Planning des fournisseurs | Centro de ayuda

Lorsqu'un fournisseur doit consulter les tâches qui lui sont assignées pour la semaine, disposer de toutes les informations dans une seule vue facilite l'organisation du travail et réduit la nécessité de consulter continuellement l'équipe de gestion.

Avec le planning hebdomadaire des fournisseurs, vous pouvez permettre à chaque fournisseur de consulter depuis son intranet ses tâches assignées et l'occupation des logements en format calendrier.

En tant que Property Manager, c'est vous qui décidez quels fournisseurs peuvent accéder à cette vue grâce à l'autorisation Voir le planning des tâches.

Que vais-je apprendre dans cet article ?

Vous apprendrez à activer le planning hebdomadaire pour un fournisseur et découvrirez comment il peut l'utiliser pour consulter ses tâches, réservations et logements assignés.

Avantages

Donne à vos fournisseurs une plus grande autonomie pour organiser leur agenda hebdomadaire.

Réduit le risque d'effectuer des travaux dans des logements occupés par des hôtes.

Gardez le contrôle des accès, en activant ou désactivant le planning individuellement pour chaque fournisseur.

Facilite la consultation des tâches et de l'occupation depuis une vue spécialement adaptée aux appareils mobiles.

Quand utiliser cette fonctionnalité ?

Vous devriez activer cette fonctionnalité lorsque vous souhaitez qu'un fournisseur puisse consulter et organiser de façon autonome ses tâches hebdomadaires, tout en ayant également une visibilité sur l'occupation des logements qui lui sont assignés.

Cela peut s'avérer particulièrement utile pour les fournisseurs qui travaillent habituellement hors des bureaux et ont besoin de consulter leur planning depuis leur mobile.

Avant de commencer

Il est conseillé de vérifier au préalable :

Que le fournisseur a bien les logements et tâches qu'il doit gérer correctement assignés.

Quelles informations vous souhaitez qu'il puisse consulter via les autorisations existantes.

Que votre utilisateur dispose de l'un des profils autorisés à gérer l'autorisation : Administrateur, Responsable des réservations ou Gestion des fournisseurs.

Notez que les autorisations Voir les informations du touriste et Voir l'adresse du logement détermineront une partie des informations que le fournisseur pourra consulter depuis le planning.

Suivez ces étapes

Accédez à la fiche du fournisseur.
Ouvrez la configuration des autorisations.
Activez l'autorisation Voir le planning des tâches.
Une fois activée, le fournisseur disposera dans l'en-tête de son intranet d'un sélecteur pour alterner entre la vue liste quotidienne et la nouvelle vue calendrier hebdomadaire.

Si vous désactivez cette autorisation, le fournisseur ne verra plus l'accès au calendrier et continuera à utiliser uniquement la vue liste quotidienne.

Résultat attendu

Une fois l'autorisation activée, le fournisseur pourra consulter depuis son intranet une vue hebdomadaire avec ses tâches assignées et l'occupation de ses logements.

Cette vue est uniquement en lecture : le fournisseur ne peut pas créer, modifier ni déplacer des tâches depuis le planning.

Prochaines étapes recommandées

Après avoir activé l'accès :

Vérifiez avec le fournisseur qu'il peut bien voir le sélecteur entre la vue liste et la vue calendrier.
Contrôlez ses autorisations d'accès aux informations sur l'hôte et à l'adresse des logements pour vous assurer qu'il ne consulte que les informations nécessaires.
Vérifiez que les logements et tâches qui lui sont assignés sont corrects.

Comment utiliser le planning hebdomadaire

Consulter la semaine de travail

La vue calendrier affiche par défaut un planning hebdomadaire qui commence le jour précédant la date actuelle.

Le fournisseur ne verra que les logements qui lui sont assignés.

Les logements sont triés en fonction du nombre de tâches existantes le premier jour visible du planning. Ce tri est mis à jour lors de la navigation entre les semaines.

Le bouton AUJOURD'HUI permet de revenir rapidement à la semaine actuelle.

Consulter l'état des tâches

Le calendrier permet d'identifier rapidement l'état des tâches :

Réalisée
En cours
En attente

Lorsqu'une tâche en attente ou en cours dépasse sa date de réalisation, elle s'affiche visuellement comme expirée.

Cela ne modifie pas l'état réel de la tâche : cela change uniquement sa représentation visuelle pour faciliter son identification.

Lorsqu'une même cellule contient plusieurs tâches sur mobile, l'ordre de priorité visuelle suivant s'applique :

Expirée → Incident → En attente/En cours → Réalisée

Consulter l'occupation des logements

Le planning affiche également l'occupation des logements pour aider le fournisseur à savoir quand une réservation est en cours.

Les informations affichées dépendront de ses autorisations :

S'il a activé Voir les informations du touriste, il pourra consulter le nom de l'hôte.
S'il ne dispose pas de cette autorisation, il verra uniquement le nombre d'occupants.

Les réservations sont visibles par défaut, mais peuvent être masquées grâce au filtre Masquer les réservations.

Si le logement a un blocage de disponibilité et ne peut pas être réservé, la cellule s'affichera comme Indisponible, sans information de réservation.

Alterner entre la vue liste et le calendrier

Depuis l'en-tête, le fournisseur peut alterner entre :

La vue liste quotidienne.
La vue calendrier hebdomadaire.

De plus, en cliquant sur un jour depuis le calendrier, il accède directement à la vue liste correspondant à cette date.

Chaque vue conserve ses propres filtres.

Utiliser les filtres du planning

Le fournisseur peut ajuster les informations affichées dans le calendrier grâce aux filtres suivants :

Masquer les réservations : permet d'afficher ou de masquer l'occupation des logements.
Date : permet de sélectionner la date de début du planning.
Logement : permet de sélectionner un ou plusieurs logements et d'effectuer une recherche dans la sélection.
Localisation : permet de filtrer les logements par emplacement.
Bâtiment/Résidence : permet de filtrer par bâtiment ou résidence.
Barre de recherche de l'en-tête : permet de localiser des logements par nom dans l'ensemble déjà filtré.

Les filtres sont conservés pendant la session et n'incluent que les logements assignés au fournisseur.

Consulter le détail des tâches

Lorsqu'une cellule contient plusieurs tâches, le fournisseur peut l'ouvrir pour consulter toutes les tâches correspondant à ce logement et à ce jour.

Depuis le détail, il pourra consulter :

Nom de la tâche.
Date et heure de réalisation.
État.
Nombre de commentaires.
Accès au détail complet de la tâche.
Option pour envoyer un message depuis le menu de la tâche.

S'il dispose de l'autorisation Voir l'adresse du logement, il pourra également consulter l'adresse et accéder à sa localisation sur Google Maps.

Utilisation depuis mobile et ordinateur

Depuis mobile

La vue est spécialement conçue pour les fournisseurs qui travaillent sur le terrain.

Depuis un appareil mobile, il est possible de :

Faire défiler horizontalement pour naviguer entre les semaines.
Faire défiler verticalement pour consulter les différents logements.
Développer un logement pour afficher son nom et son adresse.

Les logements apparaissent initialement réduits, affichant uniquement leur image.

Depuis ordinateur

Depuis un ordinateur, le fournisseur peut :

Utiliser les flèches pour naviguer entre les semaines.
Faire défiler verticalement pour consulter davantage de logements.
Développer ou réduire les logements.
Développer ou réduire les tâches regroupées dans une même cellule.

Les logements apparaissent initialement développés.

Limitations et considérations

Notez que :

Le fournisseur ne peut consulter que les logements qui lui sont assignés.

La vue planning est uniquement en lecture : elle ne permet pas de créer, modifier ni déplacer des tâches.

Les autorisations existantes Voir les informations du touriste et Voir l'adresse du logement déterminent les données consultables.

Les filtres de la vue liste et du calendrier fonctionnent de manière indépendante.

Si le fournisseur n'a pas l'autorisation Voir le planning des tâches activée, il ne verra pas le sélecteur pour accéder au calendrier.

L'expérience est spécialement optimisée pour les appareils mobiles.

Bonnes pratiques

Activez le planning uniquement pour les fournisseurs qui ont besoin de consulter leur planning hebdomadaire.

Vérifiez que chaque fournisseur a ses logements correctement assignés.

Configurez les autorisations d'information sur l'hôte et d'adresse selon les besoins de chaque fournisseur.

Encouragez les fournisseurs qui travaillent sur le terrain à utiliser la vue mobile pour consulter rapidement leur agenda.

Utilisez les filtres pour faciliter la consultation lorsqu'un fournisseur gère un grand nombre de logements.

Cas pratique

Un fournisseur de nettoyage a plusieurs tâches assignées à différents logements au cours de la semaine.

En activant l'autorisation Voir le planning des tâches, il peut accéder depuis son mobile au calendrier hebdomadaire, consulter quels logements nécessitent une intervention chaque jour et vérifier si des hôtes y séjournent.

Ainsi, il peut organiser son parcours de travail sans avoir à demander continuellement des informations sur son agenda au Property Manager et réduire le risque d'accéder à un logement occupé.

Erreurs fréquentes

Le fournisseur ne voit pas la vue calendrier : vérifiez qu'il a l'autorisation Voir le planning des tâches activée.

Un logement n'apparaît pas : vérifiez que le logement est assigné au fournisseur.

Le fournisseur ne voit pas le nom de l'hôte : vérifiez s'il dispose de l'autorisation Voir les informations du touriste.

Il ne peut pas consulter l'adresse du logement : vérifiez qu'il a l'autorisation Voir l'adresse du logement activée.

Il ne peut pas modifier une tâche depuis le planning : ce comportement est normal. La vue calendrier est uniquement en lecture.

Si quelque chose ne fonctionne pas

Si le planning ne se comporte pas comme prévu, vérifiez ces points avant de contacter notre équipe d'assistance :

Vérifiez que l'autorisation Voir le planning des tâches est activée pour le fournisseur.
Vérifiez que les logements et tâches sont correctement assignés.
Contrôlez les autorisations Voir les informations du touriste et Voir l'adresse du logement.
Vérifiez s'il existe des filtres actifs pouvant masquer certains logements ou réservations.
Actualisez la page et vérifiez à nouveau le résultat.

Si le problème persiste, contactez notre équipe d'assistance et incluez, dans la mesure du possible, des captures d'écran, le fournisseur concerné, le logement ou la tâche correspondante et les dates auxquelles le problème se produit.

Questions fréquentes

Les fournisseurs voient-ils tous les logements de l'entreprise dans le planning ?

Non. Chaque fournisseur ne peut consulter que les logements qui lui sont assignés.

Que se passe-t-il si le fournisseur n'a pas l'autorisation Voir le planning des tâches activée ?

Le sélecteur pour accéder au calendrier ne sera pas visible et le fournisseur continuera à utiliser uniquement la vue liste quotidienne.

Le fournisseur peut-il créer ou modifier des tâches depuis le calendrier ?

Non. Le planning hebdomadaire est une vue en lecture seule. Le fournisseur ne peut pas créer, modifier ni déplacer des tâches depuis celui-ci.

Quelles informations sur les réservations le fournisseur peut-il consulter ?

Cela dépend de ses autorisations.

S'il a activé Voir les informations du touriste, il peut consulter le nom de l'hôte. S'il ne dispose pas de cette autorisation, il verra uniquement le nombre d'occupants.

Peut-il masquer les réservations du calendrier ?

Oui. Il peut utiliser le filtre Masquer les réservations pour ne plus afficher l'occupation des logements.

Peut-il consulter l'adresse du logement depuis le planning ?

Oui, à condition d'avoir l'autorisation Voir l'adresse du logement activée. Dans ce cas, il pourra également accéder au lien Google Maps depuis le détail des tâches.

Les mêmes filtres sont-ils conservés lors du passage de la vue liste au calendrier ?

Non. Actuellement, chaque vue conserve ses propres filtres de manière indépendante