Contrôlez tous les mouvements de votre réservation
Le Détail des paiements est la section de chaque réservation qui vous permet d'enregistrer et de revoir tous les mouvements économiques, encaissements, remboursements et cautions, qu'ils soient en attente ou déjà traités. Avec cet outil, vous aurez une vision complète et pourrez agir rapidement, sans quitter le système.
Si vous avez activé Avantio Payments, vous disposerez également de différents modes de paiement en ligne (carte de crédit, iDEAL, Google Pay, Apple Pay…), et depuis le détail, vous pourrez effectuer des encaissements, des remboursements, des retenues et des libérations de manière simple.
Grâce à la fonctionnalité multi-carte, vous pouvez associer plusieurs cartes à une même réservation et les utiliser selon vos besoins.
Accédez à toutes les informations de paiements dans vos réservations
Accédez à
VRMS → Réservations → Liste des réservations.Cliquez sur l'icône de vue complète
.pour ouvrir la fiche d'une réservation.
Dirigez-vous vers la section «Détail des paiements».
Dans cette section, chaque paiement affiche :
Date.
Montant.
Statut : en attente, encaissé par le portail, encaissé ou échoué.
Mode de paiement : virement, carte de crédit, espèces ou PayPal.
Type : automatique ou manuel, selon la configuration d'Avantio Payments.
Dans l'icône «Observations»
vous pouvez ajouter des commentaires internes liés à chaque paiement.
Gestion des cautions
Dans cette section, vous pouvez également contrôler les cautions, qu'elles soient sous forme d'encaissement ou de retenue sur carte, selon la configuration de votre extra.
Les informations disponibles incluent date, montant, mode de paiement et type de caution.
Cartes associées à la réservation
Avec le bouton «Voir cartes», un panneau s'ouvre avec toutes les cartes liées à la réservation (physiques et virtuelles).
Ajouter une carte : permet de l'introduire manuellement dans un formulaire sécurisé.
Demander une carte : envoie un e-mail au client pour qu'il complète ses informations de manière sécurisée.
La dernière carte ajoutée sera appliquée par défaut, bien que toutes les cartes tokenisées restent disponibles.
Identification et validité des cartes
Physique (bleue) : carte réelle du client, permet des prélèvements sans limitations. Validité de la tokenisation jusqu'à la date d'expiration, au maximum 30 jours après le check-out.
Virtuelle ou VVC (jaune) : carte portefeuille de Booking.com ou Expedia avec un solde limité au montant de la réservation (hébergement + ménage). Validité de la date de validité jusqu'à 30 jours après le check-out.
Lorsque la carte ne permet plus de prélèvements, le système avertira automatiquement de la manière suivante :
Carte non disponible
Vous ne pouvez pas opérer car plus de 30 jours se sont écoulés depuis le check-out.
Actions disponibles sur les cartes
En cliquant sur Voir carte et en sélectionnant celle souhaitée, vous accédez au menu des trois points, où vous pourrez :
Valider la carte (clients avec plateforme de paiement SysPay).
Signaler la carte comme non valide pour les réservations de Booking.com.
Voir la carte. Disponible uniquement si vous n'avez pas de plateforme de paiement intégrée. Dans ce cas, le système dirige vers Receptio by Syspay pour visualiser les données complètes.
Dans ces cas, la carte n'apparaît que tokenisée dans la liste et les méthodes de paiement, sans permettre de prélèvements, transactions ni automatisation dans le système.
Actions disponibles dans le détail des paiements
Ajouter un paiement
Cliquez sur «Ajouter un paiement».
Une nouvelle ligne éditable sera générée où vous pourrez indiquer le mode de paiement.
Dans le sélecteur apparaîtront toutes les cartes tokenisées associées à la réservation.
En enregistrant les modifications, la ligne sera automatiquement triée par date (de la plus proche à la plus éloignée).
Ajouter un remboursement manuel
Activez le mode édition.
Cliquez sur l'icône des trois points
(coin supérieur droit).Sélectionnez «Ajouter un remboursement manuel».
Une nouvelle ligne éditable correspondant au remboursement sera ajoutée.
Attention aux détails
Dans le menu déroulant du mode de paiement, les cartes enregistrées n'apparaîtront pas, car les remboursements doivent toujours être effectués depuis la ligne de paiement d'origine.
Cela signifie que, si vous souhaitez rembourser un montant, vous devrez le lancer directement sur le paiement et la carte spécifique avec laquelle il a été traité. Ainsi, chaque remboursement est associé au bon paiement et non de manière générique à n'importe quelle carte de la réservation.
Avec Avantio Payments, les remboursements ne peuvent plus être programmés : ils doivent être exécutés immédiatement.
Où puis-je visualiser l'historique des paiements ?
Entrez dans le détail en mode édition, cliquez sur l'icône des trois points (coin supérieur droit) et sélectionnez « Voir l'historique ». Une fenêtre pop-up s'ouvrira avec deux onglets : « Paiements » et « Cautions », où vous pourrez consulter tous les mouvements, actions réalisées et e-mails associés aux transactions de la réservation.
Comment gérer la caution ?
La gestion de la caution dépend du mode de paiement utilisé :
Méthodes autres que la carte de crédit : la ligne de paiement peut être modifiée sans restrictions.
Avec carte de crédit :
Si le paiement est en attente, vous pourrez modifier la ligne de paiement.
Si le paiement a déjà été encaissé, il ne pourra pas être modifié ni annulé pour des raisons de sécurité.
Ajouter un remboursement ou une libération de caution
Si la caution est gérée par carte de crédit et que vous avez activé une plateforme de paiement connectée avec Avantio Payments, en mode édition vous pourrez décider entre :
Encaisser ou rembourser la caution.
Encaisser ou libérer la caution.
De cette manière, vous aurez un contrôle total sur le montant bloqué dans la réservation selon vos besoins.
Comment effectuer un remboursement pour annulation de réservation ?
La gestion des remboursements dépend de si l'annulation est manuelle ou automatique.
Annulation manuelle de la réservation
Pour annuler une réservation manuellement depuis le VRMS :
Dans la liste des réservations, cliquez sur « Vue complète » pour ouvrir la fiche de la réservation.
Dans la fiche, appuyez sur le bouton « Annuler ».
Un pop-up s'ouvrira avec les options d'annulation disponibles :
Remboursement total
Paiements par carte de crédit : une ligne de remboursement est générée pour chaque paiement existant.
Paiements hors ligne (virement, espèces, etc.) : tous les paiements sont regroupés en un seul remboursement en attente.
Remboursement partiel
Paiements par carte de crédit : ils sont remboursés dans l'ordre inverse (du dernier au premier) jusqu'à couvrir le montant à rembourser.
Paiements hors ligne : si les remboursements en ligne ne couvrent pas la totalité, le système génère automatiquement un remboursement en attente pour la différence.
Sélecteur de mode de paiement
S'il existe un paiement par carte, cette option s'affiche par défaut.
Si vous sélectionnez un mode hors ligne, un remboursement hors ligne en attente est ajouté.
Annulation automatique
Si la réservation est annulée depuis le portail, les lignes de remboursement seront générées automatiquement selon la pénalité.
Tous les paiements en attente sont annulés automatiquement.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si la carte ne permet plus de prélèvements ?
Que se passe-t-il si la carte ne permet plus de prélèvements ?
Le système avertit lorsque la carte n'est plus disponible pour les transactions.
Puis-je modifier un paiement déjà traité par carte de crédit ?
Puis-je modifier un paiement déjà traité par carte de crédit ?
Non. Pour des raisons de sécurité, les paiements déjà traités ne peuvent pas être modifiés ni annulés depuis le détail.
Quelle carte est appliquée par défaut ?
Quelle carte est appliquée par défaut ?
La dernière carte ajoutée est toujours appliquée, bien que vous puissiez utiliser n'importe laquelle des cartes tokenisées.
Peut-on programmer des remboursements ?
Peut-on programmer des remboursements ?
Non. Les remboursements par carte doivent être exécutés sur le moment.
Pourquoi le système ne me permet-il pas de demander une carte de crédit à l'hôte ?
Pourquoi le système ne me permet-il pas de demander une carte de crédit à l'hôte ?
Le système ne permet de demander la carte de crédit à l'hôte que lorsqu'il existe des paiements en attente dont le mode de paiement enregistré est la carte de crédit.