Punto di partenza
Le condizioni di pagamento e cancellazione influenzano direttamente l’esperienza di prenotazione dei tuoi ospiti e il modo in cui gestisci i tuoi incassi.
Con il modulo Condizioni di prenotazione puoi definire come vengono confermate e pagate le prenotazioni effettuate sul tuo sito web e su determinati portali, quali metodi di pagamento sono disponibili, quali importi vengono riscossi in ogni fase e quali penali si applicano in caso di cancellazione.
Inoltre, puoi applicare una sola regola a tutti i tuoi alloggi oppure creare condizioni specifiche in base alle esigenze di ciascuno.
Cosa imparerai in questo articolo?
Imparerai a creare e configurare le tue condizioni di pagamento e cancellazione, definire i diversi momenti di incasso e adattare le regole in base all’alloggio, all’importo o alla durata della prenotazione.
Vantaggi
Definire in modo chiaro quando e come i tuoi ospiti devono pagare.
Adattare le condizioni di pagamento e cancellazione ai diversi alloggi.
Offrire informazioni trasparenti durante il processo di prenotazione e ridurre possibili malintesi.
Quando dovresti usare questa funzionalità?
Dovresti utilizzare questa funzionalità quando vuoi definire o modificare le regole di pagamento e cancellazione delle tue prenotazioni, configurare diversi acconti o metodi di pagamento, oppure applicare condizioni specifiche in base ai tuoi alloggi.
Puoi anche utilizzarla per adattare le condizioni in base alla stagione, all’importo della prenotazione o alla sua durata.
Prima di iniziare
È utile verificare in anticipo:
Quale percentuale vuoi incassare al momento della prenotazione e nei pagamenti successivi.
Quali metodi di pagamento vuoi offrire ai tuoi ospiti.
Quali alloggi devono condividere le stesse condizioni e quali necessitano di regole specifiche.
È inoltre consigliabile definire in anticipo le tue politiche di cancellazione e verificare se utilizzi Avantio Payments, poiché alcune opzioni, come l’incasso con carta, dipendono dall’avere una piattaforma di pagamento integrata.
Tieni presente che i nuovi alloggi adotteranno automaticamente la regola configurata come predefinita.
Segui questi passaggi
Crea una nuova condizione di pagamento e cancellazione.
Accedi a:VRMS → Prenotazioni → Condizioni di prenotazione → Elenco
Clicca su Nuova condizione di pagamento e cancellazione.
Identifica la regola e assegna gli alloggi.
In Nome / Riferimento, inserisci un nome che ti permetta di riconoscere facilmente la condizione.Poi, in Seleziona alloggi, seleziona gli alloggi a cui vuoi applicare questa regola e clicca su Avanti.
Configura come viene confermata e pagata la prenotazione.
In Come vengono confermate e pagate le prenotazioni, definisci i diversi passaggi di pagamento:Passaggio 1 — Al momento della prenotazione: indica la percentuale da incassare e seleziona il metodo di pagamento. Se utilizzi Avantio Payments con carta di credito, puoi impostare un 0 % al momento della prenotazione.
Passaggi 2 e 3: configura i pagamenti restanti fino a raggiungere l’importo totale.
Per i pagamenti successivi puoi selezionare:
Prima dell’arrivo: indica quanti giorni prima del check-in deve essere effettuato il pagamento e la percentuale corrispondente.
All’arrivo: configura l’incasso per il momento del check-in.
Seleziona i metodi di pagamento e salva la configurazione.
Definisci quali metodi vuoi accettare, come carta, bonifico o PayPal.Indica anche il beneficiario e il numero di conto che verranno utilizzati di default oppure configura informazioni specifiche per determinati alloggi.
Controlla tutti i dati e clicca su Salva.
Risultato atteso
Una volta salvata la configurazione, le prenotazioni associate utilizzeranno le condizioni di pagamento e cancellazione definite per i rispettivi alloggi.
Gli ospiti vedranno i metodi di pagamento disponibili e gli importi da versare in base al momento della prenotazione.
Potrai rivedere e modificare queste condizioni successivamente da:
VRMS → Prenotazioni → Condizioni di prenotazione → Elenco
Prossimi passi consigliati
Dopo aver salvato la configurazione:
Controlla gli alloggi associati a ciascuna condizione per verificare che le regole siano applicate correttamente.
Effettua una prova del processo di prenotazione per verificare che percentuali, date e metodi di pagamento mostrati corrispondano alla tua strategia.
Principali campi e opzioni
Nome / Riferimento: permette di identificare facilmente ogni condizione.
Seleziona alloggi: determina a quali proprietà verrà applicata la regola.
Passaggi di pagamento: permettono di suddividere l’importo della prenotazione in diversi momenti.
Metodo di pagamento: definisce le opzioni disponibili per l’ospite.
Beneficiario e numero di conto: indicano chi riceve i pagamenti.
Condizioni di cancellazione: permettono di definire penali in base al momento della cancellazione.
Configurazione avanzata: permette di adattare determinate regole in base all’importo o alla durata della prenotazione.
Limitazioni e considerazioni
Tieni presente che:
Se una prenotazione viene effettuata con meno anticipo rispetto a quello previsto per un secondo pagamento, l’ospite dovrà versare il 100 % della prenotazione.
Le percentuali di pagamento vengono calcolate esclusivamente sull’importo dell’affitto, non sugli extra.
Gli extra devono essere configurati separatamente nella loro scheda dedicata.
I nuovi alloggi utilizzeranno automaticamente la condizione predefinita.
Le condizioni configurate in Avantio non sostituiscono le politiche proprie di tutti i portali.
Prima di apportare modifiche a condizioni già utilizzate, verifica sempre quali alloggi e prenotazioni potrebbero essere interessati.
Buone pratiche
Utilizza nomi chiari per identificare facilmente ogni condizione.
Mantieni una struttura di pagamento semplice e facile da capire per l’ospite.
Evita di creare più regole del necessario se diversi alloggi condividono la stessa strategia.
Verifica il processo di prenotazione dopo aver salvato le modifiche.
Comunica chiaramente le condizioni di cancellazione sul tuo sito web.
Rivedi periodicamente le condizioni per assicurarti che siano ancora adatte alla tua operatività.
Caso pratico
Un’agenzia vuole incassare un 30 % al momento della prenotazione e il 70 % restante 15 giorni prima dell’arrivo.
Per configurarlo:
Nel Passaggio 1, imposta il 30 % e seleziona i metodi di pagamento disponibili.
Nel Passaggio 2, seleziona Prima dell’arrivo, indica 15 giorni e configura il restante 70 %.
Assegna la condizione agli alloggi corrispondenti.
Definisci le penali di cancellazione in base ai giorni mancanti al check-in.
Se un ospite effettua la prenotazione, ad esempio, solo 10 giorni prima dell’arrivo, il sistema richiederà direttamente il 100 % dell’importo, poiché la data prevista per il secondo pagamento sarebbe già trascorsa.
Come nascondere il bonifico bancario in base ai giorni rimanenti
Se vuoi evitare che un ospite selezioni il bonifico bancario quando la data di arrivo è troppo vicina, puoi utilizzare l’opzione Nascondi metodo di pagamento in base ai giorni.
Nel Passaggio 1, indica il numero di giorni di anticipo a partire dal quale vuoi nascondere questo metodo.
Ad esempio, se inserisci 5 giorni, il bonifico non sarà più disponibile per tutte le prenotazioni effettuate con meno di cinque giorni di anticipo rispetto al check-in.
Una volta configurata questa opzione nel Passaggio 1, verrà applicata automaticamente anche ai passaggi successivi.
Configurazione avanzata
Puoi applicare regole aggiuntive in base alle caratteristiche della prenotazione.
Nel Passaggio 1, la sezione Configurazione avanzata è disponibile di default.
Nei passaggi 2 e 3, apparirà quando selezioni Prima dell’arrivo.
Da qui puoi utilizzare:
Configurazione in base all’importo della prenotazione.
Configurazione in base alla durata della prenotazione.
Ad esempio, puoi stabilire che le prenotazioni con un importo inferiore a 100 € debbano essere pagate interamente al momento della prenotazione.
Puoi anche limitare determinati metodi di pagamento tramite:
Nascondi opzioni in base ai giorni.
Nascondi opzioni in base all’importo.
Configura le condizioni di cancellazione
Nella sezione Condizioni di cancellazione puoi impostare diverse penali in base al tempo rimanente prima del check-in.
Puoi anche definire la penale applicabile in caso di no-show.
Ad esempio:
Cancellazione tra 0 e 2 settimane prima dell’arrivo → penale dell’80 % dell’importo dell’affitto.
Assicurati che queste condizioni siano chiare e comunicate correttamente all’ospite per ridurre dubbi e possibili contestazioni.
Errori frequenti
Non compare il metodo di pagamento atteso: verifica che sia selezionato nella condizione e, nel caso della carta, che tu abbia una piattaforma integrata con Avantio Payments.
L’ospite deve pagare il 100 % anche se hai configurato più scadenze: controlla con quanto anticipo è stata effettuata la prenotazione.
La percentuale non corrisponde al totale della prenotazione: ricorda che gli acconti vengono calcolati solo sull’importo dell’affitto.
Una regola si applica ad alloggi errati: verifica gli alloggi selezionati nella relativa condizione.
Il bonifico non compare come metodo di pagamento: controlla se hai attivato qualche restrizione basata sui giorni rimanenti prima del check-in.
Se qualcosa non funziona
Se le condizioni non si comportano come previsto, controlla questi punti prima di contattare il nostro team di assistenza clienti:
Verifica che la condizione sia stata salvata correttamente.
Assicurati che l’alloggio interessato sia associato alla regola corretta.
Controlla i percentuali, i giorni prima del check-in e i metodi di pagamento configurati.
Verifica se esistono regole avanzate in base a importo, durata o giorni che potrebbero modificare il comportamento.
Aggiorna la pagina e ricontrolla la configurazione.
Se il problema persiste, contatta il nostro team di assistenza clienti e includi screenshot, il nome della condizione, l’alloggio interessato e le date della prenotazione a cui dovrebbe essere applicata.
Domande frequenti
Posso configurare condizioni di pagamento e cancellazione diverse in base alla stagione?
Posso configurare condizioni di pagamento e cancellazione diverse in base alla stagione?
Sì. Puoi utilizzare l’opzione Nuova stagione per definire diversi periodi e applicare condizioni differenti in base alle date selezionate.
Perché non vedo l'opzione di pagamento con carta?
Perché non vedo l'opzione di pagamento con carta?
È possibile che tu non abbia ancora integrato una piattaforma di pagamento con Avantio Payments. Contatta il tuo specialista di implementazione o il nostro team per verificare quali piattaforme sono disponibili per la tua configurazione.
Come vengono calcolate le percentuali di acconto?
Come vengono calcolate le percentuali di acconto?
Le percentuali vengono sempre calcolate sull'importo dell'affitto, senza includere gli Extras. Questi devono essere configurati separatamente.
Le condizioni configurate in Avantio modificano le politiche di Airbnb o Booking.com?
Le condizioni configurate in Avantio modificano le politiche di Airbnb o Booking.com?
No. Airbnb e Booking.com mantengono le proprie politiche di pagamento e cancellazione.
Attualmente, Vrbo può invece utilizzare le condizioni di pagamento e cancellazione configurate in Avantio.