Maximisez l’efficacité dans la gestion des extras

Configurer correctement les extras dès le départ vous permet de mieux vendre, d’économiser du temps et de garantir que toute votre équipe sache quoi faire dans chaque situation. Le principe est simple : activez une fois les extras communs par défaut et, si nécessaire, personnalisez-les pour chaque logement. De cette manière, vous travaillez plus rapidement et sans complications.

Étape par étape : activer et configurer les extras par défaut

Accédez à Logements → Court séjour → Extras. Ouvrez un extra (par exemple : Nettoyage final). Le système inclut déjà les plus courants ; vous devez simplement les ajuster en configurant les éléments suivants :

Quand il s’applique.
S’il est ou non inclus dans le prix.
Le jour d’application.
L’unité de tarification (par réservation, par nuit, par personne, par personne et nuit, par heure, par kW/m³ — informatif — ou en pourcentage du prix de la réservation).
La TVA correspondante. Gardez à l’esprit que si vous la modifiez ultérieurement, le changement ne sera pas rétroactif pour les réservations déjà créées.
Si une gestion est requise, choisissez le type de responsable (interne ou fournisseur) et sélectionnez-le dans la liste.
Enregistrez les modifications et répétez les étapes pour les extras que vous souhaitez activer. Laissez désactivés ceux qui ne sont pas nécessaires.

Conseil utile

Activez uniquement les extras communs à la majorité des logements.
Si un logement a besoin de conditions particulières, personnalisez-les dans sa fiche : Logement → Extras/Services.

Personnaliser les extras dans la fiche du logement

Si vous avez déjà configuré les extras par défaut, le système appliquera automatiquement les tarifs et conditions à chaque nouveau logement. Vous pourrez ensuite les personnaliser.

Étape par étape

Dans le menu latéral du VRMS, cliquez sur Logements.
Sélectionnez l’option Court séjour.
Accédez à la fiche du logement en cliquant sur le bouton Vue complète.
À l’intérieur de la fiche, cliquez sur Modifier.
Accédez à la section Extras et services.
Sélectionnez les extras à afficher et ajustez le prix, les conditions ou la visibilité.
Choisissez comment afficher le supplément dans votre formulaire de réservation: 1) détaillé comme frais supplémentaire, 2) détaillé avec le prix inclus dans la location ou 3) non détaillé mais inclus dans le prix de la location.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
- Si vous décidez de l’afficher sur le Web, l’extra restera en état En attente d’activation jusqu’à ce que l’équipe du Service Client le vérifie et le valide.
- Éditions limitées : s’il est déjà actif et que vous devez changer le nom ou la description, contactez le Support.
- TVA : elle s’applique directement au montant de la réservation. Elle n’est pas rétroactive ni modifiable depuis la réservation.

Compatibilité des extras

Tous les portails n’acceptent pas les mêmes extras ni les mêmes méthodes de facturation. Cela peut affecter la visibilité ou le calcul dans les réservations.
Vérifiez toujours la table de compatibilités avant de les publier.

Configuration de la caution

La caution est un extra remboursable qui doit être configuré si elle s’applique.
Elle peut être définie de manière générale ou par logement :

Générale : Logements → Court séjour → Extras → Caution remboursable.
Par logement : depuis la fiche de chaque propriété, si vous souhaitez des conditions spécifiques.

Vous pourrez configurer :

Le moment où le voyageur doit la payer.
Le mode de paiement (par exemple : carte de crédit).
Le mode opératoire : encaissement direct ou préautorisation sur la carte.

Pour plus de détails sur ce processus, consultez l’article correspondant.

Bonnes pratiques

Vérifiez la compatibilité de l’extra avec les portails avant sa publication.

Souvenez-vous qu’un extra ajouté pour le Web restera En attente d’activation jusqu’à sa validation par le Support. Configurez les saisons selon la date de séjour, et non selon la date de réservation.

Configurer et gérer correctement les extras et services dans Avantio vous permettra d’optimiser les processus, d’adapter les conditions à chaque logement et de maintenir un système organisé.

Ainsi, vous obtiendrez une meilleure efficacité pour votre équipe et une expérience de qualité pour vos clients.

Foire aux questions

Les saisons s’appliquent-elles à la date de réservation ou de séjour ?

Les saisons s’appliquent à la date de séjour.
Par exemple, si un extra est configuré du 1er mai au 30 septembre, il ne sera proposé que lorsque les nuits réservées se trouvent dans cette période, quelle que soit la date de la réservation.

J’ai sélectionné “€ par heure”, mais le système ne calcule pas le total. Est-ce normal ?

Oui. Ces unités (« € par heure », « € par litre », « € par kW », « € par m³ ») sont informatives et nécessitent la saisie manuelle du montant final.

Je souhaite qu’un logement ait un fournisseur différent pour le même extra. Comment faire ?

Personnalisez l’extra dans Fiche du logement → Extras/Services et assignez le fournisseur externe correspondant.
Il n’est pas possible d’attribuer des utilisateurs internes depuis cet écran.

J’ai créé un nouvel extra et je souhaite l’afficher sur le site Web. Pourquoi apparaît-il “En attente d’activation” ?

Parce qu’il nécessite une validation par l’équipe du Service Client.
Une fois révisé et approuvé, il sera activé.

Configurez et gérez vos extras et services dans Avantio