Évitez les erreurs et améliorez l'expérience de vos clients dès la première réservation
Avoir des règles d'occupation claires vous permet d'accepter ou de refuser des réservations selon des conditions définies par vous, de contrôler la disponibilité, d'améliorer l'expérience de vos clients et de travailler plus sereinement. Avec quelques configurations, vous pouvez vous assurer que chaque réservation respecte les exigences qui s'adaptent le mieux à votre fonctionnement.
Qu'est-ce que les règles d'occupation ?
Les règles d'occupation sont des conditions que vous établissez dans le système pour accepter ou refuser des réservations dans vos logements ou groupes de logements. Avec elles, vous pouvez définir des aspects tels que : séjour minimum par saison, jours d'arrivée ou de départ obligatoires et restrictions spécifiques pour les week-ends ou certains jours du mois. En d'autres termes, elles définissent les règles de base que vos clients doivent respecter lors de la réservation.
Avantages de configurer des règles d'occupation
Vous évitez les réservations incompatibles avec votre fonctionnement (par exemple, des séjours trop courts en haute saison).
Vous gagnez en flexibilité en pouvant adapter des règles différentes selon chaque saison.
Vous personnalisez les conditions pour chaque logement ou groupe de logements.
Vous assurez que le calendrier soit toujours cohérent et complet.
Exemple pratique : en juillet et août, vous pouvez exiger un séjour minimum de 7 nuits, tandis que le reste de l'année, 3 nuits suffiront.
Étape par étape : comment configurer vos règles
Étape 1. Accédez au module Règles d'occupation
Dans le VRMS, accédez à « Revenue ».
Ensuite, allez à « Règles d'occupation ».
Cliquez sur le bouton « Nouvelle règle ».
Étape 2. Créez une nouvelle règle
L'interface « Groupes Règle Occupation » s'ouvrira.
Dans le champ « Nom », entrez une dénomination claire et représentative, par exemple : « Règle appartement City Deluxe ».
Étape 3. Définissez les saisons
Allez à la section « Introduire saisons » et introduisez autant de saisons que nécessaire pour couvrir toute l'année.
Assurez-vous de ne laisser aucun jour non couvert, car cela empêcherait de recevoir des réservations en ligne.
Étape 4. Configurez les conditions dans chaque saison
Dans la section « Durée du séjour », sélectionnez dans le champ déroulant « séjours inférieurs à » le nombre minimum de nuits requis et dans le champ « nuits supérieures à » le nombre maximum de nuits autorisé.
Dans les champs déroulants « Jours d'arrivée » et « Jours de départ », vous pouvez indiquer quels jours de la semaine ou du mois sont autorisés pour le check-in et le check-out (par exemple, uniquement les arrivées le samedi).
Cliquez sur Accepter.
Étape 5 (optionnel). Ajustez les conditions pour les week-ends
En haut de cette section, vous trouverez l'option « Je veux appliquer cette règle d'occupation à certains jours de la semaine ». Si vous l'activez, vous pourrez choisir les jours et la saison auxquels les restrictions s'appliqueront.
Bonnes pratiques
Une règle par logement ou groupe de logements. Ne créez pas de règles séparées par saison.
Exemple incorrect : « Règle haute saison », « Règle basse saison ».
La bonne pratique est de créer une règle générale par logement et de définir les saisons à l'intérieur de celle-ci.
Nommez vos règles avec clarté. Utilisez un titre qui identifie facilement le logement.
Vérifiez la couverture annuelle. Toutes les dates du calendrier doivent être couvertes par une saison.
Erreurs fréquentes
Laisser des saisons non configurées : bloque les réservations en ligne.
Répéter des règles pour une même unité : complique la gestion et génère de la confusion.
Ne pas vérifier la cohérence entre jours d'arrivée/départ et séjour minimum.
Les règles d'occupation sont votre « meilleur allié » pour gérer les réservations de manière efficace et sans surprises. Bien les configurer vous permettra de garder le contrôle, de réduire les erreurs et d'offrir toujours une expérience professionnelle à vos clients.
Prochaine étape : vérifiez votre calendrier actuel, créez les saisons nécessaires et appliquez une règle cohérente à chaque logement.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si je ne crée aucune règle d'occupation ?
Que se passe-t-il si je ne crée aucune règle d'occupation ?
Il ne sera pas possible de faire des réservations en ligne. De plus, des incohérences pourraient se produire dans le calendrier.
Puis-je appliquer une même règle à plusieurs logements ?
Puis-je appliquer une même règle à plusieurs logements ?
Oui, vous pouvez assigner une règle à un groupe de logements tant que les conditions sont communes.
Est-il obligatoire de configurer des saisons ?
Est-il obligatoire de configurer des saisons ?
Oui. Les saisons doivent couvrir toute l'année pour garantir la disponibilité continue.
Puis-je appliquer des conditions différentes uniquement le week-end ?
Puis-je appliquer des conditions différentes uniquement le week-end ?
Oui, en activant l'option d'appliquer la règle à certains jours de la semaine et en sélectionnant les jours correspondants.
Comment dois-je nommer les règles ?
Comment dois-je nommer les règles ?
Utilisez des noms qui identifient clairement le logement, en évitant les noms génériques comme « Haute saison ».