Optimisez vos Encaissements sur Booking et Expedia
Gérer les réservations sur des portails comme Booking.com ou Expedia implique, dans de nombreux cas, de travailler avec des cartes virtuelles. Comprendre comment elles fonctionnent vous permettra de les encaisser de manière efficace et sécurisée, en évitant les erreurs et en assurant une expérience de gestion plus fluide.
Qu'est-ce qu'une carte virtuelle ?
Une carte virtuelle est une carte de crédit numérique temporaire que la plateforme génère pour que les logements puissent encaisser les réservations des clients.
Dans le VRMS, vous pouvez recevoir des cartes virtuelles pour les réservations de portails comme Booking.com et Expedia.
Attention aux détails
Lorsque vous recevez une de ces cartes, le client a déjà payé le portail, il n'intervient donc pas dans le processus d'encaissement.
Chaque carte virtuelle a un solde maximum qui peut être chargé (habituellement le montant total de la location et, dans le cas de Booking.com, également le montant du ménage final).
Les cartes virtuelles ont une période de validité et ne peuvent être encaissées que pendant ces dates.
Si vous essayez de les charger hors délai, la transaction sera refusée.
La date de début de validité coïncide généralement avec l'arrivée du client.
Comment identifier une carte virtuelle
Il existe deux façons de les reconnaître dans le VRMS :
Par le nom du titulaire : au lieu d'un nom réel, apparaîtra « Agent de Booking.com » ou « Expedia VirtualCard », selon le portail.
Par la période de validité : les cartes réelles affichent une date d'expiration, tandis que les virtuelles indiquent une plage de dates.
Lorsqu'une réservation arrive avec une carte virtuelle, la ligne d'encaissement apparaît marquée comme « Chargé par le portail », de la même manière que les états « En attente » ou « Payé ».
Comment encaisser une carte virtuelle
Encaisser une carte virtuelle est aussi simple que de le faire avec n'importe quelle autre carte enregistrée dans la réservation :
Si vous avez activé les automatisations dans Avantio Payments, le système l'encaissera automatiquement le jour où elle sera disponible.
Si la réservation est non remboursable, l'encaissement doit être effectué dès sa réception.
Chaque carte virtuelle dispose d'un solde total ou maximum qui ne peut être dépassé.
Attention aux détails
Si une carte virtuelle a déjà été chargée et que vous devez rembourser, le montant doit être retourné sur la même carte.
Dans le cas contraire, le portail peut appliquer des frais ou des retenues directement sur celle-ci.
Gestion des modifications et annulations
Il est essentiel de prendre en compte un aspect clé : le montant a-t-il déjà été chargé sur la carte virtuelle ?
Carte virtuelle déjà encaissée : le montant doit être remboursé sur la même carte.
Si le remboursement n'est pas effectué sur la carte, le portail pourra appliquer un frais, débit, charge ou retenue directement sur celle-ci.
Carte virtuelle non encaissée : il suffit de traiter l'annulation ; aucun encaissement ni remboursement n'est nécessaire.
Situations courantes lors de modifications de réservations
Si le client prolonge son séjour, le portail mettra à jour le solde de la carte virtuelle pour que vous puissiez charger la différence.
Si le client ajoute des services supplémentaires, vous pouvez demander une nouvelle carte avec la fonction « Multicarte » et y charger le montant supplémentaire.
Si la réservation est annulée, procédez à l'annulation normale sans effectuer de charges ni de remboursements sur la carte.
Les cartes virtuelles sont un outil pratique pour faciliter la gestion des encaissements des réservations provenant de Booking.com et Expedia.
Savoir les identifier, respecter leurs délais de validité et appliquer correctement les remboursements ou modifications vous permettra d'éviter les erreurs et de maintenir un contrôle efficace de vos opérations dans le VRMS.
Questions fréquentes
Quels portails utilisent des cartes virtuelles ?
Quels portails utilisent des cartes virtuelles ?
Booking.com et Expedia sont les deux portails qui peuvent vous envoyer des cartes virtuelles pour gérer les encaissements de vos réservations.
Dois-je contacter les portails pour utiliser des cartes virtuelles ?
Dois-je contacter les portails pour utiliser des cartes virtuelles ?
Oui. Pour commencer à travailler avec des cartes virtuelles sur ces portails, il est nécessaire de les contacter directement. Cette configuration est établie par un accord entre votre agence et le portail.
Que se passe-t-il si la carte virtuelle est bloquée ?
Que se passe-t-il si la carte virtuelle est bloquée ?
Si vous essayez d'encaisser une carte virtuelle en dehors de sa période de validité, vous ne pourrez pas traiter le paiement. Il est donc essentiel de toujours prêter attention à la date d'expiration.
Qui effectue le paiement initial, le client ou le portail ?
Qui effectue le paiement initial, le client ou le portail ?
Si une carte virtuelle est reçue avec une réservation, cela signifie que le client a déjà effectué le paiement au portail, et n'est pas impliqué dans le processus de charge.
Que se passe-t-il si le client demande des services supplémentaires ?
Que se passe-t-il si le client demande des services supplémentaires ?
Avec la fonction Multicarte, vous pouvez demander une nouvelle carte au client et y effectuer les charges correspondantes.
Pourquoi n'arrive-je pas à encaisser une réservation de Booking ?
Pourquoi n'arrive-je pas à encaisser une réservation de Booking ?
Si vous travaillez avec Virtual Card, il est nécessaire que vous ayez activé l'opération MOTO (Mail Order / Telephone Order) sur votre passerelle de paiement. Sinon, vous ne pourrez pas traiter l'encaissement correctement.