Maintenez vos fournisseurs informés en temps réel et assurez une communication fluide
La communication avec les fournisseurs est un pilier fondamental dans la gestion quotidienne d'une agence. Lorsqu'elle est interrompue par manque d'information, des retards, erreurs ou malentendus peuvent survenir, affectant à la fois l'hôte et l'entreprise. Pour l'éviter, le VRMS offre un système de notifications automatiques qui maintient tous les responsables informés en temps réel, sans effort supplémentaire de votre part.
Notifications automatiques
Imaginez ces moments où un changement de dernière minute dans un service laisse votre fournisseur sans les informations nécessaires, générant des confusions et des retards.
Avec les notifications automatiques, tout le monde reste informé sans effort supplémentaire. C'est comme avoir un assistant qui envoie des alertes précises au bon moment, vous apportant tranquillité d'esprit et permettant à la communication de circuler sans besoin d'appels ni de courriels improvisés.
Découvrez les notifications aux fournisseurs
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez envoyer des courriels automatiques à vos fournisseurs chaque fois qu'un extra ou service est attribué, modifié ou annulé. Ainsi, vous évitez les malentendus et maintenez un flux de travail agile et ordonné dans votre agence.
Les avantages sont clairs :
Vous renforcez la relation avec vos fournisseurs.
Vous réduisez les erreurs dans la gestion quotidienne.
Vous gagnez du temps pour vous concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Imaginez qu'au lieu de chercher des confirmations, vos collaborateurs reçoivent des mises à jour claires et opportunes, enrichissant ainsi leur expérience et la vôtre.
Configurez les notifications étape par étape
La configuration se gère depuis la fiche du fournisseur. Pour cela :
Entrez dans le module VRMS et accédez à la section « Fournisseurs ».
Ouvrez la section « Liste » et sélectionnez le fournisseur pour accéder à sa fiche.
Dans la section « Configuration des services », ouvrez la partie « Notifications ».
Cliquez sur « Créer » pour ajouter une nouvelle règle de notification.
Là, vous pourrez :
Consulter les services attribués à chaque fournisseur.
Définir des règles spécifiques pour chaque service.
Les configurer facilement d'un simple clic sur « Configurer ».
Étape par étape
La configuration des notifications s'organise en trois étapes simples, conçues pour que vous vérifiiez chaque détail avant de les activer. Ainsi, vous éviterez des ajustements précipités pouvant générer des envois incorrects.
Étape 1. Définissez la règle
Étape 1. Définissez la règle
En appuyant sur le bouton « Créer », une fenêtre latérale s'ouvrira. Dans la première section, « Configurer », complétez les champs suivants :
Nom interne : attribuez un nom de référence (visible uniquement pour vous, pas pour le fournisseur).
Modèles prédéfinis : pour chacun des trois événements principaux ; Avis de nouveau service, Avis de modification de service et Avis d'annulation de service ; cliquez sur les trois points verticaux à droite et sélectionnez le modèle correspondant.
Rappels optionnels : activez le rappel avec le bouton marche/arrêt
, définissez l'avance dans le menu déroulant « Date du rappel » et, si nécessaire, cliquez sur « Ajouter un rappel » pour configurer un second (vous pouvez en avoir jusqu'à deux au total).
Étape 2. Associez les logements
Étape 2. Associez les logements
Après avoir défini la règle, cliquez sur « Suivant » pour accéder à la section « Associer les logements ».
Dans « Logements associés », utilisez les filtres disponibles pour faciliter la recherche.
Plus bas, sélectionnez les logements auxquels la règle s'appliquera.
Le système affichera tous les logements disponibles et vous avertira si l'un d'eux a déjà une configuration active.
Étape 3. Vérifiez et activez
Étape 3. Vérifiez et activez
Après avoir associé les logements, cliquez sur « Suivant » pour accéder à la section « Résumé ». Dans cette section, vous pourrez :
Vérifier le détail complet de la configuration.
Appuyer sur « Terminer » pour activer la règle.
Bonnes pratiques
Créez des règles spécifiques par service plutôt que de généraliser.
Gérez les fournisseurs dans des logements concrets pour éviter les duplications.
Vérifiez toujours que les logements associés sont corrects.
Une fois la configuration enregistrée, le logement sera enregistré dans la fiche du fournisseur, dans l'extra ou le service correspondant qu'il gère.
Cela se produit parce que, en attribuant un service à un fournisseur, celui-ci est par défaut lié à toutes les propriétés. Il est donc essentiel de vérifier que chaque fournisseur a uniquement les services et logements corrects associés.
Erreurs fréquentes
Une erreur courante est de tenter d'activer uniquement une partie des notifications. Le système ne le permet pas, car elles sont toujours gérées comme un bloc complet. Pour l'éviter :
Vérifiez attentivement l'Étape 3 et effectuez les ajustements nécessaires avant de terminer.
Si la règle est déjà active, modifiez-la intégralement depuis la fiche du fournisseur.
Comment les alertes sont-elles envoyées ?
Fournisseurs externes : reçoivent des notifications par e-mail via des modèles fixes, conçus pour assurer la cohérence. Notez que, si une tâche est associée à plusieurs logements (par exemple, 20), ils recevront un e-mail distinct pour chacun.
Utilisateurs internes : reçoivent des alertes directement dans la cloche de notifications du VRMS. De manière analogue, si une tâche est liée à plusieurs logements, une alerte individuelle sera générée pour chaque cas.
Attention aux détails
La méthode de notification dépend du type de responsable et s'adapte à son rôle pour garantir une efficacité maximale.
Questions fréquentes
Puis-je configurer des notifications uniquement pour les annulations ?
Puis-je configurer des notifications uniquement pour les annulations ?
Non. Les trois notifications (nouveau, modification et annulation) sont activées en bloc. Si vous avez besoin de plus de contrôle, créez des règles séparées par service.
Comment modifier une règle déjà créée ?
Comment modifier une règle déjà créée ?
Accédez à la fiche du fournisseur et sélectionnez la configuration active pour la modifier en suivant les trois premières étapes.
Que se passe-t-il si un logement a déjà une règle assignée ?
Que se passe-t-il si un logement a déjà une règle assignée ?
Le système vous avertit à l'étape deux. Vous pouvez écraser la règle ou choisir un autre logement, mais vérifiez toujours pour ne pas interrompre les processus existants.
Les rappels sont-ils obligatoires ?
Les rappels sont-ils obligatoires ?
Non. Vous pouvez configurer aucun, un ou deux, selon l'urgence du service.
Les modèles sont-ils personnalisables ?
Les modèles sont-ils personnalisables ?
Non. Ce sont des modèles prédéfinis. Si vous avez besoin de quelque chose de spécifique, consultez la documentation des modèles et Harmony.