Assegna responsabili a ogni attività per ottenere chiarezza, efficienza e una comunicazione fluida nel tuo team.

Quando gestisci attività e segnalazioni nel quotidiano, non basta registrarle: è necessario sapere chi si occuperà di risolverle.

Configurare i responsabili non solo offre chiarezza, ma porta anche tranquillità e agilità a tutto il team.

Vediamo cosa sono i responsabili all’interno del sistema e come impostarli correttamente.

Cosa sono i responsabili?

Sono le persone a cui affidi l’esecuzione di ogni attività o segnalazione, all’interno del modulo di Operazioni. A seconda della natura del lavoro, possono essere utenti interni o Fornitori esterni.

Tipi di responsabili

Fornitore: persona incaricata esternamente, come un servizio di manutenzione o pulizie.
Interno: membro del tuo team o dipendente dell’azienda.

Ogni responsabile ha il proprio accesso al sistema per gestire ciò che gli è stato assegnato.

Vantaggi di configurare i responsabili

Maggiore trasparenza: ogni attività ha un responsabile assegnato.
Comunicazione diretta: i responsabili possono lasciare commenti e allegare foto.
Monitoraggio in tempo reale: sai in ogni momento cosa è in sospeso, in corso o già risolto.

Configurazione iniziale

Per iniziare a lavorare con i responsabili, devi prima registrarli nel VRMS. Hai due modi per farlo:

Passo dopo passo: creare un utente interno e registrarlo

Nel VRMS, accedi a Configurazione → Utenti → Crea.
Compila i dati di base dell’utente e fai clic su «Salva».
Per assegnargli un servizio, vai su Alloggi → Short stay → Elenco proprietà.
Seleziona l’alloggio corrispondente e fai clic su «Modifica».
Nella scheda dell’alloggio, apri «Extra/Servizi» e scegli il servizio o l’extra che vuoi configurare.
Salva le modifiche.
Puoi anche assegnare il servizio o l’extra direttamente dal suo apposito reparto. Per farlo, vai su Alloggi → Short stay → Extras, seleziona l’extra o il servizio, fai clic su «Modifica» e configura il campo «Responsabile».

Passo dopo passo: creare e registrare un Fornitore esterno

Nel VRMS, accedi a Configurazione → Utenti e fai clic su «Crea».
Inserisci le informazioni del Fornitore.
Fai clic su «Salva» per confermare.

Consiglio utile

Se lavori con più Fornitori di fiducia, centralizzane qui la gestione. Potrai così assegnare loro attività in modo rapido senza dover registrare ogni volta i loro dati.

Funzionamento nel quotidiano

Una volta che il responsabile è registrato, ecco come interagisce con il sistema:

Accede alle sue attività o segnalazioni dall’applicazione.
Lascia commenti per mantenere fluida la comunicazione.
Allega foto o prove correlate.
Segna un’attività o segnalazione come risolta per mantenere l’agenzia sempre informata.

Buone pratiche

Metti in pratica queste azioni semplici per mantenere il sistema ordinato e aggiornato:

Definisci se la persona è Fornitore o utente interno prima di registrarla.
Rivedi periodicamente gli accessi per mantenere aggiornata la lista dei responsabili.

Concedere accessi senza controllo può generare sviste che impattano l’operatività. Evitale seguendo queste raccomandazioni.

Errori frequenti

Registrare un Fornitore nella sezione Utenti: verifica prima di confermare. Questa sezione è destinata unicamente agli utenti interni dell’azienda che gestiscono un servizio.
Dimenticare di attivare l’accesso al sistema: il responsabile non potrà gestire i suoi servizi finché non lo abiliti.
Assegnare attività senza responsabile: complica il monitoraggio e può generare ritardi. È consigliabile assegnare sempre un responsabile a ogni servizio.

Configurare i responsabili nel Gestore delle Operazioni ti consente di organizzare le attività con maggiore efficienza e mantenere una comunicazione fluida sia con il tuo team sia con i Fornitori.

Ora che conosci il processo, registra i tuoi primi responsabili e inizia ad assegnare attività con chiarezza e controllo.

Domande frequenti

Posso assegnare più di un responsabile alla stessa attività?

No, ogni attività/segnalazione deve avere un unico responsabile principale.

Cosa succede se un Fornitore non lavora più con me?

Puoi disattivarne l’accesso alla sua intranet così da non risultare disponibile in fase di assegnazione delle attività.

È obbligatorio che i responsabili usino l’applicazione?

È consigliabile che la utilizzino: per gestire commenti, foto e cambi di stato devono accedere al sistema.

I responsabili ricevono Notifiche automatiche?

Sì, riceveranno Avvisi quando viene loro assegnata una nuova attività o segnalazione.

Configura i responsabili nel VRMS e organizza meglio le tue Operazioni