Collega WhatsApp Business alla tua casella unificata e velocizza la comunicazione
L’integrazione di WhatsApp Business nell’Unified inbox di Avantio consente di centralizzare nel VRMS tutte le conversazioni con turisti, Proprietari e Fornitori. In questo modo, non è necessario alternare tra applicazioni, si riduce al minimo il rischio di perdere messaggi e si velocizza la gestione della comunicazione operativa.
Così, tutti i canali di messaggistica utilizzati per gestire Prenotazioni e operazioni si riuniscono in un unico pannello.
Definizioni chiave
Attore: nel contesto del VRMS, si definisce attore qualsiasi interlocutore con cui si mantiene la comunicazione attraverso il sistema: turisti, Proprietari o Fornitori.
Property Manager (PM): professionista o azienda specializzata nella gestione integrale degli Alloggi per conto dei Proprietari. Il PM coordina Prenotazioni, assistenza agli ospiti, comunicazione con i Fornitori e l’operatività quotidiana degli Alloggi.
Come collegare WhatsApp Business con Avantio?
Il processo è semplice, ma richiede il rispetto di alcuni requisiti chiave: disporre di un profilo aziendale su Meta, verificare il numero di telefono e accettare il contratto di connessione. Ogni passaggio è dettagliato in questo articolo.
Come funziona l’integrazione
Una volta attivata l’integrazione, nell’Unified inbox compariranno pulsanti che indicano una serie di azioni da eseguire.
Botón | Acción |
Connetti account | Questo pulsante viene mostrato nell’Unified inbox quando non hai ancora collegato l’account a WhatsApp. |
Aggiungi telefono | Questo pulsante appare quando:
WhatsApp richiede di aggiungere il numero completo, con il prefisso internazionale corretto. |
Invia modello | È richiesto ed obbligatorio per Meta inviare un modello per avviare una conversazione con qualsiasi attore (ospite, Proprietario, Fornitore). Casi in cui si applica:
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Indicatore del tempo per l’invio dei messaggi
L’invio di testo semplice è condizionato dalla finestra temporale di 24 ore, che inizia a decorrere dall’ultima interazione del destinatario con il tuo messaggio (non dall’invio del modello).
Nell’interfaccia, questo stato viene mostrato con un contatore che indica il tempo residuo prima della chiusura della finestra.
Modelli di WhatsApp
Se compare il pulsante «Invia modello», dovrai selezionarlo per avviare la conversazione. Facendolo, si aprirà un menu laterale con tutti i modelli disponibili e potrai scegliere quello corrispondente.
Attenzione ai dettagli
Le Modelli di WhatsApp sono diverse dai Modelli del sistema e possono essere creati sia in Meta sia dall’Unified inbox.
L’integrazione con WhatsApp accetta solo Modelli con testo semplice (senza variabili, URL, ecc.) e, per aprire una conversazione, sono compatibili solo quelli di tipo marketing e utilità.
Errori frequenti
Perché non posso inviare messaggi di testo? WhatsApp consente di utilizzare testo semplice per 24 ore dopo che il tuo ospite ti ha inviato un messaggio. Trascorse le 24 ore, utilizza Modelli per avviare la conversazione.
Tipi di modelli disponibili nel sistema
Esistono quattro stati possibili per i Modelli nel sistema:
Accettata → pronta per essere utilizzata direttamente nell’Inbox.
In sospeso → in fase di approvazione da parte di Meta.
Incompatibile → approvata in Meta, ma non funziona con la nostra integrazione.
Annullata → rifiutata da Meta.
Creazione di modelli dall’Unified inbox
Clicca su «Crea modello» nell’Unified inbox.
Seleziona il tipo (marketing o utilità).
Assegna un nome interno e redigi il testo in formato semplice.
Indica la lingua.
Salva e attendi l’approvazione di Meta.
Formati compatibili con l’integrazione
Inviare: testo, emoji, foto e PDF.
Ricevere: testo, emoji, foto, PDF, video, audio, gif, sticker, posizione e contatti.
Attenzione ai dettagli
I sondaggi, le reazioni, le risposte a messaggi precedenti, i cataloghi, le chiamate e le videochiamate non sono compatibili.
Le immagini multiple non vengono raggruppate: si mostrano come messaggi separati.
Pannelli
I pannelli dell’Unified inbox organizzano la visualizzazione dei messaggi e le informazioni relative a ciascun attore.
Pannello sinistro
Il pannello sinistro mostra l’anteprima dei messaggi di WhatsApp, consentendo di identificare a colpo d’occhio il contenuto più recente.
Pannello centrale
Il pannello centrale distingue tra due tipologie di messaggi:
Messaggi ammessi → vengono visualizzati correttamente nell’Unified inbox.
Messaggi non ammessi → compare un avviso con la tipologia ricevuta, la via di WhatsApp e una notifica di incompatibilità. In questo caso, il PM deve contattare l’attore (turista, Proprietario o Fornitore) e indicargli di reinviare il messaggio in un formato compatibile.
Pannello destro
Il pannello destro appare solo quando l’attore è associato a una Prenotazione:
Attore collegato a una Prenotazione → mostra le informazioni della Prenotazione corrispondente.
Attore non collegato (ad esempio, un Fornitore) → il pannello destro non viene mostrato, poiché in questi casi è associato a Operazioni/attività e non a Prenotazioni.
Attore/interlocutore sconosciuto
In alcuni casi, i messaggi ricevuti via WhatsApp non saranno associati a un attore nel VRMS e appariranno unicamente con il numero di telefono.
Il PM può risolvere collegando il messaggio a un attore esistente o creando un nuovo attore nel sistema.
Per farlo, è necessario eseguire questi passaggi:
Nell’Unified inbox, seleziona il messaggio dell’attore sconosciuto.
Nell’angolo in alto a destra, seleziona il menu con tre puntini verticali.
Scegli una delle due opzioni: «Aggiungi esistente» o «Aggiungi nuovo».
Raccomandazioni sul numero di telefono
Per ottimizzare l’integrazione, si raccomanda di:
Mantenere il numero attuale per finalità commerciali.
Creare un nuovo numero esclusivo per uso operativo e collegarlo al profilo di WhatsApp in Avantio.
Perché usare due numeri distinti? Nell’Unified inbox conviene centralizzare solo i messaggi che richiedono un’azione rapida (Prenotazioni in corso, richieste dei Proprietari o dubbi operativi dei Fornitori). Il numero commerciale, essendo pubblicato sul Web o sui social, riceve spesso richieste generali non sempre legate alle Prenotazioni.
Consiglio utile
Condividi il numero operativo esclusivamente con attori esistenti (clienti, Proprietari e Fornitori) e utilizza il numero commerciale per le richieste esterne. In questo modo potrai separare con chiarezza gli ambiti commerciale e operativo ed evitare la perdita di attività critiche.
Attenzione ai dettagli
Non sono ammesse funzioni come cataloghi, sondaggi, reazioni, chiamate o videochiamate.
I messaggi che includono più immagini verranno mostrati separatamente (non raggruppati come nell’app mobile).
È possibile collegare un solo numero di telefono all’integrazione.
Con l’integrazione di WhatsApp Business nell’Unified inbox già configurata, potrai gestire le conversazioni in modo più rapido ed efficiente.
Il passo successivo è creare i tuoi primi Modelli e iniziare a rispondere ai tuoi attori in modo agile e professionale.
Domande frequenti
Posso collegare più numeri di WhatsApp al mio account di Avantio?
Posso collegare più numeri di WhatsApp al mio account di Avantio?
No. L’integrazione con l’Unified inbox ammette un solo numero di telefono per account.
Cosa succede se provo a inviare un messaggio di testo semplice dopo 24 ore?
Cosa succede se provo a inviare un messaggio di testo semplice dopo 24 ore?
WhatsApp consente di inviare testo semplice solo entro le 24 ore successive all’ultima interazione del destinatario. Trascorso tale periodo, dovrai avviare la conversazione con un Modello approvato da Meta.
Posso ricevere notifiche dei messaggi WhatsApp su più dispositivi usando Avantio?
Posso ricevere notifiche dei messaggi WhatsApp su più dispositivi usando Avantio?
Sì. Purché la sessione sia attiva su ciascun dispositivo e tu abbia abilitato i permessi di Notifica, potrai ricevere gli avvisi in parallelo.
Come posso sapere se un modello di WhatsApp è pronto per l’uso nell’Unified inbox?
Come posso sapere se un modello di WhatsApp è pronto per l’uso nell’Unified inbox?
Nel sistema, ogni Modello appare con uno stato: Accettata, In sospeso, Incompatibile o Annullata. Solo quelli con stato Accettata sono disponibili per l’invio.