L'onboarding d'Avantio combine le travail en autonomie dans votre VRMS avec l'accompagnement continu d'un Spécialiste en implémentation.
À mesure que vous configurez votre compte en suivant les checklists, articles et vidéos, votre Spécialiste en implémentation vous guidera dans les décisions opérationnelles clés, répondra à vos questions et vous aidera à optimiser votre compte.
Le processus est divisé en deux blocs principaux :
Avant la mise en ligne : vous configurerez vos bases légales, fiscales et opérationnelles, vérifierez vos propriétés et préparerez la connexion aux canaux.
Après la mise en ligne : vous optimiserez la gestion de vos réservations actives, découvrirez le module des propriétaires et terminerez la configuration de votre facturation.
Notre méthodologie : un onboarding hybride et guidé
Le processus d'implémentation combine une configuration autonome guidée, des ressources d'aide et des sessions d'examen individuelles. Il repose sur cinq piliers :
6 phases opérationnelles : Un parcours structuré pour configurer les principaux domaines opérationnels de votre compte.
Checklists de suivi : Une feuille de route visuelle pour que vous sachiez toujours quelles configurations terminer à chaque phase.
Sessions de conseil et de révision individuelles : 7 sessions de conseil avec votre Spécialiste en implémentation pour dissiper vos doutes et adapter les processus à votre modèle commercial.
Centre d'aide : Articles, guides techniques et tutoriels vidéo pour vous aider à terminer les configurations et consulter des fonctionnalités spécifiques.
Assistance IA immédiate : Une aide IA à la demande pour vos questions opérationnelles et de configuration. Si une demande nécessite une révision spécialisée, elle sera transmise de manière fluide à l'équipe de support, qui répondra dès qu'elle sera disponible, garantissant ainsi que vous recevrez les bons conseils.
Comment accéder à vos checklists
Pour accéder à vos checklists depuis le VRMS :
Cliquez sur l'icône du point d'interrogation « ? » (en haut à droite)
Sélectionnez « Contacter l'équipe Customer Experience »
Cliquez sur l'onglet « Tâches ».
Sélectionnez la checklist active.
Comment compléter chaque phase
À chaque phase, vous suivrez le même processus :
Ouvrez la checklist active : Accédez à l'onglet "Tâches" et ouvrez la checklist correspondante.
Configurez votre VRMS : Suivez l'article d'aide associé à chaque étape de la checklist pour appliquer les paramètres dans votre compte.
Suivez votre progression : Une fois que vous avez terminé une configuration, cochez l'étape dans la checklist. Ces cases à cocher servent strictement de référence visuelle : elles ne modifient pas le VRMS et n'envoient pas automatiquement d'informations à votre Spécialiste en implémentation.
Résolvez vos doutes : Consultez l'article, posez la question à l'Assistant IA ou demandez de l'aide à votre Spécialiste en implémentation. Vous pouvez passer aux étapes suivantes de la checklist et revenir à la configuration en attente plus tard.
Terminez la phase : Pour débloquer la checklist suivante, vous devez terminer et cocher toutes les étapes de votre phase actuelle.
Session individuelle avec votre Spécialiste en implémentation : Pour clôturer chaque phase, vous rencontrerez individuellement votre spécialiste. Assurez-vous de terminer les configurations de la phase avant la session. Lors de la réunion, le spécialiste examinera votre travail, dissipera vos doutes et vous conseillera sur la façon d'adapter les flux de travail à votre modèle commercial.
N'oubliez pas : terminer la checklist avant chaque session vous permet de maximiser votre temps de consultation personnalisé, en vous concentrant sur votre stratégie commerciale et l'optimisation de votre compte.
BLOC 1. Avant la mise en ligne
Dans ce bloc, vous configurerez les bases légales, fiscales et opérationnelles requises avant de connecter vos propriétés aux portails. Terminer et vérifier cette configuration permet de réduire les problèmes lors des phases suivantes.
Plus cette configuration initiale est complète, plus le lancement de votre compte Avantio sera rapide et fluide.
Phase 1 : Base Opérationnelle
Avant de créer ou d'importer vos propriétés, vous établirez les règles de base du compte. Ces règles s'appliqueront par défaut aux futures propriétés, factures et communications, vous évitant ainsi de dupliquer les tâches.
Lors de cette phase, vous configurerez :
Utilisateurs : Donnez accès à votre équipe et attribuez les permissions en fonction de leurs rôles.
Configuration de base de l'entreprise : Les données de base qui servent de fondation à tout le reste, telles que votre logo, vos langues de travail et les adresses e-mail que vous souhaitez que le système utilise. Il est essentiel de valider votre domaine de messagerie pour réduire le risque que les messages envoyés depuis Avantio aillent dans les spams ou ne soient pas livrés à vos voyageurs, propriétaires ou contacts.
Raison sociale par défaut : C'est le nom légal sous lequel votre entreprise est officiellement enregistrée, et qui doit figurer sur les factures émises en son nom. Cela vous permet d'émettre des factures légalement valides depuis Avantio et d'éviter les problèmes fiscaux.
Important : vérifiez vos données fiscales avant d'émettre votre première facture. Gardez à l'esprit que certains champs ne pourront plus être modifiés une fois la facturation commencée.
Règles de facturation par défaut au touriste : Définissez la TVA appliquée par défaut à vos réservations.
Taxes de séjour par défaut : Le système gérera automatiquement les calculs par voyageur et la synchronisation avec les portails. Vous pourrez créer de nouvelles taxes plus tard, mais en avoir une par défaut dès le départ vous évite de les configurer une par une pour toutes vos propriétés et réservations importées.
Extras par défaut communs à la plupart de vos propriétés : Ils seront automatiquement attribués à toutes les annonces importées, vous évitant ainsi un travail manuel.
Configuration du broker : Le broker est la page où les voyageurs saisissent leurs informations de paiement pour finaliser une réservation. Il doit être configuré pour que les paiements en ligne fonctionnent correctement.
Après avoir terminé cette configuration, vous importerez les propriétés avec votre Spécialiste en implémentation lors de la session 📞 Préparation connexion, ou vous les créerez directement dans Avantio.
Phase 2 : Vérification des propriétés
Préparez les informations nécessaires pour publier et synchroniser vos propriétés sur les portails.
Les exigences critiques comprennent :
Données générales : Nom, catégorie, statut et adresse complète.
Géolocalisation : Une localisation vérifiée sur la carte est fondamentale pour éviter les erreurs avec les portails et minimiser les messages répétitifs des voyageurs demandant leur chemin. Plus l'adresse est complète sur le profil, plus les coordonnées partagées avec le voyageur seront précises.
Informations principales, caractéristiques supplémentaires et extras et services : Les données qui seront affichées sur Airbnb et autres portails compatibles.
Photos et descriptions : Ajoutez un minimum de 7 photos et complétez les descriptions dans toutes les langues configurées pour les portails.
Règles d'occupation et Tarifs : Chargez les données pour un minimum de 12 mois sans interruption dans le calendrier, permettant au système d'envoyer la disponibilité aux portails. Les portails interprètent les périodes sans information comme un manque de disponibilité et ferment le calendrier.
Conditions de réservation : Conditions de paiement et d'annulation, instructions d'arrivée et de départ (Check-in et Check-out), et taxes de séjour pour la propriété. En configurant et en synchronisant ces informations avec votre site web et les portails compatibles, vous aidez les voyageurs à comprendre comment les frais de réservation sont structurés.
Dans la session 📞 Révision des progrès, votre Spécialiste en implémentation passera en revue avec vous toutes les questions en suspens de cette phase.
Phase 3 : Derniers préparatifs pour la connexion
Avant l'appel de connexion, effectuez une dernière vérification de votre compte à l'aide de la checklist de cette phase.
Vous apprendrez également où vérifier et gérer les réservations dans Avantio et configurerez les communications automatiques avec les voyageurs pour envoyer des messages à des moments définis.
Si vous souhaitez personnaliser votre communication en détail, la plateforme vous propose en complément la checklist 3B : Communication avancée. Ce guide est entièrement facultatif et ne bloque pas votre processus de mise en ligne.
Action nécessaire 24 heures avant l'appel de connexion : Téléchargez la liste complète de vos réservations actives depuis votre précédent PMS ou, si vous n'en utilisiez pas, depuis les portails avec lesquels vous travaillez. Joignez le fichier dans la conversation de support avec votre Spécialiste en implémentation. L'équipe technique utilisera ce fichier pour importer les réservations dans le VRMS d'Avantio.
Les checklists reflètent les étapes que vous avez marquées comme terminées, mais elles ne valident pas automatiquement la configuration. Avant la connexion, votre Spécialiste en implémentation examinera directement votre VRMS. Après la vérification finale et l'importation des réservations actives, la connexion aux portails a lieu lors de la session 📞 Mise en ligne.
BLOC 2. Après la mise en ligne
Dans ce bloc, vous apprendrez à gérer vos réservations actives, à simplifier la gestion et les comptes rendus de gestion de vos propriétaires, et à préparer votre système de facturation.
Phase 4 : Gérez vos réservations actives
Optimisez la gestion de vos réservations entrantes, vérifiez le détail des paiements et automatisez les confirmations de réservation grâce à Avantio Payments.
Maîtriser cette phase vous donne le contrôle opérationnel quotidien avec la tranquillité d'esprit que le système protège automatiquement votre disponibilité contre tout chevauchement de dates.
Dans la session 📞 Questions-réponses 1, votre Spécialiste en implémentation résoudra toutes les questions survenues après la connexion et vous aidera à optimiser vos opérations quotidiennes et vos processus.
Phase 5 : Gestion des propriétaires
Configurer correctement le module des Propriétaires vous permet d'automatiser une grande partie de leur gestion. En déléguant le partage d'informations, les calculs de commissions et la génération automatique des comptes rendus de gestion à Avantio, vous obtenez une gestion beaucoup plus agile et confortable pour votre équipe, tout en projetant une image professionnelle auprès de vos propriétaires.
Vous pouvez également accorder à vos propriétaires l'accès à l'Espace propriétaire, où ils peuvent consulter les informations disponibles sur leurs propriétés, leurs factures et leurs comptes rendus de gestion. Grâce aux permissions, vous contrôlez exactement quelles informations chaque propriétaire voit.
Vous configurerez également vos Mandats, qui fonctionnent comme une calculatrice automatique pour définir vos marges, et vous automatiserez les Comptes rendus de gestion avec les propriétaires de votre choix.
Dans la session 📞 Propriétaires, vous pourrez dissiper vos doutes sur cette phase, revoir les mandats et examiner l'émission des documents comptables, reçus et factures d'avoir.
Phase 6 : Prêt pour la facturation
Dans cette phase, vous finirez de préparer votre système pour la comptabilité quotidienne :
Séries et numérotation des factures : Configurez comment le système identifie et ordonne vos factures. Chaque série doit conserver une numérotation consécutive pour éviter de futurs problèmes administratifs ou fiscaux. Si vous travaillez avec différentes sociétés ou activités, vous pouvez les gérer séparément à l'aide de séries distinctes.
Règles de facturation supplémentaires : Créez des règles spécifiques pour chaque raison sociale lorsqu'il existe différents types de TVA, de taxes ou de méthodes de facturation. Ainsi, le système applique la configuration correspondante à l'entreprise qui gère chaque propriété.
Exporter des données : Consultez les exports de données officiels pour vous conformer aux réglementations spécifiques de votre pays.
Dans la session 📞 Facturation, votre Spécialiste en implémentation procédera à un examen final de la configuration de votre compte, validera les règles de facturation au propriétaire et vous conseillera sur la gestion des factures et les exports disponibles.
Vous disposez également d'une session 📞 Questions-réponses 2 supplémentaire pour résoudre les doutes restants et optimiser vos opérations. Si votre compte est éligible, vous rencontrerez votre Account Manager lors de cette session.
Questions fréquentes
La validation en deux étapes (2FA) est-elle obligatoire ?
La validation en deux étapes (2FA) est-elle obligatoire ?
Oui. La validation en deux étapes est obligatoire pour accéder à Avantio et aide à protéger le compte, les paiements et les données gérés dans le système.
Dois-je déconnecter mon PMS actuel pour importer les propriétés ?
Dois-je déconnecter mon PMS actuel pour importer les propriétés ?
Non. L'importation s'effectue en parallèle pendant que vous continuez à utiliser votre PMS actuel. Vous ne devez pas le déconnecter tant que la préparation n'est pas terminée et que vous n'avez pas reçu les instructions correspondantes lors du processus de connexion.
Comment accéder à mes checklists ?
Comment accéder à mes checklists ?
Ouvrez votre Centre d'aide en cliquant sur l'icône du point d'interrogation "?" (dans le coin supérieur droit de votre VRMS), sélectionnez "Contacter l'équipe Customer Experience" et cliquez sur l'onglet "Tâches".
À quoi servent les checklists ?
À quoi servent les checklists ?
Les checklists indiquent les configurations que vous devez terminer à chaque phase et vous permettent de suivre visuellement votre progression. Marquer une tâche comme terminée ne configure pas automatiquement le VRMS et n'envoie aucune information à votre Spécialiste en implémentation.
Que se passe-t-il si je ne sais pas comment compléter une étape de la checklist ?
Que se passe-t-il si je ne sais pas comment compléter une étape de la checklist ?
Vous pouvez consulter l'article associé, poser la question à l'Assistant IA ou demander de l'aide à votre Spécialiste en implémentation. Vous pouvez également poursuivre avec d'autres tâches et revenir à la configuration en attente plus tard.
Les réservations sont-elles importées automatiquement lors de la connexion des portails ?
Les réservations sont-elles importées automatiquement lors de la connexion des portails ?
Non. La connexion aux portails n'effectue pas d'importation automatique de vos réservations existantes.
Pour intégrer ces réservations, vous devez télécharger un fichier contenant vos réservations actives depuis votre précédent PMS ou, si vous n'en utilisiez pas, depuis les portails avec lesquels vous travaillez. Une fois que vous l'aurez partagé avec nous via le chat de support, notre équipe technique utilisera ce document pour importer les réservations dans votre compte Avantio avant la session de connexion.