Optimisez vos encaissements sur Booking et Expedia
La gestion des réservations sur des portails tels que Booking.com ou Expedia implique, dans de nombreux cas, de travailler avec des cartes virtuelles. Comprendre leur fonctionnement vous permettra d’encaisser de manière efficace et sécurisée, en évitant les erreurs et en garantissant une gestion plus fluide.
Que sont les cartes virtuelles ?
Une carte virtuelle est une carte de crédit numérique temporaire générée par la plateforme pour permettre aux hébergements d’encaisser les réservations des voyageurs.
Dans le VRMS, vous pouvez recevoir des cartes virtuelles pour les réservations provenant de portails tels que Booking.com et Expedia.
Points importants
Lorsque vous recevez l’une de ces cartes, le voyageur a déjà payé le portail et n’intervient donc pas dans le processus d’encaissement.
Chaque carte virtuelle dispose d’un solde maximum pouvant être débité (généralement le montant total de la location et, dans le cas de Booking.com, également le montant du nettoyage final).
Les cartes virtuelles ont une période de validité et ne peuvent être débitées qu’au cours de ces dates.
Si vous essayez de les débiter en dehors de cette période, la transaction sera refusée.
La date de début de validité coïncide généralement avec l’arrivée du voyageur.
Comment identifier une carte virtuelle
Il existe deux façons de les reconnaître dans le VRMS :
Par le nom du titulaire : au lieu d’un vrai nom, il indiquera « Agent Booking.com » ou « Expedia VirtualCard », selon le portail.
Par la période de validité : les cartes réelles affichent une date d’expiration, tandis que les cartes virtuelles indiquent une plage de dates.
Lorsqu’une réservation arrive avec une carte virtuelle, la ligne d’encaissement apparaît marquée comme « Encaissé par le portail », de la même manière que les statuts « En attente » ou « Payé ».
Comment encaisser une carte virtuelle
Encaisser une carte virtuelle est aussi simple que n’importe quelle autre carte enregistrée sur la réservation :
Si vous avez activé les automatisations dans Avantio Payments, le système l’encaissera automatiquement le jour où elle devient disponible.
Si la réservation est non remboursable, l’encaissement doit être effectué au moment de sa réception.
Chaque carte virtuelle dispose d’un solde total ou maximum qui ne peut pas être dépassé.
Points importants
Si une carte virtuelle a déjà été débitée et que vous devez effectuer un remboursement, le montant doit être retourné sur la même carte.
Dans le cas contraire, le portail pourra appliquer des suppléments ou des retenues directement sur celle-ci.
Gestion des modifications et annulations
Un aspect clé doit toujours être pris en compte : la carte virtuelle a-t-elle déjà été débitée ?
Carte virtuelle déjà débitée : le montant doit être remboursé sur la même carte.
Si le remboursement n’est pas effectué sur la carte, le portail pourra appliquer un supplément, un débit, une facturation ou une retenue directement sur celle-ci.
Carte virtuelle non encore débitée : il suffit de traiter l’annulation ; aucun débit ni remboursement n’est nécessaire.
Situations courantes lors des modifications de réservation
Si le voyageur prolonge son séjour, le portail mettra à jour le solde de la carte virtuelle pour que vous puissiez débiter la différence.
Si le voyageur ajoute des services supplémentaires, vous pouvez demander une nouvelle carte grâce à la fonctionnalité « Multi-carte » et y débiter le montant additionnel.
Si la réservation est annulée, procédez à l’annulation normale sans effectuer de débits ni de remboursements sur la carte.
Les cartes virtuelles sont un outil pratique pour simplifier la gestion des encaissements sur les réservations provenant de Booking.com et Expedia.
Savoir les identifier, respecter leurs périodes de validité et gérer correctement les remboursements ou modifications vous permettra d’éviter les erreurs et de maintenir un contrôle efficace de vos opérations dans le VRMS.
Questions fréquentes
Quels portails utilisent des cartes virtuelles ?
Quels portails utilisent des cartes virtuelles ?
Booking.com et Expedia sont les deux portails qui peuvent vous envoyer des cartes virtuelles pour gérer les encaissements de vos réservations.
Dois-je contacter les portails pour utiliser les cartes virtuelles ?
Dois-je contacter les portails pour utiliser les cartes virtuelles ?
Oui. Pour commencer à travailler avec des cartes virtuelles sur ces portails, vous devez les contacter directement. Cette configuration est établie par un accord entre votre agence et le portail.
Que se passe-t-il si la carte virtuelle est bloquée ?
Que se passe-t-il si la carte virtuelle est bloquée ?
Si vous tentez de débiter une carte virtuelle en dehors de sa période de validité, vous ne pourrez pas traiter le paiement. Il est donc essentiel de toujours surveiller la date d’expiration.
Qui effectue le paiement initial — le voyageur ou le portail ?
Qui effectue le paiement initial — le voyageur ou le portail ?
Si une carte virtuelle est reçue avec une réservation, cela signifie que le voyageur a déjà effectué le paiement au portail et n’intervient pas dans le processus d’encaissement.
Que se passe-t-il si le voyageur demande des services supplémentaires ?
Que se passe-t-il si le voyageur demande des services supplémentaires ?
Avec la fonctionnalité Multi-carte, vous pouvez demander une nouvelle carte au voyageur et y effectuer les débits correspondants.
Pourquoi ne puis-je pas encaisser une réservation Booking ?
Pourquoi ne puis-je pas encaisser une réservation Booking ?
Si vous travaillez avec une carte virtuelle, vous devez avoir activé les opérations MOTO (Mail Order / Telephone Order) sur votre passerelle de paiement. Sans cela, vous ne pourrez pas traiter l’encaissement correctement.