Ottimizza la gestione delle tue attività
Una gestione efficace delle attività è fondamentale per mantenere organizzate ed efficienti le operazioni del tuo business di affitti brevi. Con il Gestore delle Operazioni puoi automatizzare la creazione delle attività quando una prenotazione include un extra gestibile, generare manualmente quelle che richiedono particolare attenzione, assegnare responsabili interni o esterni e monitorarle in tempo reale, permettendoti di ridurre le criticità, migliorare la coordinazione e assicurarti che nulla sfugga al controllo.
Configurazione delle attività
Attività automatiche
Vengono create configurando extras gestibili o contrassegnandoli come «richiede gestione», e si applicano secondo quanto impostato nel campo «Data di applicazione» dell’extra.
Se un responsabile è già assegnato, il sistema lo collega automaticamente all’attività.
Se non c’è un responsabile assegnato, puoi aggiungerlo manualmente dalla lista delle operazioni.
Sono sempre associate a una prenotazione, garantendo la tracciabilità.
Consiglio utile
È possibile modificare data e ora di esecuzione di un’attività generata automaticamente per una migliore gestione con il tuo team di riferimento.
Attività manuali
Si creano liberamente per attività generali o segnalazioni, senza bisogno di essere collegate a una prenotazione.
Possono essere associate a uno o più alloggi.
Si distinguono tra attività normali e segnalazioni (queste ultime sono evidenziate in giallo).
Passaggi per creare un’attività manuale
In VRMS, accedi a «Operazioni» e clicca su «Crea».
Si aprirà la schermata laterale «Configurazione».
Compila i campi dell’attività:
Titolo
Tipo (attività o segnalazione)
Tipo di responsabile (nessuno, interno o fornitore)
Associazione ad alloggio/i (opzionale)
Data e ora di esecuzione
Stato (in sospeso, in corso o completato)
Descrizione (opzionale)
Usa un modello di checklist (opzionale)
Allega immagini (se rispettano i requisiti)
Se necessario, associa i relativi alloggi e clicca su «Avanti».
Verifica tutte le informazioni e premi «Salva» per confermare.
L’attività apparirà nell’elenco e verranno inviate notifiche automatiche ai responsabili assegnati.
Buone pratiche
Dai un nome chiaro e descrittivo alle attività.
Allega immagini che diano contesto.
Controlla lo storico delle notifiche per assicurarti che tutti i responsabili abbiano ricevuto la comunicazione.
Dai priorità alle segnalazioni critiche usando l’evidenziazione in giallo.
Monitoraggio e azioni sulle attività
Aprendo un’attività, troverai delle schede che permettono un monitoraggio dettagliato:
Attività: mostra tutti i dettagli, lo stato attuale e lo storico delle modifiche.
Puoi modificare la configurazione dell’attività cliccando sull’icona della matita.
Prenotazione: se associata, vedrai la prenotazione attuale, precedente e successiva dell’alloggio.
Alloggio: indirizzo, disposizione di letti e bagni, e accesso alla scheda dell’alloggio.
Commenti: aggiungi note, immagini e segnala le criticità.Buone pratiche
Consigli utili
Usa le segnalazioni per evidenziare le attività critiche; saranno mostrate in giallo sia nella lista delle operazioni che nell’intranet dei fornitori.
Aggiungi immagini alle segnalazioni per fornire maggiori dettagli sul problema e facilitarne l’identificazione e la risoluzione.
Identifica facilmente lo stato delle pulizie grazie al cambio di colore nel calendario quando il fornitore segna l’attività come completata.
Il Gestore delle Operazioni ti permette di configurare, assegnare e monitorare tutte le tue attività da un unico modulo.
Grazie alla sua flessibilità e alle notifiche automatiche, garantisce una gestione efficiente, organizzata e una comunicazione fluida tra tutti i soggetti coinvolti.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra attività automatiche e manuali?
Qual è la differenza tra attività automatiche e manuali?
Le attività manuali si creano liberamente per operazioni generali o segnalazioni, e possono essere associate a specifici alloggi se necessario.
Posso associare un’attività a più alloggi?
Posso associare un’attività a più alloggi?
Sì, il sistema genera attività separate per ogni alloggio selezionato.
Come vengono evidenziate le segnalazioni?
Come vengono evidenziate le segnalazioni?
Sono evidenziate con uno sfondo giallo nella lista delle operazioni e nell’intranet dei fornitori, per identificare rapidamente le attività critiche.
I responsabili ricevono notifiche automaticamente?
I responsabili ricevono notifiche automaticamente?
Sì. Gli utenti VRMS ricevono notifiche nel sistema e i fornitori le ricevono via email se questa opzione viene selezionata durante la creazione dell’attività.