Avvia le tue regole e processi di fatturazione
La sezione Regole di fatturazione permette di creare configurazioni che indicano al sistema come emettere le fatture: a chi sono destinate, quale IVA applicare, quali dati fiscali includere e chi sarà il soggetto fatturato. Queste regole devono essere configurate secondo il metodo di fatturazione della tua azienda, e puoi crearne diverse e associarle a differenti proprietà.
Attenzione ai dettagli
Anche se hai configurato una regola, prima di emettere la fattura apparirà una finestra di verifica per confermare che tutti i dati siano corretti. In quella finestra potrai fare modifiche se necessario.
Configura la tua prima regola di fatturazione
Segui il percorso Contabilità → Fatturazione → Configurare regole di fatturazione.
Vedrai l'elenco delle regole già create e potrai cercare una regola esistente filtrando per: nome della regola, numero di riferimento dell'alloggio o ragione sociale.
Fai clic su «NUOVA REGOLA» e procedi con i passaggi.
Passo 1 – Nome e alloggi
Scrivi il nome della regola.
Associa gli alloggi necessari dal menu a tendina.
Fai clic su «Successivo».
Passo 2 – Configurazione principale
Ragione sociale: seleziona la ragione sociale dell'azienda. Anche se poi la fattura sarà emessa a nome del proprietario, deve sempre essere selezionata la ragione sociale dell'azienda. Se ne hai diverse, potrai scegliere quale sarà quella predefinita.
Modo di fatturazione: seleziona se la fattura sarà indirizzata al turista o al proprietario.
Base imponibile della fattura: scegli tra:
l'importo totale dell'alloggio (senza IVA);
una percentuale dell'alloggio (con IVA inclusa);
solo gli extras della prenotazione.
Trattamento degli extras: indica se saranno fatturati interamente, parzialmente o se non saranno inclusi; puoi anche selezionare quali.
Imposta (IVA): seleziona l'IVA corrispondente all'alloggio (normalmente 6 %).
Attenzione ai dettagli
L'IVA di ogni extra è configurata individualmente in Tariffe → Extras → Lista.
Opzioni predefinite: seleziona la serie predefinita per fatture e note di credito.
Modello di fattura: di default sarà utilizzato quello configurato nel sistema, ma puoi cambiarlo nella sezione «Modelli».
Esempi di configurazione secondo l'operativa
In Portogallo esistono diverse modalità di fatturazione a seconda del contratto tra l'azienda e il proprietario. Il sistema Avantio si adatta a ogni scenario:
Opzione 1 – L'azienda fattura il totale al turista
Regola indirizzata al turista.
IVA 6 % sull'alloggio.
Base imponibile: importo dell'affitto senza IVA.
Selezionare quali extras saranno inclusi nella fattura.
Opzione 2 – L'azienda fattura solo la sua commissione al proprietario
Il proprietario fattura il totale della prenotazione al turista.
L'azienda emette fattura solo per la sua commissione al proprietario.
Configurazione
Regola di fatturazione indirizzata al proprietario.
Base imponibile: % dell'affitto.
IVA applicata al proprietario: normalmente 23 %.
Attenzione ai dettagli
Nella regola apparirà 6 % (IVA del turista). Prima di emettere la fattura, deve essere cambiata al 23 %.
È anche possibile emettere una fattura mensile di servizi/extras invece di farlo prenotazione per prenotazione.
Opzione 3 – Il proprietario fattura l'alloggio e l'azienda fattura gli extras
Due regole di fatturazione:
Proprietario → Turista(alloggio).Agenzia → Turista(solo extras).
La commissione dell'azienda non può essere fatturata prenotazione per prenotazione (il sistema non permette di superare il 100 % della prenotazione). Deve essere emessa tramite una fattura di servizi/extras.
IVA dell'alloggio: 6 %.
IVA degli extras: configurata in ogni extra.
Opzione 4 – Il proprietario fattura il totale e l'azienda fattura la sua commissione al proprietario
Si configura come nell'Opzione 1.
La commissione dell'azienda viene fatturata al proprietario tramite fatture di servizi/extras (non prenotazione per prenotazione).
Opzione 5 – Diversi accordi con differenti proprietari
Configura diverse regole di fatturazione.
Al momento di emettere la fattura, scegli la regola corrispondente al contratto di ciascun proprietario.
Attenzione ai dettagli
Puoi definire nella regola di fatturazione predefinita se il cliente da fatturare è consumatore finale «Sì» o «No», o se si mantiene la definizione della scheda cliente.
Buone pratiche
Mantieni una nomenclatura chiara per le regole (esempio: «P-Turista-6 %», «P-Proprietario-Commissione 23 %»).
Controlla l'IVA prima di emettere quando la regola implica cambiamenti (es., 6 % vs. 23 %).
Emetti fatture, fatture-ricevuta e ricevute dalle prenotazioni
In Avantio, puoi emettere fatture, fatture-ricevuta e ricevute direttamente dalla scheda della prenotazione o dalla sezione «Contabilità», in accordo con le regole di fatturazione configurate.
Termine legale
La fattura deve essere emessa entro un massimo di 5 giorni lavorativi dalla prestazione del servizio o dal pagamento, a seconda di quale avvenga per primo.
Come emettere una fattura o fattura-ricevuta
Nella scheda della prenotazione, fai clic su «Azioni» e seleziona:
«Fatturare questa prenotazione» → il sistema utilizzerà la denominazione sociale della regola di fatturazione configurata per l'alloggio.
«Fatturare come proprietario» → il sistema utilizzerà la denominazione sociale del proprietario.
Si aprirà una finestra con le opzioni di fatturazione. Da lì potrai:
Selezionare la regola di fatturazione (quella predefinita o cambiarla con il link diretto «Configura regola di fatturazione»).
Regolare l'IVA, la serie della fattura, il tipo di documento (fattura o fattura-ricevuta) e i concetti da fatturare (alloggio, extras o entrambi).
Definire l'importo: totale della prenotazione, una percentuale, solo gli extra o gli importi pendenti.
Attenzione ai dettagli
L'importo non potrà mai superare quanto stabilito nella prenotazione.
Esempio: se l'alloggio ha un valore di 455 € e hai già fatturato 100 €, potrai emettere fattura solo per 355 €.
Se scegli Fattura-Ricevuta, dovrai indicare la modalità di pagamento (campo obbligatorio secondo la certificazione del programma di fatturazione).
Nella parte inferiore della finestra vedrai un elenco con i concetti da fatturare. Puoi selezionare quali fatturare e in quale importo esatto, con l'aiuto delle colonne:
Da fatturare → ciò che può ancora essere fatturato.
Fatturato → ciò che è già stato fatturato in precedenza.
Fattura originale e copie
Al momento della generazione della fattura, apparirà un pop-up con il documento originale.
Devi scaricarlo in quel momento per conservarlo, poiché per normativa il sistema consente di mostrare l'originale una sola volta.
In Contabilità → Lista delle fatture (o Lista delle fatture del proprietario) verrà conservata solo una copia.
Il sistema non invia automaticamente la fattura al cliente: dovrai salvarla sul tuo computer e inviarla manualmente via email.
Attenzione ai dettagli
La descrizione dell'alloggio appare in un campo unico chiamato «Invoice detail» che non può essere modificato. Include automaticamente: nome dell'alloggio, numero di licenza (AL), indirizzo, numero di prenotazione e date del soggiorno.
Emissione di ricevute
Se hai emesso una Fattura (non una fattura-ricevuta), potrai generare successivamente la sua ricevuta:
Dalla
scheda della prenotazione → Azioni → Emetti ricevuta della fattura.Indica l'importo (mai superiore a quello della fattura) e la modalità di pagamento (dato obbligatorio).
Puoi anche emettere ricevute dalla scheda «Contabilità».
Al momento della generazione della ricevuta apparirà un pop-up con il documento originale, che dovrai scaricare immediatamente. Una copia verrà conservata in Lista delle fatture o Lista delle fatture del proprietario.
Stato della fatturazione
Nell'intestazione della fattura verrà mostrato un avviso in verde:
«Fatture pendenti» → quando c'è ancora un importo della prenotazione da fatturare.
«Fatturata totalmente» → quando il 100% della prenotazione è già stato fatturato.
Emetti fatture, fatture-ricevuta e ricevute per servizi/extras
Oltre a fatturare prenotazioni, puoi emettere fatture per servizi aggiuntivi o extras che non sono associati a una prenotazione (ad esempio, commissioni periodiche al proprietario o addebiti extra agli ospiti).
Termine legale
La fattura deve essere emessa entro un massimo di 5 giorni lavorativi dopo la prestazione del servizio o del pagamento, a seconda di quale avvenga per primo.
Passi per emettere fatture o ricevute di servizi/extras
Segui il percorso
Contabilità → Fatturazione → Fatturare solo servizi ed extras.Completa i campi necessari:
Denominazione sociale (azienda configurata in
Configurazione → Azienda → Dati fiscali e di fatturazione).Cliente (ospite o proprietario).
Serie/numero di fattura.
Servizi o extras da fatturare (puoi regolare descrizione, quantità, importo e IVA).
Non è possibile emettere fatture di extras a nome del proprietario. Potrai farlo solo con la denominazione sociale dell'azienda.
Seleziona il tipo di documento:
Fattura-Ricevuta → seleziona «Sì» e scegli il metodo di pagamento.
Fattura (in sospeso) → seleziona «No» in «Paga?».
Salvare la fattura
A differenza delle fatture associate a prenotazioni, qui non si apre un pop-up con il documento originale.
La fattura verrà conservata nella lista delle fatture all'interno della colonna Azioni.
Potrai visualizzarla solo una volta e scaricare l'originale. Se non lo scarichi in quel momento, avrai accesso solo alla copia.
Emissione di ricevute successive
Se hai emesso una fattura (non fattura-Ricevuta), potrai generare una ricevuta più tardi da «Lista delle fatture»:
Seleziona la fattura corrispondente, fai clic su
Azioni → Genera ricevuta/e.Indica l'importo della ricevuta (mai superiore all'importo totale della fattura) e la modalità di pagamento (dato obbligatorio secondo la certificazione del programma).
Limitazioni importanti
Non è possibile emettere fatture di servizi/extras direttamente a nome del proprietario.
Potranno essere generate solo con la ragione sociale dell'azienda.
Le ricevute non possono essere emesse dalla scheda Lista delle fatture dei proprietari.
Fatturazione a Consumatore Finale in Portogallo
In Portogallo, non è sempre obbligatorio emettere una fattura con i dati completi del cliente (nome, indirizzo e NIF). Per questo motivo, il sistema permette di scegliere se la fattura viene emessa con i dati del cliente o come «Consumatore Finale».
Quando si seleziona questa opzione, il sistema invia un codice nell'XML che l'AT interpreta come fattura a consumatore finale.
Configurazione
Sono stati aggiunti due nuovi campi nelle schede dei clienti (sia proprietari che turisti):
Consumatore finale (Sì/No).
Numero di contribuente (NIF), nel caso in cui non sia consumatore finale.
Nella scheda del proprietario
Se esiste già un NIF nel campo «Numero di documento», dovrà essere copiato nel nuovo campo «Numero di contribuente» affinché la fattura venga emessa correttamente.
Nella scheda dell'ospite
Per impostazione predefinita, il campo Consumatore finale appare come «No».
Per fatturare a consumatore finale, ci sono due opzioni:
Indicare «Sì» per ogni nuovo ospite creato.
Creare un cliente generico con il nome «Consumatore Finale» e assegnarlo alla prenotazione.
Con questa configurazione, l'azienda rispetta la normativa portoghese e decide facilmente quando fatturare con dati completi o come consumatore finale.
Domande frequenti
Posso avere diverse regole di fatturazione e associarle a diversi alloggi?
Posso avere diverse regole di fatturazione e associarle a diversi alloggi?
Sì. Puoi creare tutte le regole di cui hai bisogno e associarle a diverse proprietà per riflettere i tuoi contratti e scenari di fatturazione.
Nell'Opzione 2, L'azienda fattura solo la sua commissione al proprietario, perché devo cambiare l'IVA al 23 % prima di emettere?
Nell'Opzione 2, L'azienda fattura solo la sua commissione al proprietario, perché devo cambiare l'IVA al 23 % prima di emettere?
Perché la commissione fatturata al proprietario di solito è del 23 %. Anche se la regola mostra il 6 %, devi regolarlo prima di emettere per rispettare la normativa.
Posso superare il 100 % della prenotazione fatturando alloggio ed extra?
Posso superare il 100 % della prenotazione fatturando alloggio ed extra?
No. Il sistema non permette di superare il 100 % della prenotazione. Per questo motivo, la commissione deve essere emessa come fattura di servizi/extras se necessario.
Il sistema invia automaticamente la fattura al cliente?
Il sistema invia automaticamente la fattura al cliente?
No. Devi scaricare l'originale al momento della generazione e inviarlo manualmente via email. Nel sistema rimarrà una copia.
Dove si vede lo stato della fatturazione di una prenotazione?
Dove si vede lo stato della fatturazione di una prenotazione?
Nell'intestazione della fattura: «Fatture pendenti» indica importo ancora da fatturare; «Fatturata totalmente» conferma il 100 % fatturato.
Come fatturo servizi o extra senza prenotazione e posso emettere ricevuta dopo?
Come fatturo servizi o extra senza prenotazione e posso emettere ricevuta dopo?
Da Contabilità → Fatturazione → Fatturare solo servizi ed extra. Se inizialmente emetti Fattura (non Fattura-Ricevuta), poi potrai generare una ricevuta dalla Lista delle fatture.
Come configuro la fatturazione a consumatore finale?
Come configuro la fatturazione a consumatore finale?
Attiva Consumatore finale nella scheda dell'ospite o usa il cliente generico «Consumatore Finale». Nei proprietari, se c'è NIF in «Numero di documento», copialo in «Numero di contribuente».