotazione.
Domande frequenti
Cosa succede se un ospite non completa il suo Check-in Online dopo essere stato aggiunto prima dell’arrivo?
Cosa succede se un ospite non completa il suo Check-in Online dopo essere stato aggiunto prima dell’arrivo?
Puoi effettuare il check-in in presenza fornendogli il link di accesso in modo che lo completi in autonomia.
Cosa accade se non correggo un Check-in in conflitto prima dell’arrivo dell’ospite?
Cosa accade se non correggo un Check-in in conflitto prima dell’arrivo dell’ospite?
Se i dati non vengono allineati, l’ospite aggiuntivo non risulterà registrato a sistema, il che può generare problemi legali (per normativa sugli ospiti), errori nella comunicazione automatizzata o nella consegna delle chiavi, oltre a una cattiva esperienza per il cliente.