Maximisez l'efficacité dans la gestion des extras
Configurer correctement les extras dès le départ vous permet de mieux vendre, de gagner du temps et de vous assurer que toute votre équipe sait quoi faire dans chaque situation. La logique est simple : vous activez une fois les extras communs par défaut et, si besoin, vous les personnalisez par logement. Ainsi, vous travaillez plus rapidement et sans complications.
Étape par étape : activer et configurer les extras par défaut
Accédez à Logements → Court séjour → Extras. Ouvrez un extra (par exemple, Nettoyage final). Le système inclut déjà les plus courants ; il vous suffit de les ajuster en configurant les éléments suivants :
Quand il s'applique.
S'il est inclus ou non dans le prix.
Vous devez sélectionner la configuration du jour où l'extra s'applique :
À la date d'arrivée : l'extra est ajouté à la date d'arrivée de la réservation. Notez que la tâche dans le module des opérations sera créée automatiquement selon cette configuration.
À la date de départ : l'extra est ajouté à la date de départ de la réservation. Notez que la tâche dans le module des opérations sera créée automatiquement selon cette configuration.
4. L'unité de prix (par réservation, par nuit, par personne, par personne et nuit, par heure, par kW/m³, informatif, ou par pourcentage du prix de la réservation).
5. La TVA correspondante. Notez que si vous la modifiez par la suite, le changement ne sera pas rétroactif sur les réservations déjà créées.
6. Si une gestion est requise, choisissez le type de responsable (interne ou fournisseur) et sélectionnez-le dans la liste.
7. Enregistrez les modifications et répétez les étapes avec les extras que vous souhaitez activer. Laissez désactivés ceux qui ne sont pas nécessaires.
Conseil utile
Activez uniquement les extras par défaut les plus courants et qui s'appliquent à la majorité des logements. Si un logement nécessite des conditions différentes, personnalisez-le dans sa fiche : Logement → Extras/Services.
Étape par étape : créer et activer un extra
Cliquez sur le bouton Nouveau.
Donnez un nom à votre extra dans toutes les langues. Il est nécessaire de saisir les textes dans chaque langue pour qu'ils s'affichent correctement sur votre site web et sur les portails avec lesquels vous travaillez.Sélectionnez l'option correspondante : Avez-vous besoin de demander l'activation sur le web/les portails ?
Oui : Notre équipe recevra une demande pour activer l'extra. Une fois l'extra activé, il sera synchronisé selon la compatibilité des portails pour les différents canaux de vente.
Non : L'extra ne sera visible qu'en interne.
Vous devez sélectionner la configuration du jour où l'extra s'applique :
À la date d'arrivée : l'extra est ajouté à la date d'arrivée de la réservation. Notez que la tâche dans le module des fournisseurs sera créée automatiquement selon cette configuration.
À la date de départ : l'extra est ajouté à la date de départ de la réservation. Notez que la tâche dans le module des fournisseurs sera créée automatiquement selon cette configuration.
S'il est inclus ou non dans le prix.
À quel jour s'applique-t-il ? Le jour du check-in ou le jour du check-out ?
L'unité de prix (par réservation, par nuit, par personne, par personne et nuit, par heure, par kW/m³, informatif ou par pourcentage du prix de la réservation).
La TVA correspondante. Notez que si vous la modifiez par la suite, le changement ne sera pas rétroactif sur les réservations déjà créées. La TVA appliquée à un extra ne concerne que l'extra pour lequel elle a été configurée.
Si une gestion est requise, choisissez le type de responsable (interne ou fournisseur) et sélectionnez-le dans la liste.
Enregistrez les modifications et répétez les étapes avec les extras que vous souhaitez activer. Laissez désactivés ceux qui ne sont pas nécessaires.
Compatibilité des extras
Les extras créés par un utilisateur ne sont compatibles qu'avec votre site web.
Rappelez-vous également que tous les portails n'acceptent pas les mêmes extras ni la même façon de les facturer. Cela peut affecter la visibilité ou le calcul dans les réservations. Vérifiez toujours le tableau de compatibilité avant de les publier.
Différences entre caractéristiques additionnelles et les extras et accessoires du logement
Dans les fiches des logements, il existe des caractéristiques additionnelles et des accessoires du logement. Si vous n'avez pas activé au préalable l'extra prédéfini par le système, vous devez d'abord activer ces caractéristiques dans la fiche du logement. Ce n'est qu'ensuite que vous pourrez activer l'extra et le personnaliser dans la fiche du logement.
Questions fréquentes
Les saisons s'appliquent-elles à la date de réservation ou de séjour ?
Les saisons s'appliquent-elles à la date de réservation ou de séjour ?
Les saisons s'appliquent à la date de séjour. Par exemple, si un extra est configuré du 1er mai au 30 septembre, il ne sera proposé que lorsque les nuits sont comprises dans cette période, quel que soit le moment où la réservation a été effectuée.
J'ai mis « € par heure », mais le système ne calcule pas le total. Est-ce normal ?
J'ai mis « € par heure », mais le système ne calcule pas le total. Est-ce normal ?
Oui. Ces unités (« € par heure », « € par litre », « € par kW », « € par m³ ») sont informatives et nécessitent de saisir manuellement le montant final.
Je souhaite que chaque logement ait un fournisseur différent pour le même extra. Comment faire ?
Je souhaite que chaque logement ait un fournisseur différent pour le même extra. Comment faire ?
Personnalisez l'extra dans Fiche du logement → Extras/Services et assignez le fournisseur externe correspondant. Il n'est pas possible d'assigner des utilisateurs internes depuis cet écran.
J'ai créé un nouvel extra et je veux l'afficher sur le web. Pourquoi apparaît-il « En attente d'activation » ?
J'ai créé un nouvel extra et je veux l'afficher sur le web. Pourquoi apparaît-il « En attente d'activation » ?
Parce qu'il nécessite une validation de l'équipe du service client. Une fois vérifié et approuvé, il sera activé.