Coordina fornitori e dipendenti da un unico modulo con controllo e rapidità
Gestire un team misto di fornitori esterni e personale interno può essere complesso senza un sistema adeguato. Il Gestore delle Operazioni semplifica questo compito offrendo controllo e agilità nella gestione quotidiana, riducendo le criticità, migliorando la collaborazione e garantendo che tutto proceda senza bisogno di supervisione costante.
Esplora il modulo Gestore delle Operazioni
La configurazione iniziale è intuitiva. Per iniziare, accedi a VRMS ed entra nella sezione «Operazioni». Da qui, ti consigliamo di esplorare le varie aree: dall’accesso del responsabile all’elenco delle attività, passando per le notifiche specifiche, per sfruttare al massimo il modulo.
Aprendo la sezione, vedrai tutte le operazioni e le criticità programmate per la giornata, funzionando come un hub centrale che raccoglie sia attività automatiche che manuali.
Principali vantaggi
Automazione intelligente: ogni volta che una prenotazione include un extra con responsabile assegnato, viene generata automaticamente la relativa attività nel modulo Operazioni.
Ogni volta che una prenotazione include un extra/servizio, viene creata automaticamente la relativa attività nel modulo Operazioni.
Massima flessibilità: crea attività manuali per controlli generali o criticità e assegnale a uno o più alloggi in base alle tue esigenze.
Crea attività manuali per controlli generali, criticità o servizi occasionali non collegati a una prenotazione, e assegnale a uno o più alloggi secondo necessità.
Controllo totale: ogni attività raccoglie informazioni dettagliate sulla prenotazione, sull’alloggio e sul responsabile, con schede per commenti e notifiche.
Monitoraggio in tempo reale: cambia stato, consulta lo storico e segnala criticità direttamente dal sistema.
Vista elenco
Di default verrà mostrata la vista elenco
con le operazioni e le criticità programmate per oggi, con la possibilità di consultare anche quelle di domani o dei prossimi 7 giorni. In questa vista vengono mostrate le seguenti informazioni:
Nome dell’attività o operazione: può derivare da un extra/servizio associato a una prenotazione o da un’attività creata manualmente.
Responsabile: fornitore esterno o dipendente con accesso al VRMS.
Alloggio associato: se applicabile.
Numero di prenotazione: se presente.
Stato: completato o in sospeso.
In questo modo hai una visione completa senza perdere tempo nei dettagli superflui.
Vantaggi chiave
Il sistema permette di:
Allegare informazioni alle attività.
Associarle a un alloggio specifico o lasciarle generali.
Assegnare responsabili, siano essi utenti interni del VRMS o fornitori esterni con accesso abilitato.
L’interfaccia è completamente responsive, adattandosi a smartphone e tablet. Inoltre, i filtri permettono di creare viste personalizzate e salvarle per accessi futuri.
Consiglio utile
Sfrutta i filtri per creare viste personalizzate e salvale per accedervi rapidamente in futuro.
Le attività possono essere gestite singolarmente o in blocco. Per farlo, seleziona la data, scegli le attività desiderate e clicca su «Altre azioni». Da qui potrai:
Modificare i dettagli di ogni attività.
Configurare gli extra gestibili.
Eliminare attività non necessarie.
Esportare le informazioni in CSV, Excel o PDF.
Attenzione ai dettagli
Quando esporti, verifica che i filtri applicati siano presenti nel file per evitare di includere dati indesiderati.
Vista Planning: una prospettiva a calendario
Per cambiare visualizzazione, premi il pulsante vista Planning
. Questa opzione integra la vista elenco mostrando le attività per alloggio e giorno, insieme alle prenotazioni. Si tratta di un calendario visivo che facilita l’individuazione di eventuali conflitti o spazi liberi nella pianificazione.
In questa vista puoi:
Consultare i dettagli di prenotazioni o alloggi con un clic.
Visualizzare i dati essenziali di ogni attività direttamente sul calendario.
Creare nuove attività da un giorno specifico.
Trascinare le attività orizzontalmente per modificarne la data.
Buone pratiche
Integra questa vista nella tua routine settimanale per bilanciare i carichi di lavoro e ridurre le riprogrammazioni manuali.
Il Gestore delle Operazioni centralizza e organizza le attività di fornitori e dipendenti, offrendo controllo, flessibilità ed efficienza.
Con questo modulo gestisci sia le operazioni programmate che gli imprevisti, mantenendo una visione chiara e semplificata della tua operatività quotidiana.
Domande frequenti
Posso creare attività senza associarle a un alloggio?
Posso creare attività senza associarle a un alloggio?
Sì. È utile per operazioni generali come inventari. Quando crei l’attività manualmente, seleziona l’opzione corrispondente per mantenerla indipendente.
Come vengono notificati i cambiamenti nelle attività?
Come vengono notificati i cambiamenti nelle attività?
In modo automatico, tramite email o nella campanella delle notifiche del VRMS. Fornitori e dipendenti ricevono avvisi immediati.
È necessario dare accesso ai fornitori esterni?
È necessario dare accesso ai fornitori esterni?
Sì, se vuoi assegnare loro delle responsabilità. Configura i loro permessi nella sezione fornitori per garantire un flusso di lavoro senza interruzioni.
Il modulo funziona su dispositivi mobili?
Il modulo funziona su dispositivi mobili?
Sì, è completamente responsive. Permette di accedere da qualsiasi dispositivo senza perdere funzionalità, ideale per le operazioni sul campo.