Qu’est-ce que les notifications automatiques d’encaissement ?
Les notifications automatiques d’encaissement sont des messages que le système envoie à vos voyageurs pour les tenir informés des paiements, dates, montants, moyens et autorisations, apportant clarté et confiance à chaque étape du processus.
Quels sont leurs principaux bénéfices ?
Maintiennent le voyageur informé.
Automatisent le processus d’encaissement.
Réduisent le suivi manuel.
Où trouver ce module ?
Accédez à la configuration des notifications dans :
Configuration → Avantio PaymentsConnectez-vous à votre VRMS.
Allez au menu « Configuration ».
Sélectionnez l’option « Avantio Payments ».
Vous accéderez à la section « Configuration Avantio Payments ».
Rendez-vous dans l’onglet « Avis au voyageur ».
Vous y trouverez les différents types de notifications disponibles :
Avis d’encaissement
Autorisation
Encaissement réalisé
Échec d’encaissement
Réessayer
Annuler la réservation
Attention aux détails
Les modèles d’Avantio Payments sont prédéfinis et ne peuvent pas être édités.
Configuration pas à pas
Étape 1. Sécurité des paiements (PSD2)
Étape 1. Sécurité des paiements (PSD2)
Cette option permet de demander l’autorisation de paiement pour les transactions en provenance du Channel Manager (opérations MOTO).
Par défaut, ce type d’opérations est traité sans autorisation. Cependant, en activant cette fonction, vos transactions seront mieux protégées et le risque de chargebacks sera réduit.
Pour la configurer pas à pas :
Accédez à la section « Configuration Avantio Payments ».
Cliquez sur « Éditer ».
Allez à l’onglet
PSD2 → Sécurité des paiements (PSD2).Dans la liste « Mode de traitement des paiements dans Channel Manager », sélectionnez l’option souhaitée :
Sans double authentification
Avantage : meilleur taux de conversion.
Le voyageur n’effectue pas de vérifications supplémentaires.
Recommandé lorsque la rapidité et la simplicité priment.
Avec double authentification (SCA – Authentification forte du client)
Avantage : sécurité maximale de la transaction.
Nécessite une validation à deux facteurs.
Recommandé pour la conformité réglementaire et la protection contre la fraude.
Étape 2. Automatisations des paiements
Étape 2. Automatisations des paiements
Dans la même section de configuration, ouvrez l’onglet « Automatisations ».
Activez ou désactivez les automatisations via le bouton marche/arrêt
.Dans « Opérations automatisées », choisissez les paiements concernés :
Encaissements
Remboursements
Cautions
Dans « Heure d’émission et de notification », définissez l’heure exacte à laquelle la notification sera envoyée pour chaque opération automatisée.
Indiquez si les réservations créées manuellement doivent être incluses dans le processus automatisé.
Cochez « Les réservations manuelles ne sont pas automatisées » pour les exclure.
Décochez si vous souhaitez les inclure.
Étape 3. Changement automatique de l’état de la réservation
Étape 3. Changement automatique de l’état de la réservation
Accédez ensuite à « Changement automatique des états de la réservation ».
Dans « En cas d’échec d’encaissement », vous pouvez définir deux options :
Marquer la réservation comme échouée
Si la tentative d’encaissement échoue, le système envoie automatiquement une notification au client.
Une fois tous les réessais configurés épuisés, et si l’option « Marquer la réservation comme échouée » est activée, l’agence reçoit une notification.
Depuis la fiche de la réservation, vous pourrez :
contacter le voyageur,
enregistrer l’encaissement manuellement,
ou annuler la réservation.
Annuler la réservation
Le client reçoit automatiquement une notification l’informant que sa réservation a été annulée faute de paiement complété.
Notez que l’annulation ne se répercute pas automatiquement sur tous les portails. Il faut vérifier la synchronisation et la compatibilité de chaque canal connecté.
Dans certains cas, vous devrez effectuer l’annulation manuellement dans l’extranet du portail (par exemple Booking.com, Airbnb ou Expedia).
Changer l’état de la réservation
Vous pouvez configurer le changement automatique :
De « Pré-réservation » à « Réservation » lorsque le premier paiement est réalisé.
À « Payé » une fois l’encaissement total effectué avec succès.
Étape 4. Avis au voyageur
Étape 4. Avis au voyageur
Rendez-vous dans l’onglet « Avis au voyageur ».
Vous y trouverez les différents types de notifications qu’Avantio Payments envoie automatiquement pour tenir le voyageur informé à chaque étape clé du paiement.
Ces notifications garantissent non seulement une plus grande transparence, mais renforcent aussi la sécurité et la confiance du client.
Notifications automatiques au voyageur pendant le processus de paiement
Avis d’encaissement à venir : avant de débiter, le système envoie une notification indiquant le montant et la date prévue. Vous pouvez définir le nombre de jours d’anticipation.
Demande d’autorisation (PSD2) : pour respecter la réglementation européenne PSD2, il est demandé au voyageur de confirmer le paiement futur via l’authentification forte. Ce pas garantit une transaction sécurisée et validée par le titulaire de la carte.
Confirmation d’encaissement réalisé : une fois le paiement complété, le voyageur reçoit une notification confirmant le bon traitement de l’opération.
Échec d’encaissement et réessais : si un paiement ne peut être finalisé (fonds insuffisants, carte expirée, etc.), le système informe le voyageur. Il est aussi possible de configurer des réessais automatiques afin de récupérer l’encaissement sans intervention manuelle.
Jusqu’à trois réessais automatiques dans un délai de 72 heures après la première tentative échouée.
Chaque réessai peut s’effectuer avec la même carte ou une carte différente, selon la préférence du client.
Le voyageur dispose ainsi de quatre opportunités au total (une tentative initiale + trois réessais).
À chaque réessai, un email automatique informe de l’état de l’encaissement et donne les instructions pour mettre à jour le moyen de paiement si nécessaire.
Étape 5. Avis concernant la caution
Étape 5. Avis concernant la caution
Avantio Payments permet de tenir le voyageur informé à tout moment de l’état et de l’évolution de la caution liée à sa réservation, renforçant transparence et confiance.
Caution retenue ou encaissée
Le voyageur reçoit une notification indiquant que la caution a été retenue ou encaissée, selon la configuration de l’extra de caution.
Remboursement de la caution
Une fois le remboursement effectué, le client reçoit une notification confirmant le retour du montant de la caution.
Les notifications automatiques d’Avantio Payments permettent de communiquer clairement et au bon moment chaque encaissement, réessai ou remboursement.
Ainsi, vos voyageurs restent toujours informés de l’état de leurs réservations, ce qui renforce la confiance et la transparence tout au long du processus.
Foire aux questions
Pour les réservations manuelles, quel est le délai entre l’avis d’encaissement et l’encaissement réel ? Peut-on modifier ces délais ?
Pour les réservations manuelles, quel est le délai entre l’avis d’encaissement et l’encaissement réel ? Peut-on modifier ces délais ?
Pour les réservations manuelles avec encaissements automatisés, l’avis est envoyé 30 minutes après l’enregistrement de la réservation et le débit est effectué 60 minutes plus tard, avec demande d’autorisation si nécessaire.
Il est possible de réduire ces délais en configurant dans Avantio Payments que les réservations manuelles ne soient pas automatisées. Dans ce cas, le PM doit cliquer sur « Demander la carte et encaisser » après avoir enregistré la réservation : l’email de demande d’autorisation est envoyé immédiatement et l’encaissement est traité sur-le-champ.
À noter : les encaissements additionnels ne s’exécutent pas automatiquement, même si le PM peut changer leur état de Manuel à Automatique s’il le souhaite.
Que se passe-t-il si le voyageur ne complète pas l’authentification forte (SCA) lors du paiement ?
Que se passe-t-il si le voyageur ne complète pas l’authentification forte (SCA) lors du paiement ?
Si le voyageur ne finalise pas l’authentification, l’encaissement est considéré comme échoué. Le système envoie alors une notification automatique au client et peut programmer jusqu’à trois réessais dans un délai de 72 heures à compter de la première tentative.
À chaque réessai, le voyageur reçoit un email indiquant l’état de l’encaissement et les instructions pour mettre à jour le moyen de paiement si nécessaire.