Définissez les responsables et améliorez l’efficacité opérationnelle
Lorsque vous gérez une agence avec plusieurs logements, chaque détail compte. Définir clairement qui est chargé de chaque service améliore non seulement l’organisation, mais réduit également les erreurs, évite les malentendus et renforce la confiance au sein de votre équipe et auprès de vos fournisseurs.
Que sont les extras et services ?
Les extras et services sont des prestations ou tâches supplémentaires que vous pouvez offrir à vos voyageurs, comme le ménage, les transferts ou les paniers de bienvenue. La fonction d’attribution vous permet de définir à l’avance qui sera responsable de chacun d’eux : un collaborateur interne ou un fournisseur externe.
Pour plus d’informations, consultez ce guide.
Avantages de l’attribution des responsables
Meilleure coordination entre votre équipe interne et les fournisseurs externes.
Communication plus fluide : chacun sait quoi faire et à quel moment.
Gain de temps et de ressources grâce à l’automatisation des tâches.
Flexibilité pour personnaliser chaque service selon le logement.
Comment attribuer les extras et services
Il existe plusieurs façons d’attribuer un responsable à un service déjà configuré.
1. Depuis la configuration du service par défaut
Accédez à
VRMS → Logements → Court séjour → Extras.Sélectionnez le service et ouvrez la section « Responsable ».
Activez l’option « Nécessite une gestion ».
Si vous choisissez Non, le système considère que le service ne nécessite pas de responsable et bloque les autres options.
Si vous choisissez Oui, vous pouvez poursuivre.
Définissez si le responsable sera Interne (utilisateur du système) ou Fournisseur (externe).
Sélectionnez l’utilisateur ou le fournisseur dans la liste selon votre choix.
Conseil utile
Utilisez cette option pour configurer des services qui sont toujours gérés par la même personne ou la même entreprise.
2. Depuis la fiche du fournisseur
Vous pouvez également attribuer directement des services à un fournisseur depuis sa fiche. Cette option permet de gagner du temps lorsqu’un même fournisseur gère plusieurs tâches.
3. Depuis la fiche du logement
Si vous souhaitez qu’un service ait un responsable différent selon le logement :
Accédez à la fiche du logement.
Ouvrez l’onglet « Extras/Services ».
Dans le service concerné, assignez le responsable.
Attention aux détails
Les utilisateurs internes n’ont pas accès à Unified Inbox, ils ne pourront donc pas communiquer via ce canal.
Les notifications par e-mail ne fonctionnent que pour les fournisseurs externes.
Attribuer correctement les extras et services vous permettra de travailler plus efficacement et d’éviter les doublons de tâches.
Maintenant que vous connaissez les différentes méthodes, vérifiez vos services actifs et configurez leurs responsables pour améliorer l’efficacité dès le premier jour.
Foire aux questions
Puis-je attribuer plusieurs responsables à un même service dans VRMS ?
Puis-je attribuer plusieurs responsables à un même service dans VRMS ?
Non. Chaque service ne peut avoir qu’un seul responsable, qu’il s’agisse d’un utilisateur interne ou d’un fournisseur externe.
Que se passe-t-il si je marque un service comme « Ne nécessite pas de gestion » ?
Que se passe-t-il si je marque un service comme « Ne nécessite pas de gestion » ?
Le système le considère comme automatique, il n’assigne donc aucun responsable et ne génère pas de tâches associées.
Est-il possible de modifier le responsable d’un service après l’avoir attribué ?
Est-il possible de modifier le responsable d’un service après l’avoir attribué ?
Oui. Vous pouvez modifier le responsable à tout moment depuis n’importe quelle section où l’attribution a été effectuée.
Les fournisseurs externes reçoivent-ils toujours des notifications par e-mail ?
Les fournisseurs externes reçoivent-ils toujours des notifications par e-mail ?
Oui, mais uniquement s’il s’agit de fournisseurs externes et si l’option de notifications est activée.
Quelle est la différence entre attribuer un service depuis la configuration générale ou depuis la fiche d’un logement ?
Quelle est la différence entre attribuer un service depuis la configuration générale ou depuis la fiche d’un logement ?
L’attribution depuis la configuration générale applique un responsable par défaut à tous les logements, tandis que l’attribution depuis la fiche d’un logement vous permet de personnaliser le responsable pour un cas spécifique.