Simplifiez l’organisation de votre quotidien en toute sécurité
À mesure que votre activité se développe, il est normal d’accumuler des dizaines de tags/étiquettes pour classer vos logements, réservations ou clients. Cependant, jusqu’à présent, garder cette liste propre et sans doublons pouvait être un vrai défi.
Avec la nouvelle fonctionnalité de gestion des tags, les administrateurs peuvent centraliser, vérifier et nettoyer le catalogue de l’entreprise depuis un seul endroit. Et le meilleur : le système dispose de protections intelligentes pour que vous ne supprimiez jamais par erreur un tag essentiel à vos opérations ou automatisations.
Point de départ
La section de gestion des tags est disponible exclusivement pour les utilisateurs ayant le rôle d’Administrateur.
Vous trouverez cette section dans votre compte VRMS, en suivant ce chemin :
Configuration
Entreprise
Configuration supplémentaire
Tags
Que vas-tu apprendre dans cet article ?
Comment visualiser et filtrer tout votre catalogue de tags.
La procédure pour supprimer des tags en toute sécurité.
Comment fonctionnent les blocages intelligents pour protéger votre activité.
Comment éviter la création de tags en double dans le système.
Avantages
Plus de clarté : Éliminez le bruit visuel en supprimant les tags que vous n’utilisez plus.
Sécurité garantie : Le système vous avertit si un tag est utilisé et vous empêche de le supprimer si cela risque de casser une automatisation ou une règle de votre web.
Cohérence des données : L’assistant en temps réel évite que l’équipe crée des tags en double ou avec des fautes d’orthographe.
Quand utiliser cette fonctionnalité ?
Vous devriez utiliser cette fonctionnalité lorsque vous souhaitez ajuster votre catalogue de tags, faire le ménage dans les termes obsolètes, vérifier combien d’entités (logements, réservations, etc.) utilisent un tag précis ou auditer les critères d’organisation de votre entreprise.
Avant de commencer
Il est conseillé de vérifier au préalable :
Quels tags sont réellement obsolètes dans votre stratégie actuelle.
Si votre équipe utilise des critères unifiés pour classer l’information.
Il est aussi recommandé de prévenir votre équipe avant de supprimer un tag utilisé fréquemment, car il disparaîtra définitivement pour tous les utilisateurs.
Suivez ces étapes
Accédez au menu : Allez dans Configuration → Entreprise → Configuration supplémentaire → Tags → Voir x tags
Trouvez le tag : Utilisez la barre de recherche ou les filtres par type d’entité pour trouver le tag que vous souhaitez vérifier.
Lancez la suppression : Cliquez sur le bouton Supprimer situé dans la colonne des actions de la ligne correspondante.
Confirmez l’action : Vérifiez le message de la fenêtre pop-up (il vous indiquera si le tag est attribué à un élément) et cliquez sur Supprimer pour confirmer définitivement ou sur Annuler si vous souhaitez revenir en arrière.
Résultat attendu
Une fois la configuration terminée, le tag sélectionné sera supprimé automatiquement et définitivement du système. Vous pourrez voir l’impact immédiatement, car il disparaîtra de la liste globale et de toutes les entités auxquelles il était associé.
Étapes suivantes recommandées
Après avoir enregistré la configuration, vérifiez au hasard un logement, une réservation ou un client qui avait ce tag pour vous assurer qu’il a bien été retiré.
Principaux champs et options
Pour vous aider à naviguer dans le panneau, voici le détail de ce que vous trouverez à l’écran :
Nom : L’identifiant ou le texte exact du tag.
Type d’entité : L’espace où il s’applique (Logement, Réservation, Propriétaire, Client ou Portail).
Nombre d’entités associées : Vous montre en un coup d’œil combien d’éléments utilisent ce tag actuellement.
Filtres de recherche : Vous pouvez rechercher par texte libre (Nom) ou filtrer via le menu déroulant (Nom, Type d’entité) pour aller beaucoup plus vite.
Limitations et points à considérer
À noter :
Action définitive : La suppression d’un tag est irréversible.
Périmètre de la version : Dans cette version actuelle, il n’est pas possible de renommer des tags, de fusionner plusieurs tags en un seul, ni de faire des suppressions en masse.
Avant d’appliquer des changements massifs ou un grand nettoyage, vérifiez toujours combien d’entités seront affectées dans la colonne "Nombre d’entités associées".
Bonnes pratiques
Définissez des règles simples et faciles à suivre pour que toute votre équipe utilise les mêmes tags.
Évitez d’appliquer trop de tags sur un même élément pour garder une vue claire.
Vérifiez le résultat dans la liste générale après avoir supprimé un tag.
Révisez régulièrement votre stratégie de tags selon la demande ou la saisonnalité de votre activité.
Cas pratique
Nettoyage des tags obsolètes
Imaginez que lors d’une campagne précédente, vous avez créé le tag "Promotion_Eté_2024" pour l’appliquer à vos logements.
La campagne est terminée et vous n’en avez plus besoin.
En allant dans le panneau de gestion des tags, vous voyez que ce tag est encore associé à 12 logements.
En cliquant sur Supprimer, le système vous avertit : « Ce tag est associé à 12 logements. En le supprimant, il sera retiré de tous ces logements ».
Comme vous êtes sûr que la campagne est terminée, vous confirmez l’action.
Le système nettoie automatiquement ces 12 logements et votre catalogue est prêt pour la nouvelle saison.
Erreurs fréquentes
La règle ne s’applique pas ou le bouton "Enregistrer/Créer" est désactivé lors de la création d’un tag : Vérifiez que le nom que vous saisissez n’existe pas déjà. Le système vérifie l’unicité en temps réel (il ne fait pas de distinction entre majuscules et minuscules). Si le nom existe déjà, sélectionnez le tag dans le menu déroulant. Notez que des noms identiques sont autorisés pour des types d’entités différents, mais jamais dans le même type.
Le bouton "Supprimer" apparaît grisé (désactivé) : Il s’agit d’un tag généré automatiquement par le système (comme MidLongStay). En passant la souris dessus, vous verrez un message indiquant que ces tags critiques ne peuvent pas être supprimés.
La configuration affecte les mauvais éléments : Rappelez-vous qu’en supprimant un tag, il disparaît de toutes les entités associées. Vérifiez toujours la colonne "entités associées" avant de confirmer.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Si la fonctionnalité ne se comporte pas comme prévu, vérifiez ces points avant de contacter le service client :
Assurez-vous que les filtres de recherche appliqués sont corrects.
Vérifiez si le tag que vous essayez de supprimer est bloqué par l’une de ces deux conditions de sécurité :
Automatisations Harmony : Vous verrez le message "Ce tag est associé à une automatisation Harmony. Vous devez le dissocier avant de le supprimer".
Catégories web : Vous verrez le message "Ce tag est associé à une catégorie de logement sur votre site web. Vous devez le dissocier de cette catégorie avant de le supprimer".
Actualisez la page et vérifiez à nouveau le résultat.
Si le problème persiste, contactez notre équipe d’assistance et joignez des captures d’écran, le nom du tag, l’entité concernée et les dates auxquelles vous rencontrez le problème.
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Questions fréquentes
Puis-je avoir un tag portant le même nom pour les Logements et pour les Réservations ?
Puis-je avoir un tag portant le même nom pour les Logements et pour les Réservations ?
Oui, bien sûr ! Le système permet d’avoir des étiquettes portant le même nom si elles appartiennent à des types d’entités différents. Ce qui n’est pas autorisé, c’est de dupliquer le nom dans le même type d’entité (par exemple, avoir deux étiquettes "VIP" dans Clients).
Que se passe-t-il si je supprime un tag par erreur ?
Que se passe-t-il si je supprime un tag par erreur ?
La suppression est définitive et ne peut pas être annulée automatiquement. Si vous la supprimez par erreur, vous devrez la recréer et la réattribuer manuellement aux logements, clients ou réservations concernés. C’est pourquoi nous avons inclus des fenêtres de confirmation qui vous indiquent combien d’éléments seront affectés avant d’exécuter l’action.
Pourquoi ne puis-je pas modifier le nom d’un tag existant ?
Pourquoi ne puis-je pas modifier le nom d’un tag existant ?
Dans cette version du gestionnaire de tags, la fonctionnalité est axée sur la visualisation, le contrôle des doublons et la suppression sécurisée. L’édition des noms ou la fusion des étiquettes ne sont pas encore disponibles, mais nous prenons note de vos retours pour de futures mises à jour du système !