Automatisez les tâches, assignez des responsables et suivez en temps réel
Une gestion efficace des tâches est essentielle pour que les opérations de votre entreprise de location de vacances restent organisées et efficaces. Avec le Gestionnaire d'Opérations, vous pouvez automatiser la création de tâches lorsqu'une réservation inclut un extra gérable, générer manuellement celles qui nécessitent une attention particulière, assigner des responsables internes ou externes et les suivre en temps réel, ce qui vous permet de réduire les incidents, d'améliorer la coordination et de vous assurer que rien n'échappe à votre contrôle.
Principaux avantages
Automatisation intelligente : chaque fois qu'une réservation inclut un extra avec un responsable assigné, la tâche correspondante est générée automatiquement dans le module des opérations.
Flexibilité totale : créez des tâches manuelles pour des révisions générales ou des incidents, et assignez-les à un ou plusieurs logements selon vos besoins.
Contrôle total : chaque tâche rassemble des informations détaillées sur la réservation, le logement et le responsable, avec des onglets pour les commentaires et les notifications.
Suivi en temps réel : changez les états, consultez l'historique et communiquez les incidents directement depuis le système.
Conseil utile
Utilisez les incidents pour mettre en avant les tâches critiques ; elles apparaîtront en surbrillance en jaune tant dans la liste des opérations que dans l'intranet des fournisseurs.
Configuration des tâches
Tâches automatiques
Elles sont créées lors de la configuration des extras gérables ou lorsqu'ils sont marqués comme « nécessite gestion ».
Si un responsable est déjà assigné, le système le lie automatiquement à la tâche.
Elles sont toujours associées à une réservation, garantissant la traçabilité.
Si aucun responsable n'est assigné, vous devrez l'ajouter manuellement depuis la liste des opérations.
Tâches manuelles
Elles sont créées librement pour des tâches générales ou des incidents, sans besoin d'être liées à une réservation.
Elles peuvent être associées à un ou plusieurs logements.
Elles se distinguent entre tâches normales et incidents (ces derniers sont surlignés en jaune).
Étapes pour créer une tâche manuelle
Dans VRMS, accédez à « Opérations » et cliquez sur « Créer ».
L'écran latéral « Configurer » s'ouvrira.
Complétez les champs de la tâche :
Titre
Type (tâche ou incident)
Description (optionnelle)
Responsable (aucun, interne ou fournisseur)
Association à logement(s) (optionnelle)
Date et heure de réalisation
État (en attente, en cours ou réalisé)
Joindre des images (si elles répondent aux critères)
Si applicable, associez les logements correspondants et cliquez sur « Suivant ».
Vérifiez toutes les informations et appuyez sur « Enregistrer » pour confirmer.
La tâche apparaîtra dans la liste et des notifications automatiques seront envoyées aux responsables assignés.
Suivi et actions sur les tâches
En ouvrant une tâche, vous trouverez des onglets permettant un suivi détaillé :
Tâche : affiche tous les détails, l'état actuel et l'historique des modifications.
Réservation : si elle est associée, vous verrez la réservation actuelle, précédente et suivante du logement.
Logement : adresse, répartition des lits et salles de bains, et accès à la fiche du logement.
Commentaires : ajoutez des notes, des images et marquez les incidents.
Avis : historique des notifications envoyées par le système et accès au chat avec le responsable via Unified Inbox.
Bonnes pratiques
Nommez les tâches de manière claire et descriptive.
Joignez des images qui apportent du contexte.
Consultez l'historique des avis pour confirmer que tous les responsables ont reçu la communication.
Priorisez les incidents critiques en utilisant la surbrillance en jaune.
Le Gestionnaire d'Opérations vous permet de configurer, assigner et superviser toutes vos tâches depuis un module unique.
Grâce à sa flexibilité et aux notifications automatiques, il garantit une gestion efficace, organisée et avec une communication fluide entre tous les impliqués.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre les tâches automatiques et manuelles ?
Quelle est la différence entre les tâches automatiques et manuelles ?
Les tâches manuelles sont créées librement pour des opérations générales ou des incidents, et peuvent être associées à des logements spécifiques si nécessaire.
Puis-je associer une tâche à plusieurs logements ?
Puis-je associer une tâche à plusieurs logements ?
Oui, le système génère des tâches séparées pour chaque logement sélectionné.
Comment les incidents sont-ils mis en avant ?
Comment les incidents sont-ils mis en avant ?
Ils sont surlignés avec un fond jaune dans la liste des opérations et dans l'intranet des fournisseurs, pour identifier rapidement les tâches critiques.
Les responsables reçoivent-ils des notifications automatiquement ?
Les responsables reçoivent-ils des notifications automatiquement ?
Oui. Les utilisateurs VRMS reçoivent des notifications dans le système et les fournisseurs les reçoivent par e-mail si cette option est sélectionnée lors de la création de la tâche.