Coordonnez fournisseurs et employés depuis un seul module avec contrôle et agilité
Gérer une équipe mixte de fournisseurs externes et de personnel interne peut vite devenir complexe sans un système adapté. Le Gestionnaire d’Opérations simplifie cette tâche en apportant contrôle et agilité à la gestion quotidienne, en réduisant les incidents, en améliorant la collaboration et en garantissant que tout avance sans surveillance constante.
Découvrez le module Gestionnaire d’Opérations
La configuration initiale est intuitive. Pour commencer, accédez à VRMS et rendez-vous dans la section « Opérations ». À partir de là, il est conseillé d’explorer les différents onglets : de l’accès du responsable à la liste des tâches, en passant par les notifications spécifiques, pour tirer le meilleur parti du module.
En ouvrant la section, vous verrez toutes les opérations et incidents programmés pour la journée, servant de hub central qui regroupe aussi bien les tâches automatiques que manuelles.
Principaux avantages
Automatisation intelligente : chaque fois qu’une réservation inclut un extra avec un responsable assigné, la tâche correspondante est automatiquement créée dans le module Opérations.
À chaque fois qu’une réservation inclut un extra/service, la tâche correspondante est automatiquement générée dans le module Opérations.
Flexibilité totale : créez des tâches manuelles pour des contrôles généraux ou des incidents, et assignez-les à un ou plusieurs logements selon vos besoins.
Créez des tâches manuelles pour des contrôles généraux, des incidents ou des services ponctuels non liés à une réservation, et assignez-les à un ou plusieurs logements selon vos besoins.
Contrôle total : chaque tâche regroupe des informations détaillées sur la réservation, le logement et le responsable, avec des onglets pour les commentaires et les notifications.
Suivi en temps réel : modifiez les statuts, consultez l’historique et signalez des incidents directement depuis le système.
Vue liste
Par défaut, le mode vue liste
s’affiche avec les opérations et incidents programmés pour aujourd’hui, avec la possibilité de consulter aussi ceux de demain ou des 7 prochains jours. Cette vue présente les informations suivantes :
Nom de la tâche ou de l’opération : peut provenir d’un extra/service lié à une réservation ou d’une tâche créée manuellement.
Responsable : fournisseur externe ou employé ayant accès au VRMS.
Logement associé : si applicable.
Numéro de réservation : si concerné.
Statut : réalisé ou en attente.
Vous obtenez ainsi une vision globale sans perdre de temps sur des détails inutiles.
Avantages clés
Le système permet de :
Joindre des informations aux tâches.
Les associer à un logement spécifique ou les garder générales.
Assigner des responsables, qu’il s’agisse d’utilisateurs internes du VRMS ou de fournisseurs externes avec accès autorisé.
L’interface est entièrement responsive, s’adaptant aux mobiles et tablettes. De plus, les filtres permettent de créer des vues personnalisées et de les enregistrer pour un accès futur.
Astuce utile
Utilisez les filtres pour créer des vues personnalisées et enregistrez-les pour y accéder rapidement par la suite.
Les tâches peuvent être gérées individuellement ou en groupe. Pour cela, sélectionnez la date, choisissez les tâches concernées et cliquez sur « Plus d’actions ». Vous pourrez alors :
Modifier les détails de chaque tâche.
Configurer les extras gérables.
Supprimer les tâches inutiles.
Exporter les informations en CSV, Excel ou PDF.
Attention aux détails
Lors de l’export, vérifiez que les filtres appliqués sont bien pris en compte dans le fichier pour éviter d’inclure des données non souhaitées.
Vue Planning : une perspective calendaire
Pour changer d’affichage, cliquez sur le bouton vue Planning
. Cette option complète la vue liste en affichant les tâches par logement et par jour, ainsi que les réservations. Il s’agit d’un calendrier visuel qui facilite la détection des conflits ou des créneaux libres dans la planification.
Dans cette vue, vous pouvez :
Consulter les détails des réservations ou des logements en un clic.
Voir les informations essentielles de chaque tâche directement sur le calendrier.
Créer de nouvelles tâches à partir d’un jour précis.
Déplacer les tâches horizontalement pour modifier leur date.
Bonnes pratiques
Intégrez cette vue à votre routine hebdomadaire pour équilibrer les charges de travail et limiter les reprogrammations manuelles.
Le Gestionnaire d’Opérations centralise et organise les tâches des fournisseurs et des employés, offrant contrôle, flexibilité et efficacité.
Avec ce module, vous gérez aussi bien les opérations programmées que les imprévus, tout en gardant une vision claire et simplifiée de votre activité quotidienne.
Questions fréquentes
Puis-je créer des tâches sans les associer à un logement ?
Puis-je créer des tâches sans les associer à un logement ?
Oui. C’est utile pour des opérations générales comme les inventaires. Lors de la création manuelle de la tâche, sélectionnez l’option correspondante pour la garder indépendante.
Comment les changements de tâches sont-ils notifiés ?
Comment les changements de tâches sont-ils notifiés ?
Automatiquement, par email ou via la cloche de notifications du VRMS. Fournisseurs et employés reçoivent des alertes immédiates.
Est-il nécessaire de donner l’accès aux fournisseurs externes ?
Est-il nécessaire de donner l’accès aux fournisseurs externes ?
Oui, si vous souhaitez leur attribuer des responsabilités. Configurez leurs droits dans la section Fournisseur pour garantir un flux de travail sans interruption.
Le module fonctionne-t-il sur mobile ?
Le module fonctionne-t-il sur mobile ?
Oui, il est entièrement responsive. Vous pouvez y accéder depuis n’importe quel appareil sans perdre de fonctionnalités, idéal pour les opérations sur le terrain.