Definisci i responsabili e migliora l'efficienza operativa
Quando gestisci un'agenzia con più alloggi, ogni dettaglio conta. Assegnare in modo chiaro chi si occupa di ogni servizio non solo migliora l'organizzazione, ma riduce anche gli errori, evita malintesi e genera fiducia nel tuo team e nei tuoi fornitori.
Cosa sono gli extras e i servizi?
Gli extras e i servizi sono compiti o prestazioni aggiuntive che puoi offrire ai tuoi ospiti, come pulizie, trasferimenti o pacchetti di benvenuto.
La funzione di assegnazione ti permette di definire in anticipo chi sarà responsabile di ciascuno: un collaboratore interno o un fornitore esterno.
Per maggiori informazioni, consulta questa guida.
Vantaggi di assegnare responsabili
Migliore coordinazione tra il tuo team interno e i fornitori esterni.
Comunicazione più fluida: tutti sanno cosa fare e quando.
Risparmio di tempo e risorse tramite l'automazione dei compiti.
Flessibilità per personalizzare ogni servizio in base all'alloggio.
Come assegnare extras e servizi
Esistono diversi modi per assegnare responsabili a un servizio già configurato.
1. Dalla configurazione del servizio predefinito
Accedi a
VRMS → Alloggi → Corta estancia → Extras.Seleziona il servizio e apri la sezione «Responsabile».
Attiva l'opzione «Richiede gestione».
Se scegli No, il sistema intende che non necessita di un responsabile e blocca le altre opzioni.
Se scegli Sì, potrai continuare.
Definisci se il responsabile sarà Interno (utente del sistema) o Fornitore (esterno).
Seleziona l'utente o il fornitore nella lista in base alla tua scelta.
Consiglio utile
Usa questa opzione per configurare servizi che vengono sempre gestiti dalla stessa persona o azienda.
2. Dalla scheda del fornitore
Puoi anche assegnare direttamente i servizi a un fornitore dalla sua scheda. Questa opzione risparmia tempo quando uno stesso fornitore gestisce diversi compiti.
3. Dalla scheda dell'alloggio
Se desideri che un servizio abbia un responsabile diverso a seconda dell'alloggio:
Entra nella scheda dell'alloggio.
Apri la scheda «Extras/Servizi».
Nel servizio corrispondente, assegna il responsabile.
Attenzione ai dettagli
Gli utenti interni non hanno accesso a Unified Inbox, quindi non potranno comunicare tramite questo canale.
Le notifiche via email funzionano unicamente per fornitori esterni.
Assegnare correttamente gli extras e i servizi ti permetterà di lavorare con maggiore fluidità e senza duplicare gli sforzi.
Ora che conosci i diversi modi per farlo, rivedi i tuoi servizi attivi e configura i responsabili per migliorare l'efficienza fin dal primo giorno.
Domande frequenti
Posso assegnare più responsabili a un unico servizio in VRMS?
Posso assegnare più responsabili a un unico servizio in VRMS?
No. Ogni servizio può avere solo un responsabile assegnato, sia esso un utente interno o un fornitore esterno.
Cosa succede se segno un servizio come «Non richiede gestione»?
Cosa succede se segno un servizio come «Non richiede gestione»?
Il sistema lo interpreta come automatico, quindi non assegna alcun responsabile né genera compiti associati.
È possibile cambiare il responsabile di un servizio dopo averlo assegnato?
È possibile cambiare il responsabile di un servizio dopo averlo assegnato?
Sì. Puoi modificare il responsabile in qualsiasi momento da una delle sezioni in cui hai effettuato l'assegnazione.
I fornitori esterni ricevono sempre notifiche via email?
I fornitori esterni ricevono sempre notifiche via email?
Sì, ma solo se si tratta di fornitori esterni e l'opzione delle notifiche è attivata.
Qual è la differenza tra assegnare un servizio dalla configurazione generale o dalla scheda di un alloggio?
Qual è la differenza tra assegnare un servizio dalla configurazione generale o dalla scheda di un alloggio?
Assegnare dalla configurazione generale applica un responsabile predefinito a tutti gli alloggi, mentre farlo dalla scheda dell'alloggio ti permette di personalizzare l'assegnazione in un caso specifico.