Assignez des responsables à chaque tâche pour gagner en clarté, efficacité et communication fluide dans votre équipe
Lorsque vous gérez des tâches et des incidents au quotidien, il ne suffit pas de les enregistrer : vous devez savoir qui sera chargé de les résoudre.
Configurer des responsables ne vous apporte pas seulement de la clarté, cela apporte également tranquillité et agilité à toute votre équipe.
Voyons ce que sont les responsables dans le système et comment les ajuster correctement.
Que sont les responsables ?
Ce sont les personnes à qui vous confiez l'exécution de chaque tâche ou incident, dans le module des Opérations. Selon la nature du travail, il peut s'agir d'utilisateurs internes ou de fournisseurs externes.
Types de responsables
Fournisseur : personne engagée à l'externe, comme un service de maintenance ou de nettoyage.
Interne : membre de votre équipe ou employé de l'entreprise.
Chaque responsable a son propre accès au système pour gérer ce qui lui a été assigné.
Avantages de configurer des responsables
Plus de transparence : chaque tâche a un responsable assigné.
Communication directe : les responsables peuvent laisser des commentaires et joindre des photos.
Suivi en temps réel : vous savez à tout moment ce qui est en attente, en cours ou déjà résolu.
Configuration initiale
Pour commencer à travailler avec des responsables, vous devez d'abord les enregistrer dans le VRMS. Vous avez deux façons de le faire :
Étape par étape : créer un utilisateur interne et l'enregistrer
Étape par étape : créer un utilisateur interne et l'enregistrer
Dans VRMS, accédez à
Configuration → Utilisateurs → Créer.Remplissez les informations de base de l'utilisateur et cliquez sur « Enregistrer ».
Pour lui assigner un service, allez à
Logements → Court séjour → Liste des propriétés.Sélectionnez le logement correspondant et cliquez sur « Modifier ».
Dans la fiche du logement, ouvrez « Extra/Services » et choisissez le service ou extra que vous souhaitez configurer.
Enregistrez les modifications.
Vous pouvez également assigner le service ou extra directement depuis sa propre section. Pour cela, allez à
Logements → Court séjour → Extras, sélectionnez l'extra ou le service, cliquez sur « Modifier » et configurez le champ « Responsable ».
Étape par étape : créer et enregistrer un fournisseur externe
Étape par étape : créer et enregistrer un fournisseur externe
Dans VRMS, accédez à
Configuration → Utilisateurset cliquez sur « Créer ».Entrez les informations du fournisseur.
Cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer.
Conseil utile
Si vous travaillez avec plusieurs fournisseurs de confiance, centralisez leur gestion ici. Vous pourrez ainsi leur assigner des tâches rapidement sans avoir à enregistrer leurs données à chaque fois.
Fonctionnement au quotidien
Une fois que le responsable est enregistré, voici comment il interagit avec le système :
Accède à ses tâches ou incidents depuis l'application.
Laisse des commentaires pour maintenir une communication fluide.
Joint des photos ou preuves associées.
Marque une tâche ou un incident comme résolu pour garder l'agence toujours informée.
Bonnes pratiques
Mettez en pratique ces actions simples pour garder le système ordonné et à jour :
Définissez si la personne est fournisseur ou utilisateur interne avant de l'enregistrer.
Vérifiez périodiquement les accès pour maintenir à jour la liste des responsables.
Donner accès sans contrôle peut entraîner des négligences qui affectent l'opérationnel. Évitez-les en suivant ces recommandations.
Erreurs fréquentes
Enregistrer un fournisseur dans la section des utilisateurs : vérifiez-le avant de confirmer. Cette section est destinée uniquement aux utilisateurs internes de l'entreprise qui gèrent un service.
Oublier d'activer l'accès au système : le responsable ne pourra pas gérer ses services tant que vous ne l'aurez pas activé.
Assigner des tâches sans responsable : complique le suivi et peut entraîner des retards. Il est recommandé d'assigner toujours un responsable à chaque service.
Configurer des responsables dans le Gestionnaire d'Opérations vous permet d'organiser les tâches avec plus d'efficacité et de maintenir une communication fluide tant avec votre équipe qu'avec les fournisseurs.
Maintenant que vous connaissez le processus, enregistrez vos premiers responsables et commencez à assigner des tâches avec clarté et contrôle.
Questions fréquentes
Puis-je assigner plus d'un responsable à la même tâche ?
Puis-je assigner plus d'un responsable à la même tâche ?
Non, chaque tâche/incident doit avoir un seul responsable principal.
Que se passe-t-il si un fournisseur ne travaille plus avec moi ?
Que se passe-t-il si un fournisseur ne travaille plus avec moi ?
Vous pouvez désactiver l'accès à son intranet pour qu'il n'apparaisse plus disponible lors de l'assignation des tâches.
Est-il obligatoire que les responsables utilisent l'application ?
Est-il obligatoire que les responsables utilisent l'application ?
Il est recommandé qu'ils l'utilisent, pour pouvoir gérer les commentaires, photos et changements d'état, ils doivent accéder au système.
Les responsables reçoivent-ils des notifications automatiques ?
Les responsables reçoivent-ils des notifications automatiques ?
Oui, ils recevront des alertes lorsqu'une nouvelle tâche ou incident leur est assigné.