Mantieni i fornitori informati in tempo reale e assicurati una comunicazione fluida
La comunicazione con i fornitori è un pilastro della gestione quotidiana di un’agenzia. Quando viene interrotta per mancanza di informazioni, possono insorgere ritardi, errori o fraintendimenti che impattano sia sull’ospite sia sull’attività. Per evitarlo, il VRMS offre un sistema di notifiche automatiche che mantiene tutti i responsabili informati in tempo reale, senza sforzi aggiuntivi da parte tua.
Notifiche automatiche
Immagina quei momenti in cui una modifica all’ultimo minuto su un servizio lascia il tuo fornitore senza le informazioni necessarie, generando confusione e ritardi.
Con le notifiche automatiche, tutti restano aggiornati senza sforzi aggiuntivi. È come avere un assistente che invia avvisi precisi al momento giusto, offrendoti tranquillità e permettendo alla comunicazione di fluire senza telefonate o email improvvisate.
Scopri le notifiche ai fornitori
Con questa funzionalità puoi inviare email automatiche ai tuoi fornitori ogni volta che un extra o un servizio viene assegnato, modificato o cancellato. In questo modo eviti malintesi e mantieni un flusso di lavoro agile e ordinato nella tua agenzia.
I vantaggi sono chiari:
Rafforzi la relazione con i fornitori.
Riduci gli errori nella gestione quotidiana.
Guadagni tempo per concentrarti su attività più strategiche.
Immagina che, invece di inseguire conferme, i tuoi collaboratori ricevano aggiornamenti chiari e puntuali, migliorando la loro esperienza e la tua.
Configura le notifiche passo dopo passo
La configurazione si gestisce dalla scheda del fornitore. Procedi così:
Entra nel modulo VRMS e accedi alla sezione «Fornitori».
Apri la voce «Elenco» e seleziona il fornitore per accedere alla sua scheda.
All’interno della sezione «Configurazione servizi», apri la voce «Notifiche».
Clicca su «Crea» per aggiungere una nuova regola di notifica.
Da lì potrai:
Consultare i servizi assegnati a ciascun fornitore.
Definire regole specifiche per ogni servizio.
Configurarle in modo semplice con un solo clic su «Configura».
Passo dopo passo
La configurazione delle notifiche è organizzata in tre semplici passaggi, pensati per farti rivedere ogni dettaglio prima dell’attivazione. Così eviterai regolazioni affrettate che possano generare invii errati.
Passo 1. Definisci la regola
Passo 1. Definisci la regola
Cliccando sul pulsante «Crea» si aprirà un pannello laterale. Nella prima sezione, «Configura», completa i seguenti campi:
Nome interno: assegna un nome di riferimento (visibile solo a te, non al fornitore).
Template predefiniti: per ciascuno dei tre eventi principali — Avviso di nuovo servizio, Avviso di modifica del servizio e Avviso di cancellazione del servizio — clicca sui tre puntini verticali a destra e seleziona il template corrispondente.
Promemorie opzionali: attiva il promemoria con l’interruttore, definisci l’anticipo nel menu a tendina «Data del promemoria» e, se necessario, clicca su «Aggiungi promemoria» per configurarne un secondo (puoi averne fino a due in totale).
Passo 2. Associa gli alloggi
Passo 2. Associa gli alloggi
Dopo aver definito la regola, fai clic su «Avanti» per accedere alla sezione «Associare alloggi».
In «Alloggi associati» utilizza i filtri disponibili per facilitare la ricerca.
Più in basso, seleziona gli alloggi a cui si applicherà la regola.
Il sistema mostrerà tutti gli alloggi disponibili e ti avviserà se qualcuno ha già una configurazione attiva.
Passo 3. Verifica e attiva
Passo 3. Verifica e attiva
Dopo aver associato gli alloggi, fai clic su «Avanti» per accedere alla sezione «Riepilogo». In questa sezione potrai:
Rivedere nel dettaglio l’intera configurazione.
Premere «Fine» per attivare la regola.
Buone pratiche
Crea regole specifiche per servizio invece di generalizzare.
Gestisci i fornitori su alloggi concreti per evitare duplicazioni.
Controlla sempre che gli alloggi associati siano corretti.
Una volta salvata la configurazione, l’alloggio resterà registrato nella scheda del fornitore, all’interno dell’extra o servizio corrispondente che gestisce.
Questo avviene perché, assegnando un servizio a un fornitore, questo viene collegato per impostazione predefinita a tutte le proprietà. Perciò è fondamentale verificare che ciascun fornitore abbia associati solo i servizi e gli alloggi corretti.
Errori frequenti
Un errore comune è tentare di abilitare solo una parte delle notifiche. Il sistema non lo consente, poiché vengono sempre gestite come blocco completo. Per evitarlo:
Rivedi con attenzione il Passo 3 ed esegui gli aggiustamenti necessari prima di concludere.
Se la regola è già attiva, modificala integralmente dalla scheda del fornitore.
Come vengono inviate le allerte?
Fornitori esterni: ricevono notifiche via email tramite template fissi, progettati per garantire coerenza. Tieni presente che, se un’attività è associata a più alloggi (es. 20), riceveranno un’email distinta per ciascuno.
Utenti interni: ricevono avvisi direttamente nella campanella delle notifiche del VRMS. Allo stesso modo, se un’attività è collegata a più alloggi, verrà generato un avviso individuale per ogni caso.
Attenzione ai dettagli
Il metodo di notifica dipende dal tipo di responsabile e si adatta al suo ruolo per garantire la massima efficienza.
Domande frequenti
Posso configurare notifiche solo per le cancellazioni?
Posso configurare notifiche solo per le cancellazioni?
No. Le tre notifiche (nuovo, modifica e cancellazione) si attivano in blocco. Se ti serve un controllo più granulare, crea regole separate per servizio.
Come modifico una regola già creata?
Come modifico una regola già creata?
Accedi alla scheda del fornitore e seleziona la configurazione attiva per modificarla seguendo i tre passaggi iniziali.
Cosa succede se un alloggio ha già una regola assegnata?
Cosa succede se un alloggio ha già una regola assegnata?
Il sistema ti avvisa al passo due. Puoi sovrascrivere la regola o scegliere un altro alloggio, ma verifica sempre per non interrompere processi esistenti.
I promemoria sono obbligatori?
I promemoria sono obbligatori?
No. Puoi configurarne nessuno, uno o due, in base all’urgenza del servizio.
I template sono personalizzabili?
I template sono personalizzabili?
No. Sono template predefiniti. Se ti serve qualcosa di specifico, consulta la documentazione su template e Harmony.