Automatisez les paiements, personnalisez les tâches et gardez votre comptabilité en ordre
Imaginez coordonner des tâches avec des fournisseurs externes et que, soudainement, tout se déroule sans avoir à se souvenir des dates ni à calculer les montants manuellement. Le contrôle des paiements aux fournisseurs est essentiel pour maintenir une gestion ordonnée et sans erreurs.
Avec le système d'Avantio, vous pouvez automatiser les processus, créer des paiements personnalisés et filtrer facilement les informations pertinentes. De cette façon, vous simplifiez votre quotidien et assurez un meilleur contrôle de vos opérations.
Comment fonctionne la liste des paiements
Une fois que vous configurez des règles de paiement dans le système, tous les paiements générés automatiquement apparaissent dans la section Paiements aux fournisseurs.
Cette vue centralisée offre une vue d'ensemble claire des mouvements créés à partir des règles définies précédemment.
Filtres intuitifs
Pour localiser rapidement les paiements que vous souhaitez examiner, vous disposez de plusieurs filtres.
Vous pouvez filtrer par date, fournisseur ou état, ce qui accélère le processus et évite des recherches inutiles parmi de nombreuses entrées.
Attention aux détails
Pour pouvoir ajouter un paiement, la tâche associée doit avoir un fournisseur assigné comme responsable. Si vous essayez de le configurer sans cette exigence, le système le bloquera pour éviter les erreurs dès le départ.
Créez des paiements personnalisés
En plus des règles automatiques, le module permet de générer des paiements manuels adaptés à chaque tâche spécifique. Cela est utile lorsque vous devez effectuer des ajustements ponctuels sans altérer la configuration générale.
Comment configurer les paiements personnalisés
Étape par étape
Étape par étape
Accédez à l'interface des opérations et sélectionnez la tâche que vous souhaitez configurer.
Cliquez sur l'indicateur « Aucun paiement au fournisseur configuré pour cette tâche ».
Dans l'onglet qui s'ouvrira, définissez les détails du paiement pour cette tâche spécifique.
Enregistrez les modifications : le paiement sera personnalisé et dissocié de toute règle de base.
Si la tâche a déjà une règle associée (par exemple, pour un extra), les détails apparaîtront préchargés et vous pourrez les éditer facilement pour ajuster les montants ou les conditions.
Bonnes pratiques
Personnalisez uniquement lorsque cela est nécessaire pour maintenir la cohérence. De cette façon, vous éviterez de dupliquer les efforts et conserverez un enregistrement ordonné de vos opérations.
Indicateurs d'état des paiements
Chaque paiement est identifié par une couleur qui reflète sa situation actuelle :
Gris : paiement en attente, créé à partir d'une règle.
Jaune : paiement en retard qui n'a pas encore été marqué comme effectué.
Vert : paiement traité correctement.
Erreurs fréquentes
Éditer des paiements déjà marqués comme payés (vert) : le système les bloque pour préserver l'intégrité des enregistrements. Avant de confirmer un paiement, vérifiez toujours son état. Si vous devez le modifier, vous devrez créer un nouveau paiement ou ajuster la règle originale.
Paiements en attente ou en retard : ils peuvent être édités, ce qui offre une flexibilité pour corriger les erreurs ou effectuer des ajustements en cours de route.
La liste des paiements aux fournisseurs dans Avantio est un outil qui centralise la gestion, prévient les erreurs et apporte de la flexibilité.
Que ce soit par des règles automatiques ou des paiements personnalisés, vous aurez toujours un contrôle clair et efficace de toutes vos opérations.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si une tâche n'a pas de fournisseur assigné ?
Que se passe-t-il si une tâche n'a pas de fournisseur assigné ?
Vous ne pourrez pas ajouter un paiement. Il est obligatoire d'assigner un responsable pour éviter les incohérences.
Comment filtrer rapidement les paiements en retard ?
Comment filtrer rapidement les paiements en retard ?
Dans la section des paiements, utilisez les filtres par état (jaune pour les paiements en retard) ou par date. Cela facilite la priorisation des tâches les plus urgentes.
Les paiements personnalisés affectent-ils les règles automatiques ?
Les paiements personnalisés affectent-ils les règles automatiques ?
Non, les paiements personnalisés sont dissociés. Si vous en éditez un généré par une règle, il devient personnalisé sans altérer la règle de base.
Y a-t-il des limites au nombre de paiements que je peux générer ?
Y a-t-il des limites au nombre de paiements que je peux générer ?
Le système n'impose pas de limites strictes, mais il est recommandé de maintenir un contrôle et de réviser périodiquement pour optimiser la gestion.