Passer au contenu principal

Standardisez les tâches de vos fournisseurs avec des checklists vérifiables - Coming soon!

Transformez les instructions de chaque tâche en une liste claire d’actions, suivez leur progression en temps réel et évitez que des travaux importants soient clôturés sans être terminés.

Écrit par Lisa

Bientôt disponible !

Nous travaillons sur cette nouvelle fonctionnalité afin que vous puissiez en profiter très prochainement.

Point de départ

Les instructions rédigées en texte libre peuvent générer des doutes, des interprétations différentes et des tâches incomplètes. De plus, lorsque chaque logement a des besoins spécifiques, il devient difficile de maintenir une opération uniforme sans perdre en flexibilité.

Les checklists de tâches permettent de transformer les instructions d’une tâche en une liste structurée d’éléments vérifiables.

Vous pouvez créer des modèles réutilisables, les associer à des extras, les personnaliser pour des logements spécifiques ou les ajouter directement à une tâche manuelle.

Pendant l’exécution, l’utilisateur interne ou le fournisseur externe coche chaque élément au fur et à mesure qu’il le complète. Le responsable des opérations peut consulter la progression et vérifier qui a complété chaque action.

Que découvrirez-vous dans cet article ?

Dans cet article, vous apprendrez à :

  • créer des modèles de checklist réutilisables ;

  • associer une checklist à un extra ;

  • la personnaliser pour un logement spécifique ;

  • ajouter une checklist à une tâche manuelle ;

  • configurer des éléments bloquants ;

  • suivre la progression des tâches ;

  • comprendre comment les modifications se propagent entre les modèles, les extras, les logements et les tâches.

Avantages

  • Instructions plus claires : le fournisseur ou l’utilisateur interne sait exactement quelles actions il doit réaliser.

  • Opérations standardisées : vous pouvez configurer une checklist une seule fois et l’appliquer à toutes les tâches générées à partir d’un extra.

  • Flexibilité par logement : chaque propriété peut avoir sa propre version sans modifier la configuration générale.

  • Suivi en temps réel : vous pouvez consulter combien d’éléments ont été complétés et qui a réalisé chaque action.

  • Plus grand contrôle de la clôture : les éléments bloquants empêchent qu’une tâche soit marquée comme réalisée avant que les étapes obligatoires ne soient terminées.

  • Moins de tâches rouvertes : vous pouvez valider le travail directement depuis la fiche de la tâche sans devoir demander de confirmations supplémentaires.

Quand devriez-vous utiliser cette fonctionnalité ?

Vous devriez utiliser cette fonctionnalité lorsque vous souhaitez définir des instructions claires et vérifiables pour des tâches de nettoyage, de maintenance, de préparation des logements ou d’autres services opérationnels.

Elle est également particulièrement utile lorsque :

  • un même service génère des tâches récurrentes ;

  • vous devez standardiser le travail de plusieurs fournisseurs ;

  • certains logements nécessitent des instructions spécifiques ;

  • certaines actions obligatoires doivent être terminées avant de clôturer une tâche ;

  • vous souhaitez suivre la progression sans contacter directement le fournisseur.

Avant de commencer

Il convient de vérifier au préalable :

  • que votre entreprise a activé le module Opérations ;

  • que la fonctionnalité Checklist est activée pour votre entreprise ;

  • que votre forfait est compatible avec cette fonctionnalité ;

  • que votre utilisateur dispose des autorisations nécessaires ;

  • quelles instructions vous souhaitez inclure et lesquelles doivent être obligatoires ;

  • si vous allez utiliser une configuration générale ou une configuration différente pour certains logements.

La fonctionnalité peut être gérée par les profils suivants :

Administrateur : créer et gérer des modèles, configurer des checklists dans les extras et les logements, ajouter des checklists à des tâches manuelles et consulter la progression.

Responsable des réservations : les mêmes actions que l’Administrateur.

Responsable du nettoyage et des services : consulter les tâches avec leur checklist et cocher les éléments.

Autres utilisateurs internes avec une tâche attribuée : consulter leurs tâches et cocher ou décocher les éléments, sans modifier le contenu.

Fournisseur externe : consulter et compléter la checklist depuis son Espace Fournisseur.

Conseil

Il est recommandé de définir des checklists simples, ordonnées et faciles à compléter avant de les associer à plusieurs extras ou logements.

Suivez ces étapes

1. Créez un modèle de checklist

  1. Accédez dans le VRMS à Modèles.

  2. Sélectionnez l’option pour créer un nouveau modèle.

  3. Choisissez le type de modèle Checklist.

  4. Saisissez un nom d’identification.

  5. Ajoutez les éléments que la personne affectée à la tâche devra compléter, en appuyant sur Entrée.

  6. Ajoutez des sous-éléments lorsque vous devez détailler une action principale, en faisant glisser l’élément sous un élément déjà créé.

  7. Réorganisez les éléments selon l’ordre dans lequel ils doivent être exécutés.

  8. Enregistrez le modèle.

Chaque modèle peut contenir jusqu’à 100 éléments, y compris les sous-éléments.

Une fois enregistré pour la première fois, vous ne pourrez plus modifier le nom du modèle. Si vous devez utiliser une autre dénomination, dupliquez le modèle et attribuez un nouveau nom à la copie.

Depuis la vue des modèles, vous pouvez également :

  • modifier un modèle ;

  • le dupliquer ;

  • le supprimer ;

  • le rechercher par nom ;

  • filtrer par type : Tout, E-mail, Texte ou Checklist.

2. Associez une checklist à un extra

  1. Accédez à la configuration de l’extra correspondant.

  2. Ouvrez la section Gestion de l’extra.

  3. Localisez le champ Checklist des tâches.

  4. Sélectionnez l’une de ces options :

    1. créer une checklist à partir de zéro ;

    2. utiliser un modèle existant.

  5. Configurez ou vérifiez les éléments.

  6. Enregistrez les modifications.

Vous pouvez également enregistrer comme nouveau modèle une checklist que vous avez créée directement depuis l’extra.

À partir de ce moment-là, toutes les nouvelles tâches générées automatiquement depuis cet extra incluront une copie de la checklist.

3. Personnalisez la checklist pour un logement

Par défaut, chaque logement hérite de la checklist configurée dans l’extra général.

Pour créer une version spécifique :

  1. Accédez à l’extra depuis la fiche du logement.

  2. Localisez le champ Checklist des tâches. Cette option apparaît uniquement si vous avez préalablement coché « Nécessite une gestion » dans la configuration de l’extra.

  3. Modifiez, ajoutez ou supprimez les éléments nécessaires.

  4. Enregistrez la configuration.

Cette personnalisation n’affecte que le logement sélectionné et ne modifie pas la checklist générale de l’extra.

Vous pouvez supprimer la personnalisation à tout moment afin que le logement hérite de nouveau de la configuration générale.

4. Ajoutez une checklist à une tâche manuelle

  1. Accédez à Opérations.

  2. Commencez la création d’une tâche manuelle.

  3. Complétez les informations principales de la tâche.

  4. Ouvrez la section Détails.

  5. Créez une checklist à partir de zéro ou sélectionnez un modèle existant.

  6. Vérifiez les éléments.

  7. Créez la tâche.

Vous pouvez créer une tâche manuelle pour un maximum de 20 logements à la fois.

Toutes les tâches générées incluront initialement la même checklist, mais vous pourrez ensuite modifier chaque tâche de manière indépendante.

5. Configurez des éléments bloquants

Lorsque vous créez ou modifiez un élément depuis un extra, un logement ou une tâche, vous pouvez le marquer comme bloquant.

Les éléments bloquants s’affichent différemment des autres.

Lors de la configuration des éléments, il n’est pas possible d’en marquer plusieurs simultanément comme bloquants ou obligatoires. Cette configuration doit être effectuée individuellement pour chaque élément.

Tant que l’un d’eux reste incomplet, le système empêchera de changer l’état de la tâche à Réalisée et indiquera quelles actions sont encore en attente.

Les éléments non bloquants peuvent rester incomplets sans empêcher la clôture de la tâche.

6. Exécutez la tâche et suivez la progression

La personne affectée doit cocher les éléments au fur et à mesure qu’elle les complète.

Chaque modification est enregistrée automatiquement. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer manuellement la tâche après avoir coché ou décoché un élément.

La fiche de la tâche affiche un indicateur de progression, par exemple :

✅ 4/31 complétés

L’historique enregistre également :

  • quel élément a été complété ;

  • qui l’a complété ;

  • à quel moment l’action a été réalisée.

Si le fournisseur ou un utilisateur interne met à jour un élément pendant que vous avez la tâche ouverte, la progression se met à jour en temps réel sans qu’il soit nécessaire de recharger la page.

7. Complétez la checklist depuis l’Espace Fournisseur

Le fournisseur peut consulter la checklist dans la fiche de sa tâche, dans un menu déroulant situé sous la description.

Depuis cet espace, il peut :

  • consulter tous les éléments ;

  • cocher et décocher des actions ;

  • consulter la barre de progression.

Les modifications effectuées se reflètent automatiquement dans le VRMS.

Le fournisseur ne peut pas modifier, ajouter ni supprimer le contenu de la checklist.

Résultat attendu

À la fin de la configuration, les nouvelles tâches générées depuis l’extra incluront automatiquement la checklist correspondante.

Les utilisateurs internes et les fournisseurs pourront cocher chaque action pendant l’exécution, tandis que les responsables des opérations pourront suivre la progression en temps réel.

Lorsqu’il existe des éléments bloquants, la tâche ne pourra pas être marquée comme Réalisée tant que tous ces éléments ne seront pas complétés.

Prochaines étapes recommandées

Après avoir enregistré la configuration :

  1. générez une tâche de test pour vérifier que la checklist apparaît correctement ;

  2. vérifiez la checklist depuis l’Espace Fournisseur pour valider comment le fournisseur la verra ;

  3. confirmez que les éléments bloquants empêchent de clôturer la tâche ;

  4. vérifiez que les personnalisations par logement ne modifient pas l’extra général ;

  5. analysez au cours des prochains jours si les fournisseurs complètent correctement les éléments ;

  6. simplifiez ou réorganisez la checklist si vous détectez des étapes confuses ou des tâches fréquemment rouvertes.

Principaux champs et options

  • Nom du modèle : permet d’identifier la checklist dans la section Modèles. Le nom ne peut pas être modifié après le premier enregistrement.

  • Éléments : ce sont les actions individuelles que la personne affectée à la tâche doit compléter. Chaque checklist admet jusqu’à 100 éléments, y compris les sous-éléments.

  • Sous-éléments : ils permettent de diviser une action principale en étapes plus concrètes. La checklist admet un seul niveau de sous-éléments.

  • Élément bloquant : empêche de marquer la tâche comme Réalisée tant que l’action n’est pas terminée.

  • Utiliser un modèle existant : permet d’appliquer une checklist déjà créée sans devoir ressaisir tous les éléments.

  • Créer à partir de zéro : permet de définir une checklist directement depuis un extra, un logement ou une tâche manuelle.

  • Enregistrer comme modèle : permet de convertir une checklist créée depuis un extra en modèle réutilisable.

  • Indicateur de progression : affiche le nombre d’éléments complétés par rapport au total de la checklist.

  • Personnalisation par logement : permet de remplacer la checklist héritée de l’extra par une configuration spécifique pour une propriété.

Comment les modifications se propagent-elles ?

Si vous modifiez un modèle de checklist, la modification affecte les extras qui lui restent liés et qui n’ont pas de changements manuels, ainsi que les logements qui héritent de la configuration de ces extras.

Si vous modifiez la checklist d’un extra, la modification affecte les logements qui conservent la configuration par défaut.

Si vous modifiez la checklist d’un logement, la modification n’affecte que ce logement.

Si vous modifiez la checklist d’une tâche, la modification n’affecte que cette tâche.

Si vous modifiez l’une des configurations précédentes, les tâches déjà créées ne sont jamais modifiées.

Lors de la modification de la checklist d’un extra, le système affiche une fenêtre permettant de choisir si vous souhaitez appliquer la modification à tous les logements ou uniquement à ceux qui ne sont pas personnalisés.

Limitations et considérations

Veuillez noter que :

  • les tâches déjà créées conservent toujours une copie fixe de la checklist ;

  • les modifications effectuées dans un modèle, un extra ou un logement ne s’appliquent qu’aux tâches créées ultérieurement ;

  • les configurations personnalisées ne sont pas écrasées automatiquement ;

  • chaque checklist peut contenir un maximum de 100 éléments, y compris les sous-éléments ;

  • un seul niveau de sous-éléments est autorisé ;

  • le nom d’un modèle ne peut pas être modifié après son enregistrement ;

  • les fournisseurs ne peuvent pas modifier le contenu de la checklist ;

  • les utilisateurs internes sans autorisations de gestion peuvent uniquement cocher ou décocher les éléments ;

  • les éléments bloquants empêchent de clôturer la tâche tant qu’ils restent en attente ;

  • chaque changement d’état d’un élément est enregistré automatiquement ;

  • la fonctionnalité doit être activée pour l’entreprise ;

  • les forfaits obsolètes n’ont pas accès à cette fonctionnalité.

Avant d’appliquer des modifications à des modèles utilisés dans plusieurs extras, vérifiez quels logements disposent de configurations personnalisées et rappelez-vous que les tâches déjà créées ne seront pas mises à jour.

Que se passe-t-il lors de la suppression d’un modèle ?

Si vous tentez de supprimer un modèle de checklist utilisé dans un ou plusieurs extras, le système affiche un avertissement et permet de choisir entre deux options :

  • Conserver la checklist dans les extras : la checklist est conservée comme configuration personnalisée, mais elle n’est plus liée au modèle.

  • La supprimer des extras : la checklist est également supprimée de tous les extras dans lesquels elle était appliquée.

Dans les deux cas, les tâches créées précédemment conservent leur checklist et ne sont pas affectées.

Bonnes pratiques

  • Définissez des instructions brèves et orientées vers une seule action.

  • Ordonnez les éléments selon la séquence réelle de travail.

  • Utilisez les sous-éléments uniquement lorsqu’ils aident à mieux comprendre une action.

  • Évitez de créer des checklists excessivement longues.

  • Marquez comme bloquantes uniquement les étapes réellement obligatoires.

  • Utilisez des modèles pour les services répétés dans plusieurs extras.

  • Personnalisez par logement uniquement lorsqu’il existe de véritables différences opérationnelles.

  • Vérifiez le résultat sur une tâche de test après l’enregistrement.

  • Révisez périodiquement les checklists selon le feedback des fournisseurs et des utilisateurs internes.

  • Évitez de dupliquer les instructions dans la description de la tâche et dans la checklist.

  • Utilisez des noms de modèles clairs et faciles à retrouver, car vous ne pourrez pas les modifier par la suite.

Cas pratique

Une entreprise gère des appartements d’une chambre et des villas de cinq chambres.

Pour le service de nettoyage final, elle crée un modèle appelé Nettoyage final standard avec les éléments suivants :

  1. retirer le linge de lit ;

  2. nettoyer la cuisine ;

  3. nettoyer les salles de bain ;

  4. réapprovisionner les produits de bienvenue ;

  5. vérifier que les fenêtres sont fermées ;

  6. envoyer des photos du résultat.

Le modèle est associé à l’extra Nettoyage final, de sorte que toutes les nouvelles tâches générées depuis ce service reçoivent automatiquement la checklist.

Pour une villa de cinq chambres, l’entreprise personnalise la checklist depuis le logement et ajoute :

  • vérifier les cinq chambres ;

  • contrôler la zone de piscine ;

  • nettoyer le barbecue ;

  • vérifier le mobilier extérieur.

La personnalisation de la villa ne modifie ni le modèle général ni les checklists des autres logements.

En outre, l’entreprise marque comme bloquants les éléments suivants :

  • réapprovisionner les produits de bienvenue ;

  • vérifier que les fenêtres sont fermées ;

  • envoyer des photos du résultat.

Le fournisseur ne pourra pas marquer la tâche comme Réalisée avant d’avoir complété ces trois actions.

Erreurs fréquentes

  • La checklist n’apparaît pas dans une tâche : vérifiez que la tâche a été créée après avoir associé la checklist à l’extra.

  • Un modèle modifié ne change pas une tâche existante : les tâches conservent une copie fixe de la checklist au moment de leur création.

  • La modification n’atteint pas un logement : vérifiez si le logement dispose d’une checklist personnalisée.

  • Le fournisseur ne peut pas modifier les éléments : ce comportement est correct ; il peut uniquement les cocher ou les décocher.

  • La tâche ne peut pas être marquée comme réalisée : vérifiez s’il reste des éléments bloquants en attente.

  • Le nom du modèle ne peut pas être modifié : les noms sont verrouillés après le premier enregistrement.

  • Une checklist dépasse la limite autorisée : réduisez le nombre d’éléments et de sous-éléments jusqu’à un maximum total de 100.

  • La configuration affecte des logements incorrects : vérifiez si vous avez appliqué la modification à tous les logements ou uniquement à ceux qui ne sont pas personnalisés.

  • Le modèle de checklist supprimé apparaît encore dans un extra : il est possible qu’au moment de la suppression, l’option consistant à conserver la checklist comme personnalisée ait été sélectionnée.

Si quelque chose ne fonctionne pas

Si la fonctionnalité ne se comporte pas comme prévu, vérifiez les points suivants avant de contacter notre équipe du Support :

  • vérifiez que la fonctionnalité est activée pour votre entreprise ;

  • vérifiez que votre forfait est compatible ;

  • vérifiez que votre utilisateur dispose des autorisations nécessaires ;

  • confirmez que le modèle, l’extra ou la personnalisation du logement sont bien enregistrés ;

  • vérifiez si la tâche a été créée avant ou après la dernière modification ;

  • vérifiez si le logement dispose d’une configuration personnalisée ;

  • vérifiez s’il reste des éléments bloquants en attente ;

  • vérifiez que la checklist ne dépasse pas 100 éléments ;

  • actualisez la page et vérifiez à nouveau le résultat.

Si le problème persiste, contactez notre équipe du Support et incluez :

  • des captures d’écran ;

  • le nom du modèle ;

  • le nom de l’extra ;

  • le logement concerné ;

  • l’identification de la tâche ;

  • la date de création de la tâche ;

  • le résultat attendu ;

  • une description du comportement observé.

Questions fréquentes

Puis-je déjà configurer des checklists pour les opérations dans Avantio ?

Non, pas encore. Nous travaillons sur cette nouvelle fonctionnalité afin que vous puissiez l'utiliser très prochainement.

Si vous souhaitez découvrir son fonctionnement, nous vous recommandons de consulter cet article.

Si je modifie un modèle, les tâches déjà existantes changent-elles ?

Non. Les tâches conservent une copie fixe de la checklist qu’elles avaient au moment de leur création.
La version mise à jour s’appliquera uniquement aux tâches créées après la modification.

Que se passe-t-il avec les extras si je supprime un modèle de checklist ?

Si le modèle est appliqué dans un ou plusieurs extras, le système permet de choisir entre :

  • conserver la checklist dans les extras comme configuration personnalisée ;

  • supprimer la checklist de tous les extras dans lesquels elle était appliquée.
    Les tâches déjà créées ne sont pas affectées.

Un fournisseur peut-il modifier les éléments de la checklist ?

Non. Les fournisseurs peuvent cocher ou décocher les éléments, mais ils ne peuvent pas modifier, ajouter, supprimer ni réorganiser leur contenu.

Y a-t-il une limite d’éléments par checklist ?

Oui. Chaque checklist admet un maximum de 100 éléments, y compris les sous-éléments.

Puis-je obliger à compléter certains éléments avant de clôturer une tâche ?

Oui. Marquez ces éléments comme bloquants.
Tant qu’ils restent en attente, la tâche ne pourra pas passer au statut Réalisée.

Puis-je utiliser une checklist différente pour un logement spécifique ?

Oui. Vous pouvez personnaliser la checklist depuis la configuration de l’extra dans le logement.
La personnalisation n’affectera que cette propriété.

Que se passe-t-il si je supprime la personnalisation d’un logement ?

Le logement héritera à nouveau de la checklist générale configurée dans l’extra.

Les modifications d’une checklist personnalisée affectent-elles le modèle d’origine ?

Non. Les modifications effectuées dans un extra, un logement ou une tâche ne changent pas le modèle d’origine.

Est-il nécessaire d’enregistrer la tâche après avoir coché un élément ?

Non. Chaque coche ou décoche est enregistrée automatiquement.

Puis-je ajouter une checklist à une tâche manuelle ?

Oui. Lors de la création d’une tâche manuelle, vous pouvez créer une nouvelle checklist ou sélectionner un modèle existant.

Puis-je créer des tâches avec checklist pour plusieurs logements en même temps ?

Oui. Vous pouvez créer une tâche manuelle pour un maximum de 20 logements.
Chaque tâche inclura initialement la même checklist et pourra ensuite être modifiée indépendamment.

Qui peut créer et gérer les checklists ?

Les profils disposant des autorisations de gestion sont :

  • Administrateur

  • Responsable des réservations

Le Responsable du nettoyage et des services peut consulter les tâches avec leurs checklists et cocher les éléments.

La fonctionnalité est-elle disponible pour toutes les entreprises ?

Elle est disponible pour les entreprises ayant le module Opérations actif, un forfait compatible et la fonctionnalité activée.
Les forfaits obsolètes n’y ont pas accès.

Lorsqu’une checklist est marquée comme réalisée par le fournisseur ou le responsable, l’agence reçoit-elle une notification ?

Oui. L’agence reçoit une notification dans le VRMS, via la cloche de notifications située dans la partie supérieure.

De plus, si le fournisseur ou le responsable marque la checklist comme terminée en laissant certains éléments non obligatoires décochés, l’entreprise reçoit également une notification.

Peut-on dupliquer les checklists ?

Oui. Comme les autres types de modèles, les checklists peuvent également être dupliquées.

Pour cela, accédez à Menu > Modèles > Checklists, cliquez sur les trois points de la checklist que vous souhaitez dupliquer, puis sélectionnez Dupliquer.

Peut-on traduire une checklist dans différentes langues dans le système ?

Non. Les checklists ne peuvent être configurées que dans une seule langue.

Si vous devez utiliser une checklist dans plusieurs langues parce que vos fournisseurs ou responsables ne parlent pas tous la même langue, nous vous recommandons de la dupliquer depuis Menu > Modèles > Checklists, puis de traduire manuellement la checklist dupliquée.

Ensuite, veillez à configurer cette checklist dans les extras ou les logements pour lesquels vous souhaitez qu’elle s’affiche dans cette autre langue.

Peut-on ajouter plusieurs checklists à un extra ou à une opération ?

Non. Une seule checklist peut être ajoutée par extra ou par opération.

Articles connexes
Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?