Centralisez les dépenses, organisez les conditions de paiement et obtenez une vision claire de la marge réelle de vos réservations
Gérer les paiements aux fournisseurs peut sembler une tâche complexe, mais avec cet outil dans Avantio, le processus se simplifie et devient plus clair.
Du registre des dépenses au contrôle des conditions de paiement, vous aurez la possibilité d'organiser toutes les informations en un seul endroit.
Cela vous permettra de connaître la marge réelle de vos réservations et d'éviter les confusions dans la comptabilité.
Qu'est-ce que les paiements aux fournisseurs et pourquoi les configurer ?
Ce module fonctionne comme un assistant qui automatise les tâches répétitives : il calcule les coûts, enregistre les paiements et centralise l'information dans le VRMS.
Les avantages sont clairs :
Visualiser avec précision la marge bénéficiaire de chaque réservation.
Comparer facilement ce que paient les touristes avec les dépenses réelles.
Accéder à des listes organisées de paiements en attente et réalisés.
Créer ou modifier des paiements individuels selon chaque service.
C'est une solution particulièrement utile pour les agences qui gèrent plusieurs fournisseurs, car elle concentre toutes les informations dans un seul environnement.
Attention aux détails
La liste des Paiements aux fournisseurs agit comme un agenda interne. Elle ne permet pas d'effectuer des paiements directement, seulement d'enregistrer et de gérer l'information.
Comment créer une règle de paiement
Étape 1. Accédez à la configuration des paiements
Étape 1. Accédez à la configuration des paiements
Accédez au module VRMS, allez à la section « Fournisseurs » et ouvrez la partie « Liste ».
Ouvrez la fiche d'un fournisseur déjà configuré.
Dans « Configuration des services », sélectionnez la partie « Paiements ».
Cliquez sur « Configurer » à côté de l'extra associé.
Étape 2. Définissez les détails de base
Étape 2. Définissez les détails de base
Attribuez un nom à la règle.
Sélectionnez le type de paiement : pourcentage ou montant fixe.
Choisissez le mode de paiement dans le menu déroulant.
Appliquez la TVA correspondante.
Indiquez la date de paiement.
Établissez la condition pour la génération automatique du paiement.
Associez les logements
Décidez d'inclure tous les logements du fournisseur ou seulement certains.
Utilisez des filtres (classe, étiquettes, localisation ou bâtiment) pour effectuer une sélection précise.
Revoyez le résumé
Vérifiez toute la configuration dans l'aperçu.
Effectuez les ajustements nécessaires avant de sauvegarder.
Étape 3. Déterminez la portée de la règle
Étape 3. Déterminez la portée de la règle
Décidez si la règle s'appliquera uniquement aux réservations futures ou également de manière rétroactive, générant des paiements pour les réservations déjà enregistrées.
Voir image
Créer règle → des paiements seront générés uniquement pour les réservations à partir de la date de création de la règle.
Créer règle et paiements → des paiements seront générés de manière rétroactive, tant pour les nouvelles réservations que pour les réservations futures déjà enregistrées avant la création de la règle de paiement.
Attention aux détails
Les utilisateurs doivent avoir activé la permission « Gestion des Paiements aux fournisseurs ».
Conseil utile
Utilisez des noms clairs et descriptifs pour les règles, comme « Nettoyage – Pourcentage fixe ». Cela facilitera leur identification à l'avenir.
Comment modifier une règle existante
Allez à la fiche du fournisseur dans
Configuration des services → Paiements.Cliquez directement sur le service que vous souhaitez modifier ou utilisez l'icône avec les trois points verticaux
.
Après modification, deux options apparaîtront :
Modifier seulement la règle : les paiements en attente conserveront l'ancienne configuration et deviendront personnalisés. Les nouveaux paiements seront générés avec la règle mise à jour.
Modifier règle et paiements : les paiements en attente seront mis à jour avec la nouvelle configuration, y compris les réservations futures enregistrées avant le changement.
Attention aux détails
Les paiements déjà marqués comme « Payés » ne peuvent pas être modifiés.
Supprimer une règle ou un fournisseur
Lors de la suppression, le système affiche un avertissement sur les paiements associés :
Supprimer seulement la règle : les paiements en attente deviennent personnalisés et peuvent être modifiés depuis la liste des paiements.
Supprimer règle et paiements : les paiements en attente sont complètement supprimés.
Si la fiche d'un fournisseur est supprimée :
Supprimer seulement le fournisseur : les tâches sont désassignées et les paiements en attente deviennent personnalisés.
Supprimer fournisseur et paiements : les paiements en attente sont complètement supprimés.
Erreurs fréquentes
Oublier de vérifier les paiements en attente avant de supprimer une règle ou un fournisseur. Pour éviter la perte de données, sélectionnez toujours l'option qui préserve l'historique si vous avez des doutes.
Configurer les paiements aux fournisseurs dans Avantio permet de centraliser la gestion, de réduire les erreurs et de simplifier le contrôle financier de votre agence.
Avec des règles claires, des autorisations adéquates et des révisions périodiques, vous aurez toujours une vision précise des coûts et un meilleur contrôle sur chaque opération.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si je crée une règle rétroactive ?
Que se passe-t-il si je crée une règle rétroactive ?
Des paiements sont générés pour les réservations futures, y compris celles enregistrées avant la création de la règle, mais cela n'affecte pas les réservations passées.
Puis-je modifier des paiements individuels après avoir configuré une règle ?
Puis-je modifier des paiements individuels après avoir configuré une règle ?
Oui, tant qu'ils ne sont pas marqués comme « Payés ».
Que se passe-t-il avec les tâches si je supprime un fournisseur ?
Que se passe-t-il avec les tâches si je supprime un fournisseur ?
Elles sont automatiquement désassignées. Les paiements en attente deviennent modifiables ou sont supprimés, selon l'option choisie.
Ai-je besoin d'autorisations spéciales pour cela ?
Ai-je besoin d'autorisations spéciales pour cela ?
Oui, l'autorisation « Gestion des Paiements aux fournisseurs » doit être activée pour créer ou modifier des règles.
Comment filtrer les logements lors de leur association à une règle ?
Comment filtrer les logements lors de leur association à une règle ?
Vous pouvez utiliser des filtres comme la classe, les étiquettes, la localisation ou le bâtiment.